HSN એટલે Harmonised System of Nomenclature. આ માલ માટે એક આંતરરાષ્ટ્રીય વર્ગીકરણ પ્રણાલી છે, જે ભારતથી ઘણી આગળ વપરાય છે, અને GST એ નવું કંઈક બનાવવાને બદલે આ જ અપનાવ્યું.
આ કોડ ખરેખર શું કરે છે
એક HSN કોડ એક પ્રશ્નનો જવાબ આપે છે: આ માલ કઈ શ્રેણીનો છે? આ સિસ્ટમ hierarchical છે, એટલે શરૂઆતના અંકો એક મોટી શ્રેણી જણાવે છે અને દરેક વધારાની જોડી તેને વધુ ચોક્કસ બનાવે છે. વધુ અંકો એટલે વધુ ચોક્કસ વર્ગીકરણ.
આ વર્ગીકરણ સહિયારું હોવાથી, એકસરખો માલ અલગ-અલગ દેશોમાં મળતા-જુલતા કોડ લઈ જાય છે. આ જ વસ્તુ તેને વેપાર આંકડા માટે ઉપયોગી બનાવે છે, અને એટલે જ આ કોડ તમે તમારા પોતાના કેટલોગ માટે બનાવી શકતા નથી.
આ તમારા ઇન્વોઇસ પર કેમ છે
આ કોડ એક લાઇન આઇટમને એક શ્રેણી સાથે જોડે છે, અને લાગુ રેટ આ જ શ્રેણી સાથે સંકળાયેલો હોય છે. આનાથી તમારા પોતાના પ્રોડક્ટ નામોને બદલે શ્રેણી પ્રમાણે સારાંશ બનાવવાની સુવિધા પણ મળે છે, એટલે જ HSN-wise સારાંશ એક અલગ રિપોર્ટ તરીકે અસ્તિત્વમાં છે.
તમારે કેટલા અંકો બતાવવા જરૂરી છે તે તમારા ટર્નઓવર પર આધારિત છે, અને આ જરૂરિયાત સમય જતાં બદલાતી રહી છે. આ લેખ જાણી જોઈને હાલના થ્રેશોલ્ડ જણાવતો નથી, કારણ કે તે બદલાતા રહે છે અને અહીં જૂનો આંકડો જણાવવો આંકડો ન જણાવવા કરતાં પણ ખરાબ ઠરશે. તમારા વ્યવસાય માટે હાલની જરૂરિયાત તમારા CA ને ખબર હશે.
અંદાજ લગાવ્યા વગર યોગ્ય કોડ શોધવો
શરૂઆત આનાથી કરો કે વસ્તુ ખરેખર ભૌતિક રીતે શું છે, તમે તેને શું કહો છો તેનાથી નહીં. ટ્રેડ નામ, બ્રાન્ડ નામ અને વ્યવસાય શ્રેણી વર્ગીકરણ સાથે મેળ ખાતા નથી; મટીરિયલ અને પ્રોડક્ટ પ્રકાર ખાય છે.
ચોક્કસ વાક્ય શોધવાને બદલે hierarchy માં નીચે જાવ. પહેલા મોટી શ્રેણી શોધો, પછી ચોક્કસ કરો. તમારા પ્રોડક્ટના ચોક્કસ નામની શોધ ઘણી વાર કંઈ નહીં આપે જ્યારે યોગ્ય કોડ બે સ્તર ઉપર એક વધુ સામાન્ય વર્ણન હેઠળ બેઠો હોય છે.
જ્યારે બે કોડ બંને સાચા લાગી શકે, ત્યારે આ પ્રશ્ન તમારા CA નો છે, સિક્કો ઉછાળવાની વાત નથી. Consistency પણ મહત્વની છે: એક જ પ્રોડક્ટને દરેક ઇન્વોઇસ પર એક જ કોડ મળવો જોઈએ, જે એ પણ એક કારણ છે કે તેને દરેક સેલ પર ટાઇપ કરવાને બદલે એકવાર પ્રોડક્ટ પર સેટ કરવો જોઈએ.
સૌથી વધુ સમય બગાડતી ભૂલ
મોંઘી ભૂલ થોડો ખોટો કોડ પસંદ કરવો નથી. તે છે પ્રોડક્ટ પર કોડ બિલકુલ ન રાખવો અને બિલિંગ સમયે ભરવો, જે ખાતરી આપે છે કે એક જ આઇટમના ઇન્વોઇસમાં અસંગતતા રહેશે, અને કોઈપણ શ્રેણી-મુજબ સારાંશને અર્થહીન બનાવે છે.
પ્રોડક્ટ રેકોર્ડ પર કોડ સેટ કરો. પછી તે પ્રોડક્ટની દરેક સેલ કોઈ પણ વિચાર્યા વગર એક જ કોડ લઈને ચાલે છે.
ઇન્વોઇસ સિવાય આ કોડ ક્યાં દેખાય છે
ઇન્વોઇસ દેખાતી જગ્યા છે, પણ તે એકમાત્ર જગ્યા નથી. તમારા રિટર્ન સેલ્સનો સારાંશ HSN પ્રમાણે કરે છે, એટલે તમારા ઇન્વોઇસ પરના કોડ જ તમારી ફાઇલિંગમાં શ્રેણીઓ બને છે, ભલે તમે તેના વિશે વિચાર્યું હોય કે ન હોય.
એટલે જ consistency સંપૂર્ણતા કરતાં વધુ મહત્વની છે. થોડો વ્યાપક પણ સતત લગાવેલો કોડ એક સુસંગત સારાંશ આપે છે. એક જ પ્રોડક્ટ પર વર્ષભરમાં ત્રણ અલગ કોડ એવો સારાંશ આપે છે જેને કોઈ મેળવી શકતું નથી, ભલે દરેક અલગ કોડ પોતાનામાં યોગ્ય ઠરાવી શકાય તેમ હોય.
નવો પ્રોડક્ટ ઉમેરતી વખતે શું કરવું
જે આદત પાડવી જોઈએ તે છે પ્રોડક્ટ બનાવતી વખતે જ કોડ નક્કી કરવો, પહેલી વાર વેચતી વખતે નહીં. કોઈ શાંત ક્ષણે પ્રોડક્ટ બનાવવાનો અર્થ છે વર્ગીકરણને ત્રીસ સેકન્ડ મળવી; કાઉન્ટર પર બનાવવાનો અર્થ છે તેને બિલકુલ ન મળવી.
જો તમને ખરેખર ખબર ન હોય, તો પ્રોડક્ટ બનાવવો, સેલ કરવો, અને પછી કોડ સુધારવો, અંદાજ લગાવીને ભૂલી જવા કરતાં સારું છે. એક પ્રોડક્ટ રેકોર્ડ સુધારવો એક મિનિટનું કામ છે. ચારસો પ્રોડક્ટ્સમાંથી એ શોધવું કે કોનામાં દબાણ હેઠળ કોઈએ બનાવેલો કોડ લાગેલો છે, તે નથી.
રેટ અને કોડ અલગ-અલગ વસ્તુઓ છે, એક નોંધ
કોડ માલનું વર્ગીકરણ કરે છે; રેટ તે વર્ગીકરણ પર લાગુ થાય છે. આ વ્યવહારમાં સાથે-સાથે ચાલે છે, જેનાથી લોકો તેમને એક જ ફીલ્ડ માને છે, પણ તે નથી.
રેટ વર્ગીકરણ બદલ્યા વગર પણ સુધારાય છે. જો તમારું સોફ્ટવેર રેટ પ્રોડક્ટ સાથે સાચવે છે, તો રેટ સુધારો એટલે તમારા પ્રોડક્ટ રેકોર્ડ્સ અપડેટ કરવા, અને આ પહેલેથી જાણવા જેવું કામ છે, ઇન્વોઇસ ખોટું નીકળે ત્યારે ખબર પડવાને બદલે.
એક છેલ્લી વ્યવહારુ વાત: પસંદગી સ્પષ્ટ ન હોય ત્યારે કોડ કેમ પસંદ કર્યો તેની એક ટૂંકી નોંધ રાખો. નિર્ણય લીધો ત્યારે લખેલા વિચારની એક લાઇન, એક વર્ષ પછી તેને ફરીથી યાદ કરવાના પ્રયત્ન કરતાં ઘણી વધારે ઉપયોગી છે, અને જો ક્યારેય વર્ગીકરણ પર પ્રશ્ન ઉઠે તો તમારા CA આ જ પૂછશે.
Vanij આ કેવી રીતે સંભાળે છે
HSN એ પ્રોડક્ટ પરનું એક ફીલ્ડ છે, એટલે તે એકવાર સેટ થાય છે અને દરેક સેલ પર આપોઆપ લાગુ થાય છે. એપમાં સામાન્ય નાના-વ્યવસાય શ્રેણીઓ માટે એક લુકઅપ છે જે કોડ અને ટેક્સ રેટ પહેલેથી ભરે છે, બંને છતાં એડિટ કરી શકાય છે, અને આ ટેક્સ સારાંશ સાથે HSN-wise સારાંશ પણ બનાવે છે.
આ લુકઅપ એક સુવિધા છે, કોઈ ટેક્સ ઓથોરિટી નથી. આ સંપૂર્ણ સત્તાવાર માસ્ટર લિસ્ટને બદલે સામાન્ય શ્રેણીઓ કવર કરે છે, અને તમારા માલ માટે યોગ્ય કોડ તમારા CA પાસેથી કન્ફર્મ કરવો સારું.
GST ઇન્વોઇસ કેવી રીતે બનાવવો પણ જુઓ.
