নিয়মিত কাস্টমারদের udhaar (বাকি) দেওয়া ভারতীয় খুচরো ব্যবসায় একদম স্বাভাবিক ব্যাপার, আপনি কিরানা স্টোর চালান, হার্ডওয়্যার শপ বা অটো পার্টস কাউন্টার চালান তাতে কিছু যায় আসে না। সমস্যাটা প্রায় কখনোই udhaar-এ থাকে না। সমস্যা হয় সেটা ট্র্যাক করার পদ্ধতিতে। এখানে পাঁচটা ভুল আছে যা প্রতি মাসে চুপচাপ দোকানদারদের আসল টাকা খেয়ে ফেলে, আর প্রতিটা আসলে কী ঠিক করে।
ভুল ১: শুধু মাথায় বা একটা কাগজের নোটবুকে রাখা
কাগজের খাতা ততক্ষণ চলে যতক্ষণ না চলে না: একটা পাতা ছিঁড়ে যায়, কালি ফিকে হয়ে যায়, বা আপনার মনেই থাকে না কাস্টমার গত মঙ্গলবার পেমেন্ট করেছিলেন নাকি তার আগের মঙ্গলবার। যে কোনো এন্ট্রি যা শুধু স্মৃতিতে বা একটা কাগজের নোটবুকে থাকে, সেটা বছরের পর বছর চেনা কাস্টমারের সাথে ঝগড়ায় পরিণত হওয়া থেকে একটা দুর্ঘটনা দূরে। একটা ডিজিটাল লেজার যা প্রতিটা credit বিক্রি আর প্রতিটা পেমেন্টের টাইমস্ট্যাম্প রাখে, আন্দাজ করার দরকারটাই পুরোপুরি সরিয়ে দেয়, আপনার জন্যও, কাস্টমারের জন্যও।
ভুল ২: Udhaar-কে আসল বিলের সাথে সংযুক্ত না করা
কিছু দোকানদার "কাস্টমারের কাছে 2000 টাকা বাকি" এটাকে একটা একক চলমান সংখ্যা হিসেবে ট্র্যাক করেন, কোন কোন বিল মিলিয়ে এই পরিমাণ হলো তা যুক্ত না করে। এতে বিরোধ মেটানো কঠিন হয়ে যায় (কোন বিলটা ছিল?), আর aging রিপোর্ট চালানো প্রায় অসম্ভব হয়ে যায়, মানে এক নজরে বোঝা যায় না কোন balance সাম্প্রতিক আর কোনটা মাসের পর মাস বকেয়া। প্রতিটা credit বিল সেই নির্দিষ্ট কাস্টমারের লেজারে নিজে থেকেই পোস্ট হওয়া উচিত, যাতে চলমান balance আর আসল বিলগুলো সবসময় মিলে যায়।
ভুল ৩: পরিমাণ বড় না হওয়া পর্যন্ত রিমাইন্ডার না পাঠানো
কাস্টমারের কাছে বড় পরিমাণ বাকি না হওয়া পর্যন্ত কিছু না বলে অপেক্ষা করা দুই পক্ষের জন্যই কথোপকথনকে বিশ্রি করে তোলে, আর এর মধ্যে আপনার নিজের cash flow-ও দেরি হয়ে যায়। balance বাকি হওয়ার সাথে সাথেই পাঠানো একটা ভদ্র, তাড়াতাড়ি রিমাইন্ডার (একটা WhatsApp মেসেজ বা সাধারণ SMS), পরে বড় দাবির চেয়ে অনেক বেশি কার্যকর, আর অনেক কম দ্বন্দ্বপূর্ণ। শব্দের চেয়ে অভ্যাসটাই বেশি গুরুত্বপূর্ণ।
ভুল ৪: Returns আর corrections পুরোনো বিলই এডিট করে রেকর্ড করা
কাস্টমার যদি জিনিস ফেরত দেন বা কোনো বিক্রি ঠিক করার দরকার হয়, তাহলে সেভ করা আসল বিল সরাসরি এডিট করা তাড়াতাড়ি সমাধান মনে হতে পারে, কিন্তু এতে আপনার নিজের audit trail ভেঙে যায়: বিলটা আর দেখায় না সেদিন আসলে কী হয়েছিল, আর আপনার স্টক আর GST রেকর্ড বাস্তবতা থেকে সরে যেতে থাকে। আইনত সঠিক উপায় হলো একটা Credit Note, যা আসল বিলের রেফারেন্স দেয়, স্টক ফিরিয়ে আনে, আর কাস্টমারের udhaar balance সামঞ্জস্য করে, যেখানে আসল বিলটা অপরিবর্তিত, প্রমাণযোগ্য থেকে যায়।
ভুল ৫: টোটাল নিয়ে কাস্টমার dispute করলে একটা পরিষ্কার, শেয়ার করার মতো statement না থাকা
যখন একজন কাস্টমার সত্যিই দ্বিমত পোষণ করেন তিনি কত বাকি রেখেছেন সে বিষয়ে, তখন "আমাকে বিশ্বাস করুন, আমার নোটবুকে তাই লেখা আছে" খুব কমই তা মেটায়। তারিখ, পরিমাণ, balance সহ প্রতিটা অবৈতনিক বা আংশিক পরিশোধিত বিল তালিকাভুক্ত করা একটা পরিষ্কার, শেয়ার করার মতো Statement of Account, সেকেন্ডেই তর্ক শেষ করে দেয় কারণ দুই পক্ষই একই document দেখছে।
Vanij এটা কীভাবে সামলায়
Vanij-এ প্রতিটা credit বিল সেই কাস্টমারের লেজারে নিজে থেকেই পোস্ট হয়ে যায়, যাতে চলমান balance আর আসল বিল কখনো একে অপরের সাথে অমিল না হয়। Returns সঠিক Credit Note-এর মাধ্যমে হয়, সেভ করা বিল এডিট করে নয়। রিমাইন্ডার এক ট্যাপে WhatsApp বা SMS-এ পাঠানো যায়, আর যখনই কাস্টমারের পুরো ছবিটা দরকার হয় তখন একটা সম্পূর্ণ Statement of Account PDF এক ট্যাপ দূরে থাকে। এটা সম্পূর্ণভাবে অফলাইনে কাজ করে, কারণ আপনার udhaar khata-র কাউন্টারে ইন্টারনেট দরকার হওয়াই উচিত নয়। আরও পড়তে আমাদের Features আর Billing FAQ দেখুন।