ज़्यादातर बिज़नेस मालिक जो बिलिंग ऐप पर जाना टालते हैं, वे ऐप से उलझन में नहीं हैं। वे नोटबुक को लेकर चिंतित हैं।
काउंटर पर रजिस्टर में सालों का रिकॉर्ड है कि किस पर क्या बकाया है और कब निपटा, और कोई सॉफ्टवेयर डेमो असली सवाल को नहीं छूता: इस सबका क्या होगा?
अपनी हिस्ट्री माइग्रेट मत करें। सच में।
पहला मन तो यही करता है कि पुराना सब भरकर शुरुआत करें, और यही पूरे प्रोजेक्ट को छोड़ने का सबसे भरोसेमंद तरीका है। तीन साल के पुराने बिल भरने में हफ्तों लगते हैं, ऐसे रिकॉर्ड बनते हैं जिन्हें कोई कभी नहीं देखेगा, और पहला असली फायदा आने से पहले ही सारा जोश खत्म हो जाता है।
इसकी बजाय एक तारीख चुनें। उस तारीख से आगे, सब कुछ ऐप में जाता है। उससे पहले की हर चीज़ ठीक वहीं रहती है जहाँ है, नोटबुक में, जो आपके फोन मिलने से गलत नहीं हो जाती।
ट्रांज़ैक्शन नहीं, बैलेंस साथ लाएँ
जो एक चीज़ आपको वाकई साथ लानी है वह है लोग अभी आपका कितना पैसा बकाया रखते हैं। यह कैसे बना, इसकी बजाय बस यह कि आज यह कितना है।
तो बकाया बैलेंस वाले हर ग्राहक के लिए, आप एक आँकड़ा दर्ज करते हैं: अपनी शुरुआत की तारीख पर मौजूद रकम। ज़्यादातर बिज़नेस के लिए यह हफ्तों की बजाय एक छोटी दोपहर का काम है, और यह आपको पहले दिन से एक पूरी, काम की उधार स्थिति देता है।
अगर किसी का टोटल विवादित है, तो इसे दर्ज करने से पहले सुलझा लेना बेहतर है, बजाय इसके कि किसी बहस को अपने नए रिकॉर्ड में इंपोर्ट कर लें।
नोटबुक रखें। इसे फेंकें नहीं।
यह साफ होनी चाहिए और अक्सर नहीं होती। पुराना रजिस्टर स्विच से पहले हुई हर चीज़ का आपका सबूत है, और यह आपका सबूत बना रहता है।
इसे काउंटर की बजाय कहीं सुरक्षित रखें। अगर कभी कोई पुराना बैलेंस सवाल में आए, तो आपने जो शुरुआती आँकड़ा दर्ज किया उसके पीछे की डिटेल उसी किताब में है, और कहीं नहीं।
पहला हफ्ता: सब कुछ बिल करें, पहले से कुछ मत भरें
अपने पहले बिल से पहले प्रोडक्ट कैटलॉग बनाने में एक हफ्ता मत लगाएँ। बिलिंग शुरू करें, और लिस्ट को असली सेल्स से खुद बनने दें।
दो हफ्ते बाद रोज़ बिकने वाली सभी चीज़ें उसमें आ चुकी होती हैं, हर एक काम के सामान्य क्रम में एक बार दर्ज हुई। जिन आइटम्स को आपने कभी दर्ज नहीं किया, वे वही निकलते हैं जो शायद ही बिकते हैं, जो बिल्कुल सही जवाब है।
यही बात ग्राहकों पर भी लागू होती है। जब वे उधार पर खरीदें तब उन्हें जोड़ें। असली ट्रांज़ैक्शन से बनी लिस्ट सटीक होती है; एक बैठक में याद से बनाई गई लिस्ट में नाम छूट जाते हैं और नाम तीन तरह से लिखे जाते हैं।
करीब एक हफ्ता धीमा होने की उम्मीद रखें
आप धीमे होंगे। जो कोई और कहे, वह कुछ बेच रहा है।
किसी भी नए प्रोसेस के पहले कुछ दिन उस चीज़ से धीमे होते हैं जो आपने दस हज़ार बार की है। असली सवाल यह है कि क्या दूसरे हफ्ते के आखिर तक यह तेज़ हो जाता है, और क्या इस बीच लाइन बिल्कुल भी हिली। शुरुआत के लिए कोई शांत समय चुनें, त्योहारी हफ्ता नहीं।
तय करें किसे और जानना ज़रूरी है
अगर कोई और भी बिल बनाता है, तो उन्हें शुरुआत से इसमें शामिल होना चाहिए, बाद में नहीं बताया जाना चाहिए।
जहाँ मालिक ऐप पर बिल करता है और हेल्पर कागज़ पर, वहाँ दो अधूरे रिकॉर्ड और हर शाम एक reconciliation की समस्या है। अगर सबको साथ शुरू करने में एक दिन ज़्यादा लगे, तो वह दिन लीजिए।
कुछ चीज़ें जान-बूझकर कागज़ पर रहती हैं
हर चीज़ को शिफ्ट करने की ज़रूरत नहीं। सप्लायर के नोट, खुद के लिए रिमाइंडर, दोबारा मँगाने की चलती हुई लिस्ट: ये कागज़ पर ठीक हैं, और इन्हें ज़बरदस्ती ऐप में डालना ही लोगों को यह सोचने पर मजबूर करता है कि ऐप बोझिल है।
ऐप में वह चीज़ जानी चाहिए जिसे आपको सर्च करने, जोड़ने, या साबित करने की ज़रूरत हो: सेल्स, उधार, पेमेंट, स्टॉक। बाकी आपका अपना काम है।
आपको कैसे पता चलेगा कि यह काम कर गया
टेस्ट यह नहीं है कि आपको ऐप पसंद है या नहीं। यह है कि क्या आपने बिना फैसला किए नोटबुक की तरफ हाथ बढ़ाना बंद कर दिया।
आमतौर पर यह तब होता है जब कोई ग्राहक पहली बार बैलेंस पर सवाल उठाए और आप पन्ने पलटने की बजाय दस सेकंड में एक आइटम-वार स्टेटमेंट से जवाब दें। यही वह पल है जब स्विच असली बनता है, और आमतौर पर यह पहले महीने के अंदर आता है।
बैकअप पर एक नोट, क्योंकि कागज़ का कोई नहीं था
नोटबुक का बैकअप नहीं लिया जा सकता, जिसके बारे में लोग शायद ही तब तक सोचते हैं जब तक एक गीली न हो जाए या खो न जाए। फोन का बैकअप लिया जा सकता है, और यह किसी फीचर लिस्ट आइटम से ज़्यादा एक असली सुधार है।
पहले हफ्ते में ही बैकअप सेट कर लें, जब तक आप अभी भी ध्यान दे रहे हैं, और एक बार चेक करें कि आप असल में इससे रीस्टोर कर सकते हैं। जिस बैकअप को कभी टेस्ट नहीं किया गया, वह एक विश्वास है, बैकअप नहीं।
Vanij यहाँ कैसे फिट बैठता है
Vanij में आप हर ग्राहक के लिए एक ओपनिंग बैलेंस रिकॉर्ड कर सकते हैं ताकि कैरी-ओवर हर एक के लिए एक आँकड़ा हो, पहले प्रोडक्ट बनाए बिना एक बार का आइटम बिल कर सकते हैं, और ग्राहकों को जैसे-जैसे वे आएँ जोड़ सकते हैं। बिलिंग बिना किसी कनेक्शन के काम करती है, तो काउंटर कभी सिग्नल के इंतज़ार में नहीं रहता, और आपका डेटा हमारे सर्वर की बजाय आपके अपने फोन पर रहता है।
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