GST टैक्स इनवॉइस में कुछ फील्ड होना ज़रूरी है। ज़्यादातर गाइड इन्हें चेकलिस्ट की तरह गिनाते हैं, जो सही है लेकिन काउंटर पर बहुत काम का नहीं है। यह गाइड उसी क्रम में चलती है जिसमें आप असल में इन्हें भरते हैं।
पहले इनवॉइस से पहले: वो चीज़ें जो एक बार सेट होती हैं
तीन चीज़ें किसी एक सेल की नहीं बल्कि आपके पूरे बिज़नेस की होती हैं, और इन्हें एक बार सही सेट करने से हर इनवॉइस पर लगने वाला काम कम हो जाता है।
आपकी अपनी जानकारी: लीगल नाम, पता, GSTIN, और जिस राज्य में आप रजिस्टर्ड हैं। यही राज्य तय करता है कि आपके हर इनवॉइस पर टैक्स कैसे बँटेगा, इसलिए इसे मान लेने की बजाय चेक करना ज़रूरी है।
आपकी इनवॉइस सीरीज़: उस फाइनेंशियल ईयर के लिए एक क्रम में चलने वाली नंबर सीरीज़। क्रम में होना ज़रूरी है। अगर आप एक से ज़्यादा काउंटर से बिल बनाते हैं, तो हर काउंटर की अपनी अलग सीरीज़ होनी चाहिए, न कि दो काउंटर एक ही अगले नंबर के लिए होड़ करें।
HSN कोड और टैक्स रेट के साथ आपकी प्रोडक्ट लिस्ट, ताकि ग्राहक के इंतज़ार करते समय लाइन आइटम्स ढूँढने न पड़ें।
स्टेप 1: ग्राहक
B2B सेल के लिए, आपको ग्राहक का GSTIN और राज्य चाहिए। कंज्यूमर सेल के लिए, आमतौर पर नाम काफी है। राज्य तब भी मायने रखता है जब GSTIN न हो, क्योंकि place of supply ही टैक्स स्प्लिट तय करता है।
स्टेप 2: लाइन आइटम्स
हर लाइन में एक डिस्क्रिप्शन, HSN कोड, मात्रा, यूनिट, रेट और लागू टैक्स रेट होता है। अगर किसी लाइन पर डिस्काउंट है, तो वह उसी लाइन पर होना चाहिए, न कि कुल रकम से मानसिक रूप से घटाया जाए।
स्टेप 3: टोटल अपने आप बनने दें
Taxable value, फिर टैक्स स्प्लिट, फिर इनवॉइस टोटल। यह स्टेप कभी भी हाथ से नहीं करना चाहिए। हाथ से कैलकुलेट किया गया टैक्स वहीं है जहाँ राउंडिंग की गड़बड़ियाँ घुस जाती हैं, और यही गड़बड़ियाँ बाद में reconciliation में पकड़ी जाती हैं।
स्टेप 4: वो फील्ड जो लोग भूल जाते हैं
Place of supply, अगर वह ग्राहक के पते से अलग हो। क्या सेल reverse charge के तहत है। शब्दों में रकम। एक हस्ताक्षर या यह स्टैंडर्ड नोट कि इनवॉइस कंप्यूटर-जनरेटेड है और इसे हस्ताक्षर की ज़रूरत नहीं।
अकेले-अकेले ये फॉर्मैलिटी जैसी लगती हैं। साथ में ये वह फर्क बनाती हैं जिससे आपके खरीदार का अकाउंटेंट इनवॉइस स्वीकार करता है या वापस भेज देता है।
स्टेप 5: इनवॉइस जारी करें, फिर उसे छेड़ें नहीं
एक बार इनवॉइस चला जाए, तो वह एक रिकॉर्ड डॉक्यूमेंट है। अगर कुछ बदलना हो, तो सही तरीका क्रेडिट नोट है, ओरिजिनल को एडिट करना नहीं।
यही वह सबसे आम आदत है जो बाद में मुसीबत खड़ी करती है: बिल खोलकर कोई नंबर बदल देना। इससे audit trail टूट जाता है, इससे स्टॉक और लेजर के आँकड़े बेमेल हो सकते हैं, और अगर ओरिजिनल पहले ही रिपोर्ट हो चुका था, तो सुधरा हुआ वर्ज़न अब फाइल किए गए से मेल नहीं खाता।
अच्छा सॉफ्टवेयर इस लिस्ट से क्या हटा देता है
स्टेप 3 और ज़्यादातर स्टेप 4 अपने आप होने चाहिए। आपकी जानकारी और इनवॉइस सीरीज़ सेटअप से आती है। टैक्स स्प्लिट दो दर्ज किए गए राज्यों से तय होता है। शब्दों में रकम अपने आप निकलती है। इंसान के लिए जो बचता है वह है ग्राहक और लाइन आइटम्स, जो असल में हर सेल में अलग होते हैं।
यही वह टेस्ट है जो किसी भी बिलिंग ऐप पर लगाना चाहिए: इनमें से कितने स्टेप अभी भी आपसे हाथ से करवाए जाते हैं?
B2B और B2C एक जैसे डॉक्यूमेंट नहीं हैं
किसी दूसरे रजिस्टर्ड बिज़नेस को बेचने पर उनका GSTIN इनवॉइस पर होना चाहिए, क्योंकि इसी से वे खरीद पर क्रेडिट क्लेम कर पाते हैं। कंज्यूमर को बेचने पर यह लागू नहीं होता।
इसका व्यावहारिक असर यह है कि हर ग्राहक से GST नंबर माँगना समय बर्बाद करता है, और कभी न माँगना आपके बिज़नेस ग्राहकों का क्रेडिट छीन लेता है। यह सवाल उस पॉइंट पर पूछा जाना चाहिए जहाँ आप ग्राहक को रिकॉर्ड करते हैं, एक बार, हर सेल पर नहीं।
Reverse charge, संक्षेप में
कुछ सप्लाई पर टैक्स चुकाने की ज़िम्मेदारी सप्लायर की बजाय पाने वाले की होती है। जहाँ यह लागू हो, इनवॉइस पर इसे साफ बताना ज़रूरी है, इसीलिए यह एक फील्ड है, कोई मान ली गई बात नहीं।
आपके बेचे जाने वाले किसी सामान पर यह लागू होता है या नहीं, यह सवाल आपके CA का है। यहाँ बस इतना मायने रखता है कि इनवॉइस इसे बता सके, और जहाँ इसे मार्क होना चाहिए वहाँ खाली छोड़ देना डॉक्यूमेंट की एक खामी है, फॉर्मैटिंग की पसंद नहीं।
तुरंत पकड़ी गई गलती बनाम बाद में मिली गलती
ये दोनों वाकई अलग स्थितियाँ हैं और यह जानना ज़रूरी है कि आप किसमें हैं।
अगर इनवॉइस आपके काउंटर से बाहर नहीं गया है और रिपोर्ट नहीं हुआ है, तो व्यावहारिक जवाब आमतौर पर उसे कैंसिल करके दोबारा जारी करना है, दोनों को रिकॉर्ड में रखते हुए। अगर वह ग्राहक तक जा चुका है, या अगर वह अवधि पहले ही फाइल हो चुकी है, तो सही तरीका ओरिजिनल के खिलाफ क्रेडिट नोट है।
दोनों ही स्थितियों में गलत जवाब है सेव किए हुए इनवॉइस को खोलकर नंबर बदल देना, जो इतना आम है कि इस पर नीचे अपना अलग आर्टिकल भी है।
Vanij इसे कैसे संभालता है
Vanij सेटअप से आपकी बिज़नेस डिटेल्स, इनवॉइस नंबर, टैक्स स्प्लिट, शब्दों में रकम और ज़रूरी घोषणाएँ भर देता है, जिससे हर सेल में सिर्फ ग्राहक और आइटम्स ही एंट्री बचती है। सुधार क्रेडिट नोट के ज़रिए होते हैं, एडिट के ज़रिए नहीं।
टैक्स-स्प्लिट के नियम के लिए CGST, SGST और IGST की जानकारी भी देखें, और तैयार डॉक्यूमेंट में क्या होता है इसके लिए GST invoice generator देखें।
