Regular customer-களுக்கு udhaar (credit) கொடுக்கறது இந்திய retail-ல முற்றிலும் normal, நீங்க kirana store நடத்தினாலும், hardware shop அல்லது auto parts counter நடத்தினாலும். பிரச்சனை அரிதாகவே udhaar-ல இருக்கும். பிரச்சனை அதை track பண்ற முறையில் இருக்கும். ஒவ்வொரு மாதமும் மெதுவா கடைக்காரர்களின் உண்மையான பணத்தை இழக்க வைக்கும் ஐந்து தவறுகளும், ஒவ்வொன்றையும் என்ன உண்மையிலேயே சரி பண்ணும்னும் இங்க.
தவறு 1: மனசுக்குள்ளே அல்லது paper notebook-லேயே வைக்கறது
Paper khata முடியற வரைக்கும் வேலை செய்யும்: ஒரு page கிழிஞ்சுடும், ink மங்கிடும், அல்லது customer கடந்த செவ்வாய்க்கிழமையா, அதுக்கு முந்தின செவ்வாய்க்கிழமையா pay பண்ணானுன்னு உங்களுக்கு நினைவே இருக்காது. நினைவிலேயோ physical notebook-லேயோ மட்டும் இருக்கற ஒவ்வொரு entry-யும், வருடக்கணக்கா தெரிஞ்ச customer-உடன் ஒரு சண்டையா மாறறதுக்கு ஒரு accident தூரம் தான் இருக்கு. ஒவ்வொரு credit sale-ஐயும் ஒவ்வொரு payment-ஐயும் timestamp பண்ற digital ledger, guess பண்ற தேவையை முழுசா நீக்கிடும் - உங்களுக்கும், customer-க்கும்.
தவறு 2: Udhaar-ஐ உண்மையான bill-உடன் இணைக்காதது
சில கடைக்காரர்கள் "customer கிட்ட 2000 ரூபாய் இருக்கு"ன்னு ஒரு தனி running number-ஆ track பண்றாங்க, எந்த bill-கள் சேர்ந்து இந்த amount ஆச்சுன்னு link பண்ணாம. இது disputes-ஐ solve பண்றதை கஷ்டமாக்கிடும் (எந்த bill-னு?), aging report ஓட்டறதையும் almost impossible-ஆ மாத்திடும், அதாவது எந்த balances recent-ஆ இருக்கு, எது மாதக்கணக்கா outstanding-ஆ இருக்குன்னு ஒரே பார்வையில தெரியாது. ஒவ்வொரு credit bill-ம் அந்த specific customer-ன் ledger-க்கு தானாகவே post ஆகணும், அப்பதான் running balance-ம் underlying bills-ம் எப்போவும் match ஆகும்.
தவறு 3: Amount பெருசா ஆகும் வரைக்கும் reminder அனுப்பாதது
Customer கிட்ட பெருசா amount இருக்கற வரைக்கும் காத்திருந்து சொல்றது இரண்டு பக்கத்துக்கும் conversation-ஐ awkward ஆக்கும், இதுல உங்க cash flow-ம் delay ஆகும். Balance due ஆனதும் உடனே அனுப்பற ஒரு polite, early reminder (ஒரு WhatsApp message அல்லது simple SMS) பிறகு பெரிசா கேட்கறதை விட effective-ஆவும் confrontation குறைவாவும் இருக்கும். Wording-ஐ விட habit தான் முக்கியம்.
தவறு 4: Returns மற்றும் corrections-ஐ old bill-ஐயே edit பண்ணி record பண்றது
Customer goods return பண்ணினா அல்லது ஒரு sale-ஐ correct பண்ண வேண்டி இருந்தா, original saved bill-ஐயே directly edit பண்றது quick fix மாதிரி தெரியலாம், ஆனா அது உங்க audit trail-ஐ உடைக்கும்: அந்த date-ல உண்மையில் என்ன நடந்ததுன்னு bill இனிமே காட்டாது, உங்க stock-ம் GST records-ம் reality-ல இருந்து drift ஆகிடும். சட்டப்படி சரியான வழி Credit Note - அது original bill-ஐ refer பண்ணி, stock-ஐ restore பண்ணி, customer-ன் udhaar balance-ஐ adjust பண்ணும், original bill அப்படியே தொடாம இருக்கும்.
தவறு 5: Total-ஐ pathi customer dispute பண்ணும்போது ஒரு clean, shareable statement இல்லாதது
ஒரு customer எவ்வளவு owe பண்றாருன்னு உண்மையிலேயே disagree பண்ணும்போது, "என்னை நம்புங்க, என் notebook-ல அப்படித்தான் இருக்கு"ன்னு சொல்றது அரிதாகவே தீர்வு தரும். Dates, amounts, balances-உடன் ஒவ்வொரு unpaid அல்லது partially paid bill-ஐயும் list பண்ற clean, shareable Statement of Account, இரண்டு பக்கத்தாரும் ஒரே document-ஐ பார்க்கறதால seconds-ல argument-ஐ முடிச்சிடும்.
Vanij இதை எப்படி handle பண்ணும்
Vanij-ல ஒவ்வொரு credit bill-ம் அந்த customer-ன் ledger-க்கு தானாகவே post ஆகும், அதனால running balance-ம் underlying bills-ம் ஒருபோதும் mismatch ஆகாது. Returns proper Credit Note மூலமா நடக்கும், saved bill-ஐ edit பண்ணி இல்ல. Reminders ஒரு tap-ல WhatsApp அல்லது SMS-ல போகும், customer-க்கு full picture வேணும்னா full Statement of Account PDF ஒரு tap தூரத்துல இருக்கும். இது முழுக்க offline வேலை செய்யும், ஏன்னா உங்க udhaar khata-க்கு counter-ல internet தேவைப்படவே கூடாது. மேலும் படிக்க எங்க Features மற்றும் Billing FAQ-ஐ பாருங்க.