GST ટેક્સ ઇન્વોઇસમાં કેટલાક ફીલ્ડ્સ હોવા જરૂરી છે. મોટા ભાગની ગાઇડ્સ આને ચેકલિસ્ટની જેમ ગણે છે, જે સાચું છે પણ કાઉન્ટર પર બહુ ઉપયોગી નથી. આ ગાઇડ એ જ ક્રમમાં ચાલે છે જે ક્રમમાં તમે ખરેખર તેમને ભરો છો.
પહેલા ઇન્વોઇસ પહેલાં: જે વસ્તુઓ એકવાર જ સેટ થાય છે
ત્રણ વસ્તુઓ કોઈ એક સેલની નહીં પણ તમારા સંપૂર્ણ વ્યવસાયની હોય છે, અને તેમને એકવાર બરાબર સેટ કરવાથી દરેક ઇન્વોઇસ પર લાગતું કામ ઘટે છે.
તમારી પોતાની માહિતી: કાયદેસર નામ, સરનામું, GSTIN, અને તમે જે રાજ્યમાં નોંધાયેલા છો. આ જ રાજ્ય નક્કી કરે છે કે તમારા દરેક ઇન્વોઇસ પર ટેક્સ કેવી રીતે વહેંચાશે, એટલે આ માની લેવાને બદલે તપાસવું જરૂરી છે.
તમારી ઇન્વોઇસ સીરિઝ: તે નાણાકીય વર્ષ માટે ક્રમમાં ચાલતી નંબર સીરિઝ. ક્રમમાં હોવું જરૂરી છે. જો તમે એકથી વધુ કાઉન્ટર પરથી બિલ બનાવો છો, તો દરેક કાઉન્ટરની પોતાની અલગ સીરિઝ હોવી જોઈએ, બે કાઉન્ટર એક જ આગલા નંબર માટે સ્પર્ધા કરવાને બદલે.
HSN કોડ અને ટેક્સ રેટ સાથે તમારી પ્રોડક્ટ લિસ્ટ, જેથી ગ્રાહક રાહ જોતો હોય ત્યારે લાઇન આઇટમ્સ શોધવા ન પડે.
સ્ટેપ 1: ગ્રાહક
B2B સેલ માટે, તમારે ગ્રાહકનો GSTIN અને રાજ્ય જોઈએ. Consumer સેલ માટે, સામાન્ય રીતે નામ પૂરતું છે. રાજ્ય ત્યારે પણ મહત્વનું છે જ્યારે GSTIN ન હોય, કારણ કે place of supply જ ટેક્સ સ્પ્લિટ નક્કી કરે છે.
સ્ટેપ 2: લાઇન આઇટમ્સ
દરેક લાઇનમાં એક વર્ણન, HSN કોડ, જથ્થો, યુનિટ, રેટ અને લાગુ ટેક્સ રેટ હોય છે. જો કોઈ લાઇન પર ડિસ્કાઉન્ટ હોય, તો તે એ જ લાઇન પર હોવો જોઈએ, કુલ રકમમાંથી માનસિક રીતે બાદ કરવાને બદલે.
સ્ટેપ 3: ટોટલ આપોઆપ થવા દો
Taxable value, પછી ટેક્સ સ્પ્લિટ, પછી ઇન્વોઇસ ટોટલ. આ સ્ટેપ ક્યારેય હાથે ન કરવો જોઈએ. હાથે ગણેલો ટેક્સ ત્યાં જ છે જ્યાં રાઉન્ડિંગની ભૂલો ઘૂસી જાય છે, અને આ જ ભૂલો પછીથી reconciliation માં પકડાય છે.
સ્ટેપ 4: લોકો ભૂલી જતાં ફીલ્ડ્સ
Place of supply, જો તે ગ્રાહકના સરનામાથી અલગ હોય. શું સેલ reverse charge હેઠળ છે. શબ્દોમાં રકમ. એક સહી અથવા આ સ્ટાન્ડર્ડ નોંધ કે ઇન્વોઇસ કમ્પ્યુટર-જનરેટેડ છે અને તેને સહીની જરૂર નથી.
એકલા-એકલા આ ફોર્માલિટી જેવા લાગે છે. સાથે મળીને આ તે ફરક બનાવે છે જેનાથી તમારા ખરીદનારનો એકાઉન્ટન્ટ ઇન્વોઇસ સ્વીકારે છે અથવા પાછું મોકલે છે.
સ્ટેપ 5: ઇન્વોઇસ જારી કરો, પછી તેને હાથ ન લગાવો
એકવાર ઇન્વોઇસ ગયું, તે એક રેકોર્ડ ડોક્યુમેન્ટ છે. કંઈક બદલવું હોય તો, સાચો રસ્તો ક્રેડિટ નોટ છે, ઓરિજિનલ એડિટ કરવો નહીં.
આ જ તે સૌથી સામાન્ય આદત છે જે પછીથી મુશ્કેલી ઊભી કરે છે: બિલ ખોલીને કોઈ નંબર બદલી નાખવો. આનાથી audit trail તૂટે છે, આનાથી સ્ટોક અને લેજરના આંકડા બેમેળ થઈ શકે છે, અને જો ઓરિજિનલ પહેલેથી જ રિપોર્ટ થયું હોય, તો સુધારેલી આવૃત્તિ હવે ફાઇલ કરેલા સાથે મેળ ખાતી નથી.
સારું સોફ્ટવેર આ યાદીમાંથી શું કાઢી નાખે છે
સ્ટેપ 3 અને મોટા ભાગનો સ્ટેપ 4 આપોઆપ થવો જોઈએ. તમારી માહિતી અને ઇન્વોઇસ સીરિઝ સેટઅપમાંથી આવે છે. ટેક્સ સ્પ્લિટ બે નોંધાયેલા રાજ્યો પરથી નક્કી થાય છે. શબ્દોમાં રકમ આપોઆપ નીકળે છે. માણસ માટે જે બાકી રહે છે તે છે ગ્રાહક અને લાઇન આઇટમ્સ, જે ખરેખર દરેક સેલમાં અલગ હોય છે.
આ જ તે ટેસ્ટ છે જે કોઈપણ બિલિંગ એપ પર લગાવવો જોઈએ: આમાંથી કેટલા સ્ટેપ્સ હજુ પણ તમારી પાસે હાથે કરાવવામાં આવે છે?
B2B અને B2C એકસરખા ડોક્યુમેન્ટ્સ નથી
બીજા નોંધાયેલા વ્યવસાયને વેચતી વખતે તેમનો GSTIN ઇન્વોઇસ પર હોવો જોઈએ, કારણ કે આનાથી જ તેઓ ખરીદી પર ક્રેડિટ ક્લેમ કરી શકે છે. ગ્રાહકને વેચતી વખતે આ લાગુ થતું નથી.
આનું વ્યવહારુ પરિણામ એ છે કે દરેક ગ્રાહક પાસેથી GST નંબર પૂછવો સમય બગાડે છે, અને ક્યારેય ન પૂછવું તમારા વ્યવસાયિક ગ્રાહકોનું ક્રેડિટ છીનવી લે છે. આ પ્રશ્ન તે બિંદુ પર પૂછવો જોઈએ જ્યાં તમે ગ્રાહકને નોંધો છો, એકવાર, દરેક સેલ પર નહીં.
Reverse charge, ટૂંકમાં
કેટલીક સપ્લાય પર ટેક્સ ચૂકવવાની જવાબદારી સપ્લાયરને બદલે મેળવનાર પર હોય છે. જ્યાં આ લાગુ હોય, ત્યાં ઇન્વોઇસ પર આ સ્પષ્ટ કહેવું જરૂરી છે, એટલે જ આ એક ફીલ્ડ છે, માની લીધેલી વાત નથી.
તમે વેચતા હોવ તેવા કોઈ માલ પર આ લાગુ થાય છે કે નહીં, આ પ્રશ્ન તમારા CA નો છે. અહીં ફક્ત એટલું જ મહત્વનું છે કે ઇન્વોઇસ આ કહી શકે, અને જ્યાં આ માર્ક થવું જોઈએ ત્યાં ખાલી છોડવું એ ડોક્યુમેન્ટની ખામી છે, ફોર્મેટિંગની પસંદગી નથી.
તરત પકડાયેલી ભૂલ વિરુદ્ધ પછીથી મળેલી ભૂલ
આ બંને ખરેખર અલગ પરિસ્થિતિઓ છે અને એ જાણવું જરૂરી છે કે તમે કઈમાં છો.
જો ઇન્વોઇસ તમારા કાઉન્ટરની બહાર ગયું નથી અને રિપોર્ટ થયું નથી, તો વ્યવહારુ જવાબ સામાન્ય રીતે તેને રદ કરીને ફરીથી જારી કરવો છે, બંનેને રેકોર્ડમાં રાખીને. જો તે ગ્રાહક સુધી પહોંચી ગયું હોય, અથવા જો તે સમયગાળો પહેલેથી જ ફાઇલ થઈ ગયો હોય, તો સાચો રસ્તો ઓરિજિનલ સામે ક્રેડિટ નોટ છે.
બંને પરિસ્થિતિમાં ખોટો જવાબ છે સેવ કરેલા ઇન્વોઇસને ખોલીને નંબર બદલવો, જે એટલું સામાન્ય છે કે આના પર નીચે પોતાનો અલગ લેખ પણ છે.
Vanij આ કેવી રીતે સંભાળે છે
Vanij સેટઅપમાંથી તમારી વ્યવસાય વિગતો, ઇન્વોઇસ નંબર, ટેક્સ સ્પ્લિટ, શબ્દોમાં રકમ અને જરૂરી ઘોષણાઓ ભરે છે, જેનાથી દરેક સેલમાં ફક્ત ગ્રાહક અને આઇટમ્સ જ એન્ટ્રી બાકી રહે છે. સુધારા ક્રેડિટ નોટ દ્વારા થાય છે, એડિટ દ્વારા નહીં.
ટેક્સ-સ્પ્લિટના નિયમ માટે CGST, SGST અને IGST ની માહિતી જુઓ, અને તૈયાર ડોક્યુમેન્ટમાં શું હોય છે તે માટે GST invoice generator જુઓ.
