Regular customers కి udhaar (క్రెడిట్) ఇవ్వడం భారతీయ retail లో పూర్తిగా సాధారణం, మీరు kirana store నడిపినా, hardware shop లేదా auto parts counter నడిపినా. సమస్య అరుదుగా udhaar లో ఉంటుంది. సమస్య దాన్ని ట్రాక్ చేసే విధానంలో ఉంటుంది. ప్రతి నెలా నెమ్మదిగా దుకాణదారుల నిజమైన డబ్బును తినేసే ఐదు తప్పులు, ప్రతి దానిని నిజంగా ఏది సరిదిద్దుతుందో ఇక్కడ ఉన్నాయి.
తప్పు 1: దాన్ని మనసులో లేదా పేపర్ నోట్బుక్ లో మాత్రమే ఉంచడం
పేపర్ ఖాతా అది పని చేసేంతవరకే పని చేస్తుంది: ఒక పేజీ చిరిగిపోతుంది, ఇంక్ మసకబారుతుంది, లేదా customer గత మంగళవారం పే చేశారో, అంతకుముందు మంగళవారమో మీకు గుర్తుండదు. జ్ఞాపకంలో లేదా physical నోట్బుక్ లో మాత్రమే ఉన్న ప్రతి ఎంట్రీ, ఏళ్లుగా తెలిసిన customer తో గొడవగా మారడానికి ఒక ప్రమాదం దూరంలోనే ఉంటుంది. ప్రతి credit sale ని, ప్రతి payment ని టైమ్స్టాంప్ చేసే digital ledger, మీ కోసం, customer కోసం కూడా ఊహించాల్సిన అవసరాన్ని పూర్తిగా తీసేస్తుంది.
తప్పు 2: Udhaar ని అసలు bill తో లింక్ చేయకపోవడం
కొంతమంది దుకాణదారులు "customer దగ్గర 2000 రూపాయలు బాకీ ఉంది" అని ఒక్క running number గా ట్రాక్ చేస్తారు, ఏ bills కలిపి ఈ మొత్తం అయ్యిందో లింక్ చేయకుండా. దీనివల్ల disputes పరిష్కరించడం కష్టమవుతుంది (ఏ bill అని?), aging report నడపడం దాదాపు అసాధ్యం అవుతుంది, అంటే ఏ బ్యాలెన్స్లు recent-వో, ఏవి నెలల తరబడి బాకీ ఉన్నాయో ఒక్క చూపులో మీకు తెలియదు. ప్రతి credit bill ఆ ప్రత్యేక customer యొక్క ledger కి automatic గా పోస్ట్ అవ్వాలి, అప్పుడే running balance, అసలు bills ఎప్పుడూ ఒకదానితో ఒకటి సరిపోతాయి.
తప్పు 3: మొత్తం పెద్దదయ్యే వరకు రిమైండర్ పంపకపోవడం
customer దగ్గర పెద్ద మొత్తం బాకీ ఉండే వరకు ఏమీ చెప్పకుండా ఆగడం రెండు వైపులా సంభాషణను ఇబ్బందికరంగా చేస్తుంది, అలాగే మీ సొంత cash flow ను కూడా ఆలస్యం చేస్తుంది. balance due అయిన వెంటనే పంపే ఒక polite, ముందస్తు reminder (ఒక WhatsApp మెసేజ్ లేదా సాధారణ SMS), తర్వాత పెద్ద అభ్యర్థన కంటే చాలా effective గా, తక్కువ confrontation తో ఉంటుంది. మాటల కంటే అలవాటే ఎక్కువ ముఖ్యం.
తప్పు 4: Returns మరియు corrections ని పాత bill నే edit చేసి రికార్డ్ చేయడం
customer వస్తువులు తిరిగి ఇస్తే లేదా ఒక sale ని సరిదిద్దాల్సి వస్తే, సేవ్ చేసిన అసలు bill ని నేరుగా edit చేయడం త్వరిత పరిష్కారంలా అనిపించొచ్చు, కానీ అది మీ audit trail ని విరగ్గొడుతుంది: ఆ తేదీన నిజంగా ఏం జరిగిందో bill ఇక చూపించదు, మీ stock, GST రికార్డ్లు నిజం నుండి దూరమవుతాయి. చట్టపరంగా సరైన మార్గం ఒక Credit Note - అది అసలు bill ని రిఫర్ చేసి, stock ని తిరిగి తెచ్చి, customer యొక్క udhaar బ్యాలెన్స్ ని సర్దుబాటు చేస్తుంది, అసలు bill మాత్రం అలాగే, ఏ మార్పు లేకుండా ఉంటుంది.
తప్పు 5: మొత్తం గురించి customer dispute చేసినప్పుడు ఒక క్లీన్, షేర్ చేయదగ్గ statement లేకపోవడం
customer తాను ఎంత బాకీ ఉన్నారో నిజంగా ఏకీభవించనప్పుడు, "నన్ను నమ్మండి, నా నోట్బుక్ లో అలా ఉంది" అని అరుదుగా మాత్రమే పరిష్కారం అవుతుంది. తేదీలు, మొత్తాలు, బ్యాలెన్స్లతో ప్రతి unpaid లేదా partially paid bill ని list చేసే ఒక క్లీన్, షేర్ చేయదగ్గ Statement of Account, రెండు వైపులా ఒకే document చూస్తున్నారు కాబట్టి సెకన్లలో వాదన ముగించేస్తుంది.
Vanij దీన్ని ఎలా హ్యాండిల్ చేస్తుంది
Vanij లో ప్రతి credit bill ఆ customer యొక్క ledger కి automatic గా పోస్ట్ అవుతుంది, కాబట్టి running balance, అసలు bills ఎప్పుడూ ఒకదానికొకటి match కాకపోవడం జరగదు. Returns సరైన Credit Note ద్వారానే జరుగుతాయి, సేవ్ చేసిన bill ని edit చేయడం ద్వారా కాదు. Reminders ఒక్క tap లో WhatsApp లేదా SMS ద్వారా వెళ్తాయి, customer కి పూర్తి చిత్రం కావాలంటే పూర్తి Statement of Account PDF ఒక్క tap దూరంలో ఉంటుంది. ఇది పూర్తిగా ఆఫ్లైన్ పని చేస్తుంది, ఎందుకంటే మీ udhaar khata కి కౌంటర్ దగ్గర ఇంటర్నెట్ ఎప్పుడూ అవసరం ఉండకూడదు. మరింత చదవడానికి మా Features మరియు Billing FAQ చూడండి.