ନିୟମିତ customers ଙ୍କୁ udhaar (ଉଧାର) ଦେବା ଭାରତୀୟ retail ରେ ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣ ସାଧାରଣ, ଆପଣ kirana store ଚଳାନ୍ତୁ, hardware shop କିମ୍ବା auto parts counter। ସମସ୍ୟା ବିରଳ ଭାବରେ udhaar ରେ ରହେ। ସମସ୍ୟା ତାହାକୁ track କରିବା ପଦ୍ଧତିରେ ରହେ। ଏଠାରେ ପାଞ୍ଚଟି ଭୁଲ ଅଛି ଯାହା ପ୍ରତି ମାସ ଚୁପଚାପ୍ ଦୋକାନଦାରମାନଙ୍କ ପ୍ରକୃତ ଅର୍ଥ ନଷ୍ଟ କରେ, ଏବଂ ପ୍ରତ୍ୟେକଟିକୁ ପ୍ରକୃତରେ କ'ଣ ଠିକ୍ କରେ।
ଭୁଲ 1: କେବଳ ମନରେ କିମ୍ବା paper notebook ରେ ରଖିବା
Paper khata ଚାଲିଥାଏ ଯେପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ଚାଲେ ନାହିଁ: ଏକ page ଚିରିଯାଏ, କାଳି ମଉଳିଯାଏ, କିମ୍ବା customer ଗତ ମଙ୍ଗଳବାର ପେମେଣ୍ଟ କରିଥିଲେ ନା ତା'ପୂର୍ବ ମଙ୍ଗଳବାର ତାହା ଆପଣଙ୍କୁ ମନେ ପଡ଼େ ନାହିଁ। ସ୍ମୃତିରେ କିମ୍ବା physical notebook ରେ ମାତ୍ର ରହିଥିବା ପ୍ରତ୍ୟେକ entry, ବର୍ଷ ବର୍ଷ ଧରି ଚିହ୍ନାଥିବା customer ଙ୍କ ସହିତ ଝଗଡ଼ାରେ ପରିଣତ ହେବାରୁ ମାତ୍ର ଏକ ଦୁର୍ଘଟଣା ଦୂରରେ ରହିଥାଏ। ପ୍ରତ୍ୟେକ credit sale ଏବଂ ପ୍ରତ୍ୟେକ payment ର timestamp ରଖୁଥିବା ଏକ digital ledger, ଅନୁମାନ କରିବାର ଆବଶ୍ୟକତାକୁ ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣ ଭାବରେ ହଟାଇ ଦିଏ, ଆପଣଙ୍କ ପାଇଁ ଏବଂ customer ପାଇଁ ମଧ୍ୟ।
ଭୁଲ 2: Udhaar କୁ ପ୍ରକୃତ bill ସହିତ ଲିଙ୍କ୍ ନ କରିବା
କେତେକ ଦୋକାନଦାର "customer ଠାରୁ 2000 ଟଙ୍କା ବାକି ଅଛି" ବୋଲି ଏକ ମାତ୍ର running number ଭାବରେ track କରନ୍ତି, କେଉଁ କେଉଁ bills ମିଶି ଏହି ରାଶି ହେଲା ତାହା ଲିଙ୍କ୍ ନ କରି। ଏହା disputes ସମାଧାନ କରିବାକୁ କଷ୍ଟକର କରିଦିଏ (କେଉଁ bill ଥିଲା?), ଏବଂ aging report ଚଳାଇବାକୁ ପ୍ରାୟ ଅସମ୍ଭବ କରିଦିଏ, ଅର୍ଥାତ୍ କେଉଁ balances ନୂଆ ଏବଂ କେଉଁଟି ମାସ ମାସ ଧରି ବକେୟା ତାହା ଏକ ନଜରରେ ଜଣା ପଡ଼େ ନାହିଁ। ପ୍ରତ୍ୟେକ credit bill ସେହି ନିର୍ଦ୍ଦିଷ୍ଟ customer ର ledger କୁ ନିଜେ post ହେବା ଉଚିତ, ତେବେ running balance ଏବଂ ପ୍ରକୃତ bills ସର୍ବଦା ମେଳ ହେବ।
ଭୁଲ 3: ରାଶି ବଡ଼ ନ ହେବା ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ reminder ନ ପଠାଇବା
customer ଠାରେ ବଡ଼ ରାଶି ବାକି ନ ଥିବା ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ କିଛି ନ କହି ଅପେକ୍ଷା କରିବା ଉଭୟ ପକ୍ଷ ପାଇଁ ବାର୍ତ୍ତାଳାପକୁ ଅସ୍ୱସ୍ତିକର କରିଦିଏ, ଏହି ମଧ୍ୟରେ ଆପଣଙ୍କ ନିଜ cash flow ମଧ୍ୟ ବିଳମ୍ବିତ ହୁଏ। balance due ହେବା ମାତ୍ରକେ ପଠାଯାଉଥିବା ଏକ ଭଦ୍ର, ଶୀଘ୍ର reminder (ଏକ WhatsApp message କିମ୍ବା ସରଳ SMS), ପରେ ବଡ଼ ମାଗଣା ଅପେକ୍ଷା ବହୁତ ପ୍ରଭାବଶାଳୀ, ଏବଂ ବହୁତ କମ୍ ସଂଘର୍ଷପୂର୍ଣ୍ଣ ଅଟେ। ଶବ୍ଦ ଅପେକ୍ଷା ଅଭ୍ୟାସ ଅଧିକ ମହତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ।
ଭୁଲ 4: Returns ଏବଂ corrections କୁ ପୁରୁଣା bill କୁ ହିଁ edit କରି record କରିବା
customer ଜିନିଷ ଫେରାଇଲେ କିମ୍ବା ଏକ sale ସଂଶୋଧନ ଆବଶ୍ୟକ ହେଲେ, save ହୋଇଥିବା ପ୍ରକୃତ bill କୁ ସିଧାସଳଖ edit କରିବା ଶୀଘ୍ର ସମାଧାନ ପରି ମନେହୁଏ, କିନ୍ତୁ ଏହା ଆପଣଙ୍କ ନିଜ audit trail କୁ ଭାଙ୍ଗିଦିଏ: ସେହି ତାରିଖରେ ପ୍ରକୃତରେ କ'ଣ ହୋଇଥିଲା ତାହା bill ଆଉ ଦେଖାଏ ନାହିଁ, ଏବଂ ଆପଣଙ୍କ stock ଏବଂ GST records ବାସ୍ତବିକତାଠାରୁ ଦୂରେଇ ଯାଆନ୍ତି। ଆଇନଗତ ଭାବରେ ଠିକ୍ ପନ୍ଥା ହେଉଛି ଏକ Credit Note - ଯାହା ପ୍ରକୃତ bill କୁ ସନ୍ଦର୍ଭ କରେ, stock ଫେରାଏ, ଏବଂ customer ର udhaar balance ସଜାଡ଼େ, ଅଥଚ ପ୍ରକୃତ bill ଅପରିବର୍ତ୍ତିତ, ପ୍ରମାଣଯୋଗ୍ୟ ରହେ।
ଭୁଲ 5: ମୋଟ ରାଶି ବିଷୟରେ customer dispute କଲାବେଳେ ଏକ ସଫା, ସେୟାର୍ କରାଯାଇପାରୁଥିବା statement ନ ଥିବା
ଜଣେ customer ନିଜେ କେତେ ବାକି ଅଛନ୍ତି ସେ ବିଷୟରେ ପ୍ରକୃତରେ ଅସହମତ ହେଲେ, "ମୋତେ ବିଶ୍ୱାସ କରନ୍ତୁ, ମୋ notebook ରେ ସେହିପରି ଲେଖା ଅଛି" ବିରଳ ଭାବରେ ତାହା ସମାଧାନ କରେ। ତାରିଖ, ରାଶି, balances ସହିତ ପ୍ରତ୍ୟେକ unpaid କିମ୍ବା ଆଂଶିକ ପେମେଣ୍ଟ ହୋଇଥିବା bill କୁ ତାଲିକାଭୁକ୍ତ କରୁଥିବା ଏକ ସଫା, ସେୟାର୍ କରାଯାଇପାରୁଥିବା Statement of Account, ସେକେଣ୍ଡରେ ବିବାଦ ସମାପ୍ତ କରିଦିଏ କାରଣ ଉଭୟ ପକ୍ଷ ଏକା document ଦେଖୁଥାନ୍ତି।
Vanij ଏହାକୁ କିପରି ପରିଚାଳନା କରେ
Vanij ରେ ପ୍ରତ୍ୟେକ credit bill ସେହି customer ର ledger କୁ ନିଜେ post ହୁଏ, ତେବେ running balance ଏବଂ ପ୍ରକୃତ bills କେବେ ମେଳ ନ ଖାଇବାର ଘଟଣା ଘଟେ ନାହିଁ। Returns ଠିକ୍ Credit Note ମାଧ୍ୟମରେ ହୁଏ, save ହୋଇଥିବା bill କୁ edit କରି ନୁହେଁ। Reminders ଏକ tap ରେ WhatsApp କିମ୍ବା SMS ମାଧ୍ୟମରେ ଯାଏ, ଏବଂ customer ଙ୍କୁ ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣ ଚିତ୍ର ଦରକାର ହେଲେ ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣ Statement of Account PDF ଏକ tap ଦୂରରେ ରହେ। ଏହା ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣ ଭାବରେ offline କାମ କରେ, କାରଣ ଆପଣଙ୍କ udhaar khata ପାଇଁ counter ରେ internet କେବେ ବି ଆବଶ୍ୟକ ହେବା ଉଚିତ ନୁହେଁ। ଅଧିକ ପଢ଼ିବାକୁ ଆମର Features ଏବଂ Billing FAQ ଦେଖନ୍ତୁ।