નિયમિત ગ્રાહકોને udhaar (ઉધાર) આપવું ભારતીય રિટેલમાં સંપૂર્ણપણે સામાન્ય છે, તમે કરિયાણાની દુકાન ચલાવો, હાર્ડવેર શોપ કે ઓટો પાર્ટ્સ કાઉન્ટર. તકલીફ ભાગ્યે જ ઉધારમાં હોય છે. તકલીફ તેને ટ્રેક કરવાની રીતમાં હોય છે. અહીં પાંચ ભૂલો છે જે દર મહિને ચુપચાપ દુકાનદારોના સાચા પૈસા ખાઈ જાય છે, અને દરેક ભૂલ ખરેખર કેવી રીતે સુધરે છે.
ભૂલ 1: ફક્ત મગજમાં અથવા paper notebook માં રાખવું
Paper ખાતું ત્યાં સુધી ચાલે છે જ્યાં સુધી ચાલતું નથી: કોઈ પાનું ફાટે છે, શાહી ભૂંસાય છે, અથવા તમને ફક્ત યાદ નથી કે ગ્રાહકે ગયા મંગળવારે payment કર્યું હતું કે તેની પહેલાના મંગળવારે. ફક્ત યાદશક્તિ કે physical notebook માં રહેતી દરેક એન્ટ્રી, વર્ષોથી ઓળખાણવાળા ગ્રાહક સાથે ઝઘડો બનવાથી એક અકસ્માત જેટલી જ દૂર છે. દરેક credit વેચાણ અને દરેક payment ને timestamp કરતું digital ledger, અંદાજ લગાવવાની જરૂર સંપૂર્ણપણે દૂર કરે છે, તમારા માટે પણ અને ગ્રાહક માટે પણ.
ભૂલ 2: ઉધારને સાચા બિલ સાથે ન જોડવું
કેટલાક દુકાનદારો "ગ્રાહક પર 2000 રૂપિયા બાકી છે" ને એક એકલી ચાલતી સંખ્યા તરીકે ટ્રેક કરે છે, કયા બિલો મળીને આ રકમ બને છે તે જોડ્યા વગર. આનાથી વિવાદ ઉકેલવો મુશ્કેલ બને છે (કયું બિલ હતું?) અને aging report ચલાવવું લગભગ અશક્ય બને છે, એટલે કે એક નજરમાં ખબર નથી પડતી કે કઈ બાકી રકમ તાજી છે અને કઈ મહિનાઓથી બાકી છે. દરેક credit બિલ તે ચોક્કસ ગ્રાહકના ledger પર આપોઆપ પોસ્ટ થવો જોઈએ, જેથી ચાલતું balance અને સાચા બિલો હંમેશા મેળ ખાય.
ભૂલ 3: રકમ મોટી થાય ત્યાં સુધી reminder ન મોકલવો
ગ્રાહક પર મોટી રકમ બાકી થાય ત્યાં સુધી કંઈ ન બોલવાથી બંને બાજુ માટે વાતચીત અજુગતી બને છે, અને દરમિયાન તમારો પોતાનો cash flow મોડો પડે છે. એક polite, વહેલો reminder (એક WhatsApp મેસેજ કે સાદો SMS) balance due થાય કે તરત મોકલવો, પછીથી મોટી માંગ કરવા કરતાં ઘણો વધુ અસરકારક અને ઓછો ટકરાવવાળો છે. અહીં શબ્દો કરતાં ટેવ વધુ મહત્વની છે.
ભૂલ 4: returns અને corrections ને જૂના બિલમાં સીધા બદલીને નોંધવા
જો ગ્રાહક માલ પાછો આપે અથવા કોઈ વેચાણ સુધારવાની જરૂર હોય, તો સેવ કરેલા original બિલને સીધું edit કરવું ઝડપી ઉકેલ લાગી શકે, પણ આનાથી તમારી પોતાની audit trail તૂટે છે: બિલ હવે તે તારીખે ખરેખર શું થયું તે બતાવતું નથી, અને તમારો stock અને GST records વાસ્તવિકતાથી દૂર જવા લાગે છે. કાયદેસર રીતે યોગ્ય રીત છે એક Credit Note, જે original બિલનો સંદર્ભ આપે છે, stock પાછો આપે છે, અને ગ્રાહકનું udhaar balance adjust કરે છે, જ્યારે original બિલ જેમનું તેમ, કોઈ ફેરફાર વગર રહે છે.
ભૂલ 5: વિવાદ થાય ત્યારે એક સ્પષ્ટ, શેર કરવા લાયક statement ન હોવું
જ્યારે ગ્રાહક ખરેખર અસંમત હોય કે તેના પર કેટલું બાકી છે, ત્યારે "મારા પર વિશ્વાસ કરો, મારી notebook માં લખ્યું છે" ભાગ્યે જ મામલો ઉકેલે છે. એક સ્પષ્ટ, શેર કરવા લાયક Statement of Account, જેમાં દરેક બાકી કે અડધું ભરેલું બિલ તારીખો, રકમો અને balance સાથે લિસ્ટ થયેલું હોય, સેકન્ડોમાં વિવાદ ખતમ કરે છે કારણ કે બંને બાજુના લોકો એક જ ડોક્યુમેન્ટ જુએ છે.
Vanij આ કેવી રીતે સંભાળે છે
Vanij માં દરેક credit બિલ તે ગ્રાહકના ledger પર આપોઆપ પોસ્ટ થાય છે, જેથી ચાલતું balance અને સાચા બિલો ક્યારેય એકબીજાથી અલગ ન થાય. Returns યોગ્ય Credit Note દ્વારા થાય છે, સેવ કરેલા બિલમાં edit દ્વારા નહીં. Reminders એક tap માં WhatsApp કે SMS પર મોકલી શકાય છે, અને સંપૂર્ણ Statement of Account PDF એક tap ના અંતરે છે જ્યારે પણ કોઈ ગ્રાહકને સંપૂર્ણ ચિત્ર જોઈએ. આ સંપૂર્ણપણે offline કામ કરે છે, કારણ કે તમારા udhaar khata ને કાઉન્ટર પર ઇન્ટરનેટની જરૂર ક્યારેય ન હોવી જોઈએ. વધુ વાંચવા માટે અમારો Features અને Billing FAQ જુઓ.