ਨਿਯਮਿਤ customers ਨੂੰ udhaar (ਉਧਾਰ) ਦੇਣਾ ਭਾਰਤੀ retail ਵਿੱਚ ਬਿਲਕੁਲ ਆਮ ਗੱਲ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ ਤੁਸੀਂ kirana store ਚਲਾਓ, hardware shop ਜਾਂ auto parts counter। ਸਮੱਸਿਆ ਬਹੁਤ ਘੱਟ ਹੀ udhaar ਵਿੱਚ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਸਮੱਸਿਆ ਇਸਨੂੰ track ਕਰਨ ਦੇ ਤਰੀਕੇ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇੱਥੇ ਪੰਜ ਗਲਤੀਆਂ ਹਨ ਜੋ ਹਰ ਮਹੀਨੇ ਚੁੱਪਚਾਪ ਦੁਕਾਨਦਾਰਾਂ ਦਾ ਅਸਲੀ ਪੈਸਾ ਖਾ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਤੇ ਹਰ ਇੱਕ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਠੀਕ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਗਲਤੀ 1: ਸਿਰਫ਼ ਦਿਮਾਗ ਵਿੱਚ ਜਾਂ paper notebook ਵਿੱਚ ਰੱਖਣਾ
Paper khata ਓਦੋਂ ਤੱਕ ਚੱਲਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਨਹੀਂ ਚੱਲਦਾ: ਇੱਕ page ਪਾਟ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਸਿਆਹੀ ਫਿੱਕੀ ਪੈ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਜਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਬੱਸ ਯਾਦ ਨਹੀਂ ਰਹਿੰਦਾ ਕਿ customer ਨੇ ਪਿਛਲੇ ਮੰਗਲਵਾਰ ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤਾ ਸੀ ਜਾਂ ਉਸ ਤੋਂ ਪਿਛਲੇ ਮੰਗਲਵਾਰ। ਹਰ entry ਜੋ ਸਿਰਫ਼ ਯਾਦਾਸ਼ਤ ਜਾਂ physical notebook ਵਿੱਚ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ, ਉਹ ਸਾਲਾਂ ਤੋਂ ਜਾਣੇ-ਪਛਾਣੇ customer ਨਾਲ ਝਗੜਾ ਬਣਨ ਤੋਂ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਹਾਦਸੇ ਦੀ ਦੂਰੀ ਤੇ ਹੈ। ਇੱਕ digital ledger ਜੋ ਹਰ credit ਵਿਕਰੀ ਤੇ ਹਰ payment ਨੂੰ timestamp ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਲਾਉਣ ਦੀ ਲੋੜ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਖ਼ਤਮ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਵੀ ਤੇ customer ਲਈ ਵੀ।
ਗਲਤੀ 2: Udhaar ਨੂੰ ਅਸਲੀ bill ਨਾਲ ਨਾ ਜੋੜਨਾ
ਕੁਝ ਦੁਕਾਨਦਾਰ "customer ਤੇ 2000 ਰੁਪਏ ਬਾਕੀ ਹਨ" ਨੂੰ ਇੱਕ ਇਕੱਲੀ ਚੱਲਦੀ ਗਿਣਤੀ ਵਜੋਂ track ਕਰਦੇ ਹਨ, ਬਿਨਾਂ ਇਹ ਜੋੜੇ ਕਿ ਕਿਹੜੇ-ਕਿਹੜੇ bills ਮਿਲਾ ਕੇ ਇਹ ਰਕਮ ਬਣੀ ਹੈ। ਇਸ ਨਾਲ disputes ਸੁਲਝਾਉਣੇ ਔਖੇ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ (ਕਿਹੜਾ bill ਸੀ?), ਤੇ aging report ਚਲਾਉਣੀ ਲਗਭਗ ਨਾਮੁਮਕਿਨ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਯਾਨੀ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਪਤਾ ਨਹੀਂ ਲੱਗਦਾ ਕਿ ਕਿਹੜਾ balance ਤਾਜ਼ਾ ਹੈ ਤੇ ਕਿਹੜਾ ਮਹੀਨਿਆਂ ਤੋਂ ਬਕਾਇਆ ਹੈ। ਹਰ credit bill ਉਸ ਖਾਸ customer ਦੇ ledger ਤੇ ਆਪਣੇ-ਆਪ post ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਜੋ ਚੱਲਦਾ balance ਤੇ ਅਸਲੀ bills ਹਮੇਸ਼ਾ ਇੱਕ-ਦੂਜੇ ਨਾਲ ਮਿਲਦੇ ਰਹਿਣ।
ਗਲਤੀ 3: ਰਕਮ ਵੱਡੀ ਹੋਣ ਤੱਕ ਕੋਈ reminder ਨਾ ਭੇਜਣਾ
customer ਤੇ ਵੱਡੀ ਰਕਮ ਬਾਕੀ ਹੋਣ ਤੱਕ ਕੁਝ ਨਾ ਕਹਿਣਾ ਦੋਹਾਂ ਪਾਸਿਆਂ ਲਈ ਗੱਲਬਾਤ ਨੂੰ ਅਜੀਬ ਬਣਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਤੇ ਇਸ ਦੌਰਾਨ ਤੁਹਾਡਾ ਆਪਣਾ cash flow ਵੀ ਲੇਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। balance due ਹੁੰਦੇ ਹੀ ਭੇਜਿਆ ਇੱਕ ਨਿਮਰ, ਜਲਦੀ ਵਾਲਾ reminder (ਇੱਕ WhatsApp message ਜਾਂ ਸਾਦਾ SMS), ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਵੱਡੀ ਮੰਗ ਕਰਨ ਨਾਲੋਂ ਕਿਤੇ ਜ਼ਿਆਦਾ ਅਸਰਦਾਰ ਤੇ ਘੱਟ ਟਕਰਾਅ ਵਾਲਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਸ਼ਬਦਾਂ ਨਾਲੋਂ ਆਦਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਮਾਇਨੇ ਰੱਖਦੀ ਹੈ।
ਗਲਤੀ 4: Returns ਤੇ corrections ਨੂੰ ਪੁਰਾਣੇ bill ਨੂੰ ਹੀ edit ਕਰਕੇ record ਕਰਨਾ
ਜੇ ਕੋਈ customer ਸਮਾਨ ਵਾਪਸ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਵਿਕਰੀ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਿੱਧਾ save ਕੀਤੇ ਅਸਲੀ bill ਨੂੰ edit ਕਰਨਾ ਜਲਦੀ ਵਾਲਾ ਹੱਲ ਲੱਗ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਇਸ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੀ ਆਪਣੀ audit trail ਟੁੱਟ ਜਾਂਦੀ ਹੈ: bill ਹੁਣ ਇਹ ਨਹੀਂ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਕਿ ਉਸ ਤਾਰੀਖ਼ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਹੋਇਆ ਸੀ, ਤੇ ਤੁਹਾਡਾ stock ਤੇ GST records ਅਸਲੀਅਤ ਤੋਂ ਦੂਰ ਹੋਣ ਲੱਗਦੇ ਹਨ। ਕਾਨੂੰਨੀ ਤੌਰ ਤੇ ਸਹੀ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਇੱਕ Credit Note, ਜੋ ਅਸਲੀ bill ਦਾ ਹਵਾਲਾ ਦਿੰਦੀ ਹੈ, stock ਵਾਪਸ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਤੇ customer ਦਾ udhaar balance ਠੀਕ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਜਦਕਿ ਅਸਲੀ bill ਓਵੇਂ ਹੀ, ਬਿਨਾਂ ਛੇੜਛਾੜ ਦੇ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।
ਗਲਤੀ 5: ਕੁੱਲ ਰਕਮ ਬਾਰੇ customer dispute ਕਰੇ ਤਾਂ ਇੱਕ ਸਾਫ਼, ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਯੋਗ statement ਨਾ ਹੋਣਾ
ਜਦੋਂ ਕੋਈ customer ਸੱਚਮੁੱਚ ਅਸਹਿਮਤ ਹੋਵੇ ਕਿ ਉਸ ਤੇ ਕਿੰਨਾ ਬਾਕੀ ਹੈ, ਤਾਂ "ਮੇਰੇ ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰੋ, ਮੇਰੀ notebook ਵਿੱਚ ਇਹੀ ਲਿਖਿਆ ਹੈ" ਬਹੁਤ ਘੱਟ ਹੀ ਇਸ ਨੂੰ ਸੁਲਝਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਤਾਰੀਖਾਂ, ਰਕਮਾਂ, balances ਸਮੇਤ ਹਰ unpaid ਜਾਂ ਅੱਧਾ-ਅਧੂਰਾ ਭਰਿਆ bill ਨੂੰ ਸੂਚੀਬੱਧ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਇੱਕ ਸਾਫ਼, ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਯੋਗ Statement of Account, ਸਕਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਬਹਿਸ ਖ਼ਤਮ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਦੋਵੇਂ ਧਿਰਾਂ ਇੱਕੋ document ਦੇਖ ਰਹੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ।
Vanij ਇਸਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਸੰਭਾਲਦਾ ਹੈ
Vanij ਵਿੱਚ ਹਰ credit bill ਉਸ customer ਦੇ ledger ਤੇ ਆਪਣੇ-ਆਪ post ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਜੋ ਚੱਲਦਾ balance ਤੇ ਅਸਲੀ bills ਕਦੇ ਵੀ ਇੱਕ-ਦੂਜੇ ਨਾਲ ਨਾ ਮਿਲਣ ਵਾਲੀ ਗੱਲ ਨਾ ਹੋਵੇ। Returns ਸਹੀ Credit Note ਰਾਹੀਂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, save ਕੀਤੇ bill ਨੂੰ edit ਕਰਕੇ ਨਹੀਂ। Reminders ਇੱਕ tap ਵਿੱਚ WhatsApp ਜਾਂ SMS ਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਤੇ ਪੂਰਾ Statement of Account PDF ਇੱਕ tap ਦੀ ਦੂਰੀ ਤੇ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਵੀ ਕਿਸੇ customer ਨੂੰ ਪੂਰੀ ਤਸਵੀਰ ਚਾਹੀਦੀ ਹੋਵੇ। ਇਹ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ offline ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਤੁਹਾਡੀ udhaar khata ਨੂੰ counter ਤੇ internet ਦੀ ਕਦੇ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ। ਹੋਰ ਪੜ੍ਹਨ ਲਈ ਸਾਡਾ Features ਤੇ Billing FAQ ਦੇਖੋ।