സ്ഥിരം customers-ന് udhaar (കടം) നല്കുന്നത് ഇന്ത്യന് retail-ല് തികച്ചും സാധാരണമാണ്, നിങ്ങള് kirana store നടത്തിയാലും, hardware shop അല്ലെങ്കില് auto parts counter നടത്തിയാലും. പ്രശ്നം അപൂര്വ്വമായേ udhaar-ല് ആയിരിക്കൂ. പ്രശ്നം അത് track ചെയ്യുന്ന രീതിയിലാണ്. ഓരോ മാസവും സാവധാനം കടയുടമകളുടെ യഥാര്ത്ഥ പണം നഷ്ടപ്പെടുത്തുന്ന അഞ്ച് തെറ്റുകളും, ഓരോന്നും യഥാര്ത്ഥത്തില് എന്താണ് പരിഹരിക്കുന്നതെന്നും ഇവിടെ.
തെറ്റ് 1: മനസ്സില് മാത്രമോ പേപ്പര് നോട്ട്ബുക്കിലോ മാത്രം സൂക്ഷിക്കുന്നത്
പേപ്പര് ഖാത്ത പ്രവര്ത്തിക്കുന്നത് പ്രവര്ത്തിക്കുന്നിടത്തോളമേ ഉള്ളൂ: ഒരു പേജ് കീറിപ്പോകും, മഷി മങ്ങിപ്പോകും, അല്ലെങ്കില് customer കഴിഞ്ഞ ചൊവ്വാഴ്ചയാണോ അതിന് മുന്പത്തെ ചൊവ്വാഴ്ചയാണോ പണം തന്നതെന്ന് നിങ്ങള്ക്ക് ഓര്മ്മയുണ്ടാവില്ല. ഓര്മ്മയില് മാത്രമോ physical നോട്ട്ബുക്കില് മാത്രമോ ഉള്ള ഓരോ entry-യും, വര്ഷങ്ങളായി അറിയാവുന്ന customer-മായി ഒരു വഴക്കായി മാറാന് ഒരു അപകടം അകലെ മാത്രമാണ്. ഓരോ credit sale-ഉം ഓരോ payment-ഉം timestamp ചെയ്യുന്ന digital ledger, ഊഹിക്കേണ്ട ആവശ്യം പൂര്ണ്ണമായും ഇല്ലാതാക്കുന്നു, നിങ്ങള്ക്കും customer-നും.
തെറ്റ് 2: Udhaar-നെ യഥാര്ത്ഥ bill-മായി ബന്ധിപ്പിക്കാത്തത്
ചില കടയുടമകള് "customer-ന് 2000 രൂപ കടമുണ്ട്" എന്നത് ഒരൊറ്റ running number ആയി track ചെയ്യുന്നു, ഏതൊക്കെ bills ചേര്ന്നാണ് ഈ തുക ഉണ്ടായതെന്ന് ബന്ധിപ്പിക്കാതെ. ഇത് disputes പരിഹരിക്കുന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടാക്കുന്നു (ഏത് bill ആയിരുന്നു?), aging report പ്രവര്ത്തിപ്പിക്കുന്നത് മിക്കവാറും അസാധ്യമാക്കുന്നു, അതായത് ഏത് balance-കള് പുതിയതെന്നും ഏതൊക്കെ മാസങ്ങളായി കുടിശ്ശികയാണെന്നും ഒറ്റനോട്ടത്തില് അറിയാന് കഴിയില്ല. ഓരോ credit bill-ഉം ആ പ്രത്യേക customer-ന്റെ ledger-ലേക്ക് സ്വയമേവ post ആകണം, അപ്പോള് running balance-ഉം യഥാര്ത്ഥ bills-ഉം എപ്പോഴും യോജിക്കും.
തെറ്റ് 3: തുക വലുതാകുന്നത് വരെ ഒരു reminder അയക്കാതിരിക്കുന്നത്
customer-ന് വലിയ തുക കടമുള്ളപ്പോള് മാത്രം എന്തെങ്കിലും പറയാന് കാത്തിരിക്കുന്നത് രണ്ട് ഭാഗത്തിനും സംഭാഷണം അസ്വസ്ഥമാക്കുന്നു, ഇതിനിടയില് നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം cash flow-ഉം വൈകുന്നു. balance due ആയ ഉടനെ അയക്കുന്ന ഒരു മാന്യമായ, നേരത്തെയുള്ള reminder (ഒരു WhatsApp മെസ്സേജ് അല്ലെങ്കില് ലളിതമായ SMS), പിന്നീട് വലിയ ആവശ്യപ്പെടലിനേക്കാള് വളരെ ഫലപ്രദവും, ഏറ്റുമുട്ടല് കുറഞ്ഞതുമാണ്. വാക്കുകളേക്കാള് ശീലമാണ് പ്രധാനം.
തെറ്റ് 4: Returns-ഉം corrections-ഉം പഴയ bill തന്നെ edit ചെയ്ത് രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്
customer സാധനങ്ങള് തിരികെ നല്കിയാല് അല്ലെങ്കില് ഒരു sale തിരുത്തേണ്ടി വന്നാല്, സേവ് ചെയ്ത യഥാര്ത്ഥ bill നേരിട്ട് edit ചെയ്യുന്നത് വേഗത്തിലുള്ള പരിഹാരമായി തോന്നാം, പക്ഷേ അത് നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം audit trail തകര്ക്കുന്നു: ആ തീയതിയില് യഥാര്ത്ഥത്തില് എന്ത് സംഭവിച്ചെന്ന് bill ഇനി കാണിക്കില്ല, നിങ്ങളുടെ stock-ഉം GST records-ഉം യാഥാര്ത്ഥ്യത്തില് നിന്ന് അകന്നുപോകും. നിയമപരമായി ശരിയായ വഴി ഒരു Credit Note ആണ് - അത് യഥാര്ത്ഥ bill-നെ റഫര് ചെയ്യുന്നു, stock തിരികെ കൊണ്ടുവരുന്നു, customer-ന്റെ udhaar balance ക്രമീകരിക്കുന്നു, യഥാര്ത്ഥ bill മാറ്റമില്ലാതെ, തെളിയിക്കാവുന്നതായി നിലനില്ക്കുന്നു.
തെറ്റ് 5: ആകെ തുകയെക്കുറിച്ച് customer dispute ചെയ്യുമ്പോള് ഒരു വൃത്തിയുള്ള, പങ്കിടാവുന്ന statement ഇല്ലാത്തത്
ഒരു customer താന് എത്ര കടം ഉണ്ടെന്നതില് യഥാര്ത്ഥത്തില് വിയോജിക്കുമ്പോള്, "എന്നെ വിശ്വസിക്കൂ, എന്റെ നോട്ട്ബുക്കില് അങ്ങനെയാണ്" എന്നത് അപൂര്വ്വമായേ അത് പരിഹരിക്കൂ. തീയതികള്, തുകകള്, balances സഹിതം ഓരോ unpaid അല്ലെങ്കില് ഭാഗികമായി അടച്ച bill-ഉം ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുന്ന ഒരു വൃത്തിയുള്ള, പങ്കിടാവുന്ന Statement of Account, രണ്ട് ഭാഗവും ഒരേ document നോക്കുന്നതിനാല് സെക്കന്ഡുകള്ക്കുള്ളില് തര്ക്കം അവസാനിപ്പിക്കുന്നു.
Vanij ഇത് എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു
Vanij-ല് ഓരോ credit bill-ഉം ആ customer-ന്റെ ledger-ലേക്ക് സ്വയമേവ post ആകുന്നു, അതിനാല് running balance-ഉം യഥാര്ത്ഥ bills-ഉം ഒരിക്കലും പൊരുത്തക്കേടിലാകില്ല. Returns ശരിയായ Credit Note വഴിയാണ് നടക്കുന്നത്, സേവ് ചെയ്ത bill edit ചെയ്തല്ല. Reminders ഒറ്റ tap-ല് WhatsApp അല്ലെങ്കില് SMS വഴി പോകുന്നു, customer-ന് പൂര്ണ്ണ ചിത്രം വേണമെങ്കില് പൂര്ണ്ണ Statement of Account PDF ഒറ്റ tap അകലെയാണ്. ഇത് പൂര്ണ്ണമായും ഓഫ്ലൈനില് പ്രവര്ത്തിക്കുന്നു, കാരണം നിങ്ങളുടെ udhaar khata-ന് counter-ല് ഇന്റര്നെറ്റ് ഒരിക്കലും ആവശ്യമില്ല. കൂടുതല് വായിക്കാന് ഞങ്ങളുടെ Features, Billing FAQ കാണുക.