একজন গ্রাহক গত সপ্তাহের বিল থেকে দুটি জিনিস ফেরত দেন। স্পষ্ট পদক্ষেপ হলো সেই বিল খুলে পরিমাণ পরিবর্তন করা। দশ সেকেন্ড লাগে এবং মোট সঠিক আসে।
এটি ভুল পদক্ষেপও, এবং এটি একসাথে তিনটি জিনিস ভেঙে দেয়।
ক্রেডিট নোট আসলে কী
ক্রেডিট নোট একটি পৃথক ডকুমেন্ট যা ইতিমধ্যে ইনভয়েস করা বিক্রয়ের মূল্য কমায়। এটি মূল ইনভয়েসকে উল্লেখ করে, কী কমানো হচ্ছে এবং কেন তা বলে, এবং নিজে একটি পৃথক রেকর্ড হিসেবে দাঁড়িয়ে থাকে।
মূল ধারণা হলো কিছুই মুছে ফেলা হয় না। মূল বিক্রয় ঘটেছিল এবং রেকর্ডে থাকে; ক্রেডিট নোট সংশোধনটি দ্বিতীয়, পরবর্তী ঘটনা হিসেবে নথিভুক্ত করে।
প্রথম ভাঙন: audit trail
সম্পাদিত বিল কিছু পরিবর্তিত হয়েছে তার কোনো প্রমাণ রাখে না। ছয় মাস পরে, কেউই, এমনকি আপনিও, বলতে পারবেন না সেই ইনভয়েস সবসময় তিনটি জিনিসের ছিল নাকি প্রথমে পাঁচটির ছিল।
এটি যেকোনো বিরোধে গুরুত্বপূর্ণ, এবং সম্পাদনাকারী যদি আপনি না হন তবে আরও বেশি। কর্মীরা সম্পন্ন বিক্রয় নিঃশব্দে পুনরায় লিখতে পারলে, বিক্রয়ের কোনো নির্ভরযোগ্য রেকর্ড থাকে না।
দ্বিতীয় ভাঙন: যা ইতিমধ্যে রিপোর্ট করা হয়েছে
মূল ইনভয়েস ইতিমধ্যে একটি রিটার্নে রিপোর্ট করা হয়ে থাকলে, এটি সম্পাদনা করা এমন একটি ডকুমেন্ট তৈরি করে যা এখন ফাইল করা সংস্করণের সাথে মেলে না। এই অমিল reconciliation-এ প্রকাশ পায়, আপনার দিক থেকে বা আপনার ক্রেতার দিক থেকে, এবং ততক্ষণে context হারিয়ে যায়।
ক্রেডিট নোটের এই প্রক্রিয়ায় একটি নির্দিষ্ট স্থান আছে। সম্পাদিত ইনভয়েসের নেই।
তৃতীয় ভাঙন: বিলের পরে আসা সবকিছু
একটি বিক্রয় খুব কমই শুধু একটি সংখ্যা। এটি স্টক সরিয়েছে, গ্রাহকের ক্রেডিট লেজারে পোস্ট হয়ে থাকতে পারে, এবং সেই সময়কালের জন্য আপনার লাভের পরিসংখ্যানে অবদান রেখেছে।
বিল সরাসরি পরিবর্তন করলে এই পরিণতিগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুসরণ করা প্রয়োজন নেই। স্টক এক কথা বলে এবং ইনভয়েস অন্য কথা, এবং কেউ গণনা না করা পর্যন্ত এই অসঙ্গতি আবিষ্কৃত হয় না।
কখন আপনার প্রয়োজন
সাধারণ ক্ষেত্রগুলো হলো রিটার্ন, ইনভয়েস যাওয়ার পরে সম্মত কম মূল্য, কখনো ডেলিভারি না হওয়া বিল করা জিনিস, এবং জারি করার পরে পাওয়া ভুল। বিস্তৃতভাবে: ইতিমধ্যে নথিভুক্ত বিক্রয়ে গ্রাহক যা পাওনা তা কমায় এমন যেকোনো কিছু।
বৃদ্ধি একটি পৃথক ডকুমেন্ট, এটিকে প্রতিসম মনে করার পরিবর্তে আপনার CA-কে জিজ্ঞাসা করা মূল্যবান।
সফটওয়্যার কেন এটিকে সহজ পথ করে তুলবে
মানুষ বিল সম্পাদনা করে কারণ সম্পাদনা করা সহজ এবং ক্রেডিট নোট জারি করা কোথাও চাপা পড়ে আছে। সঠিক পথে ভুল পথের চেয়ে বেশি ট্যাপ লাগলে, ব্যস্ত কাউন্টারে ভুল পথ প্রতিবার জেতে।
যেকোনো উপযোগী বিলিং অ্যাপের সংরক্ষিত বিল থেকে ক্রেডিট নোটকে স্পষ্ট, সহজ পদক্ষেপ করা উচিত, এবং স্টক ও লেজারের পরিণতি নিজেই বহন করা উচিত।
ক্রেডিট নোটে কী থাকা উচিত
ক্রেডিট নোট নিজেই একটি ডকুমেন্ট, প্রান্তে লেখা নোট নয়। এতে নিজস্ব সিরিজ থেকে নিজস্ব নম্বর, তারিখ, মূল ইনভয়েসের স্পষ্ট উল্লেখ, কী কমানো হচ্ছে, এবং সংশ্লিষ্ট ট্যাক্স সমন্বয় থাকে।
মূলের উল্লেখ সেই অংশ যা মানুষ বাদ দেয় এবং যা সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। যে ক্রেডিট নোট বলে না এটি কোন ইনভয়েস সংশোধন করে, তা এমন একটি ডকুমেন্ট যা কেউ মেলাতে পারে না, এমনকি আপনিও না।
যে অভ্যাস বেশিরভাগ ক্রেডিট নোট প্রতিরোধ করে
বেশিরভাগ ক্রেডিট নোট রিটার্নের কারণে হয় না। এগুলো এমন ইনভয়েসের কারণে হয় যা জারি করার সময়ই ভুল ছিল, এবং তাদের অধিকাংশ ডকুমেন্ট যাওয়ার দুই সেকেন্ড আগে ধরা যায়, কেউ তাকালে।
শেয়ার করার আগে সম্পন্ন ডকুমেন্ট প্রিভিউ করা বিলিং-এ উপলব্ধ সবচেয়ে সস্তা ভুল-প্রতিরোধ পদক্ষেপ। ভুল গ্রাহক, ভুল পরিমাণ, GSTIN অনুপস্থিত, একটি লাইন দুবার যোগ করা: এসবই সম্পন্ন ডকুমেন্টে স্পষ্ট দেখা যায় এবং এন্ট্রি স্ক্রিনে অদৃশ্য থাকে।
কর্মীরা বিল করার সময়
মালিক ছাড়া অন্য কেউ অ্যাপ ব্যবহার করলে, এ বিষয়ে ইচ্ছাকৃতভাবে চিন্তা করা মূল্যবান।
কর্মীরা সম্পন্ন বিল সম্পাদনা করতে পারলে, আপনার বিক্রয় রেকর্ড ততটাই নির্ভরযোগ্য যতটা অ্যাক্সেস থাকা সবচেয়ে অসাবধান ব্যক্তি, এবং পরে বলার কোনো উপায় নেই একটি সংশোধন সৎ ছিল নাকি লুকানো ভুল। তারা না পারলে, প্রতিটি সংশোধন তার নিজস্ব চিহ্ন রেখে যায়, যা আপনার মতোই তাদেরও রক্ষা করে।
এটি অবিশ্বাসের বিষয় নয়। এটি হলো যেখানে সংশোধন দৃশ্যমান, সেখানে প্রশ্নটাই শেষ হয়ে যায়, এবং কাউকে বিশ্বাস করতে হয় না বিলে আসলে কী লেখা ছিল।
এর কোনোটাই বিলে ভুল করতে ভয় পাওয়ার কারণ নয়। প্রতি সপ্তাহে প্রতিটি কাউন্টারে ভুল হয়। শুধু এটাই যে এটি ঠিক করার একটি সঠিক উপায় আছে, এতে ভুল উপায়ের মতোই সময় লাগে, এবং এটি আপনাকে এক বছর পরেও অর্থপূর্ণ রেকর্ড দিয়ে যায়।
Vanij এটি কীভাবে পরিচালনা করে
Vanij-এ সংরক্ষিত বিল সম্পাদনা করা হয় না। সংশোধন মূলের বিরুদ্ধে জারি করা ক্রেডিট নোটের মাধ্যমে হয়, এবং reversal স্টক এবং গ্রাহকের লেজার পর্যন্ত স্বয়ংক্রিয়ভাবে পৌঁছায়, হাতে সমন্বয়ের জন্য না রেখে।
উধার খাতার পাঁচটি ভুল এবং GST ইনভয়েস কীভাবে তৈরি করবেন দেখুন।
