GST ট্যাক্স ইনভয়েসে কিছু নির্দিষ্ট বিষয়বস্তু থাকা প্রয়োজন। বেশিরভাগ গাইড এগুলোকে চেকলিস্ট হিসেবে গণনা করে, যা সঠিক কিন্তু কাউন্টারে খুব একটা কাজের নয়। এই গাইড সেই ক্রমেই চলে যে ক্রমে আপনি প্রকৃতপক্ষে সেগুলো পূরণ করেন।
প্রথম ইনভয়েসের আগে: যা একবার সেট করা হয়
তিনটি বিষয় কোনো একটি বিক্রয়ের নয়, আপনার পুরো ব্যবসার, এগুলো একবার সঠিকভাবে সেট করলে প্রতিটি ইনভয়েসে প্রয়োজনীয় কাজ কমে যায়।
আপনার নিজের তথ্য: আইনি নাম, ঠিকানা, GSTIN, এবং আপনি যে রাজ্যে নিবন্ধিত। এই রাজ্যই ঠিক করে আপনার প্রতিটি ইনভয়েসে ট্যাক্স কীভাবে ভাগ হবে, তাই এটি অনুমান করার চেয়ে যাচাই করা মূল্যবান।
আপনার ইনভয়েস সিরিজ: সেই আর্থিক বছরের জন্য ক্রমিক নম্বর সিরিজ। ক্রমিক হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। আপনি একাধিক কাউন্টার থেকে বিল করলে, প্রতিটি কাউন্টারের নিজস্ব আলাদা সিরিজ থাকা উচিত, দুটি কাউন্টার একই পরবর্তী নম্বরের জন্য প্রতিযোগিতা করার পরিবর্তে।
HSN কোড এবং ট্যাক্স রেট সহ আপনার পণ্য তালিকা, যাতে গ্রাহক অপেক্ষা করার সময় লাইন আইটেম খুঁজতে না হয়।
ধাপ ১: গ্রাহক
B2B বিক্রয়ের জন্য, আপনার গ্রাহকের GSTIN এবং রাজ্য প্রয়োজন। Consumer বিক্রয়ের জন্য, সাধারণত নাম যথেষ্ট। GSTIN না থাকলেও রাজ্য গুরুত্বপূর্ণ, কারণ place of supply ট্যাক্স ভাগ নির্ধারণ করে।
ধাপ ২: লাইন আইটেম
প্রতিটি লাইনে বিবরণ, HSN কোড, পরিমাণ, ইউনিট, রেট এবং প্রযোজ্য ট্যাক্স রেট থাকে। কোনো লাইনে ছাড় থাকলে, তা সেই লাইনেই থাকা উচিত, মোট থেকে মানসিকভাবে বাদ দেওয়ার পরিবর্তে।
ধাপ ৩: মোট স্বয়ংক্রিয়ভাবে হতে দিন
Taxable value, তারপর ট্যাক্স ভাগ, তারপর ইনভয়েস মোট। এই ধাপ কখনোই ম্যানুয়াল হওয়া উচিত নয়। হাতে গণনা করা ট্যাক্সই সেই জায়গা যেখানে রাউন্ডিং পার্থক্য ঢুকে পড়ে, এবং এই পার্থক্যগুলোই পরে reconciliation-এ ধরা পড়ে।
ধাপ ৪: যে ফিল্ডগুলো মানুষ ভুলে যায়
Place of supply, যদি এটি গ্রাহকের ঠিকানা থেকে ভিন্ন হয়। বিক্রয় reverse charge-এর অধীনে কিনা। শব্দে পরিমাণ। একটি স্বাক্ষর বা ইনভয়েস কম্পিউটার-উৎপাদিত এবং তার স্বাক্ষরের প্রয়োজন নেই এই মানক নোট।
আলাদাভাবে এগুলো আনুষ্ঠানিকতার মতো মনে হয়। একসাথে এগুলো সেই পার্থক্য তৈরি করে যার কারণে আপনার ক্রেতার হিসাবরক্ষক ইনভয়েস গ্রহণ করেন বা ফেরত পাঠান।
ধাপ ৫: জারি করুন, তারপর স্পর্শ করবেন না
একবার ইনভয়েস চলে গেলে, এটি একটি রেকর্ড ডকুমেন্ট। কিছু পরিবর্তনের প্রয়োজন হলে, সঠিক উপায় ক্রেডিট নোট, মূল সম্পাদনা নয়।
এটিই সেই সবচেয়ে সাধারণ অভ্যাস যা পরে সমস্যা তৈরি করে: বিল খুলে একটি সংখ্যা পরিবর্তন করা। এতে audit trail ভেঙে যায়, স্টক এবং লেজারের পরিসংখ্যান অসামঞ্জস্যপূর্ণ হতে পারে, এবং মূলটি ইতিমধ্যে রিপোর্ট করা হলে, সংশোধিত সংস্করণ এখন ফাইল করা সংস্করণের সাথে মেলে না।
ভালো সফটওয়্যার এই তালিকা থেকে কী সরিয়ে দেয়
ধাপ ৩ এবং বেশিরভাগ ধাপ ৪ স্বয়ংক্রিয় হওয়া উচিত। আপনার তথ্য এবং ইনভয়েস সিরিজ সেটআপ থেকে আসে। ট্যাক্স ভাগ দুটি নথিভুক্ত রাজ্য থেকে অনুসরণ করে। শব্দে পরিমাণ উদ্ভূত হয়। মানুষের জন্য যা অবশিষ্ট থাকে তা হলো গ্রাহক এবং লাইন আইটেম, যা সত্যিই প্রতিটি বিক্রয়ে ভিন্ন হয়।
এটিই সেই পরীক্ষা যা যেকোনো বিলিং অ্যাপে প্রয়োগ করা উচিত: এর মধ্যে কতগুলো ধাপ এখনো আপনাকে ম্যানুয়ালি করতে বাধ্য করে?
B2B এবং B2C একই ধরনের ডকুমেন্ট নয়
অন্য একটি নিবন্ধিত ব্যবসার কাছে বিক্রি করা মানে তাদের GSTIN ইনভয়েসে থাকা উচিত, কারণ এটিই তাদের কেনার উপর ক্রেডিট দাবি করতে দেয়। একজন ভোক্তার কাছে বিক্রি করার ক্ষেত্রে এটি প্রযোজ্য নয়।
এর ব্যবহারিক ফলাফল হলো প্রতিটি গ্রাহকের কাছে GST নম্বর জিজ্ঞাসা করা সময় নষ্ট করে, এবং কখনোই না জিজ্ঞাসা করা আপনার ব্যবসায়িক গ্রাহকদের ক্রেডিট হারাতে বাধ্য করে। এই প্রশ্ন সেই বিন্দুতে জিজ্ঞাসা করা উচিত যেখানে আপনি গ্রাহককে নথিভুক্ত করেন, একবার, প্রতিটি বিক্রয়ে নয়।
Reverse charge, সংক্ষেপে
কিছু সাপ্লাইতে ট্যাক্স পরিশোধের দায়িত্ব সাপ্লায়ারের পরিবর্তে গ্রহীতার উপর থাকে। যেখানে এটি প্রযোজ্য, সেখানে ইনভয়েসে এটি স্পষ্টভাবে বলতে হবে, তাই এটি একটি ফিল্ড, একটি অনুমান নয়।
আপনি যা বিক্রি করেন তার উপর এটি প্রযোজ্য কিনা তা আপনার CA-র প্রশ্ন। এখানে গুরুত্বপূর্ণ হলো ইনভয়েস এটি বলতে সক্ষম হওয়া উচিত, এবং যেখানে এটি চিহ্নিত হওয়া উচিত সেখানে ফিল্ড খালি রেখে দেওয়া একটি ডকুমেন্ট ত্রুটি, ফরম্যাটিং পছন্দ নয়।
তাৎক্ষণিকভাবে ধরা পড়া ভুল বনাম পরে পাওয়া ভুল
এই দুটোই সত্যিই ভিন্ন পরিস্থিতি এবং আপনি কোনটিতে আছেন তা জানা মূল্যবান।
ইনভয়েস আপনার কাউন্টার থেকে বের হয়নি এবং রিপোর্ট করা হয়নি, তাহলে বাস্তবসম্মত উত্তর সাধারণত এটি বাতিল করে পুনরায় জারি করা, উভয়ই রেকর্ডে রেখে। এটি গ্রাহকের কাছে চলে গিয়ে থাকলে, অথবা সেই সময়কাল ইতিমধ্যে ফাইল করা হয়ে থাকলে, সঠিক উপায় মূলের বিরুদ্ধে ক্রেডিট নোট।
উভয় ক্ষেত্রেই ভুল উত্তর হলো সংরক্ষিত ইনভয়েস খুলে একটি সংখ্যা পরিবর্তন করা, যা এতটাই সাধারণ যে এর নিচে এর নিজস্ব আলাদা নিবন্ধ রয়েছে।
Vanij এটি কীভাবে পরিচালনা করে
Vanij সেটআপ থেকে আপনার ব্যবসার বিবরণ, ইনভয়েস নম্বর, ট্যাক্স ভাগ, শব্দে পরিমাণ এবং প্রয়োজনীয় ঘোষণা পূরণ করে, যার ফলে প্রতিটি বিক্রয়ে শুধু গ্রাহক এবং আইটেমই এন্ট্রি হিসেবে থাকে। সংশোধন ক্রেডিট নোটের মাধ্যমে হয়, সম্পাদনার মাধ্যমে নয়।
ট্যাক্স-ভাগ নিয়মের জন্য CGST, SGST এবং IGST ব্যাখ্যা দেখুন, এবং সম্পন্ন ডকুমেন্টে কী থাকে তার জন্য GST invoice generator দেখুন।
