હાર્ડવેર અને બાંધકામ સામગ્રીની દુકાન માટે બિલિંગ

હાર્ડવેરની દુકાન છૂટક અને જથ્થાબંધ વચ્ચે બેસે છે. કેટલાક ગ્રાહકો એક વસ્તુ રોકડમાં ખરીદે છે; કેટલાક કોન્ટ્રાક્ટરો આખા પ્રોજેક્ટમાં એક ખાતું ચલાવે છે.

આ જ મિશ્રણ બિલિંગની જરૂરિયાતોને અલગ બનાવે છે.

યુનિટ્સ પછીનો વિચાર નથી

હાર્ડવેરની દુકાનમાં બહુ ઓછી વસ્તુઓ સીધી નંગમાં વેચાય છે. સિમેન્ટ થેલીમાં, વાયર મીટરમાં, રેતી વજન કે કદમાં, પાઇપ લંબાઈમાં, રંગ લિટરમાં. કેટલીક વસ્તુઓ એક યુનિટમાં ખરીદાય છે અને બીજામાં વેચાય છે.

જે બિલિંગ એપ દરેક વસ્તુને ગણી શકાય તેવો નંગ માને છે, તે દુકાનદારને કાઉન્ટર પર જ માનસિક રીતે રૂપાંતર કરવા મજબૂર કરે છે, અને અહીંથી જ ભૂલો અને વિવાદો શરૂ થાય છે. યુનિટ્સ પ્રોડક્ટ રેકોર્ડ પર હોવા જોઈએ, અને રૂપાંતર સોફ્ટવેરમાં.

કોન્ટ્રાક્ટર ઉધાર ગ્રાહક ઉધારથી અલગ પ્રાણી છે

કોન્ટ્રાક્ટરનો balance અઠવાડિયાઓમાં બને છે, અલગ-અલગ લોકો દ્વારા ઘણી નાની વસૂલાતોમાં, અને એક પ્રોજેક્ટ પ્રમાણે પતે છે, એક મુલાકાત પ્રમાણે નહીં. રકમ મોટી હોય છે અને બંને બાજુ શું લેવાયું હતું તેની યાદશક્તિ નબળી હોય છે.

અહીં જરૂરિયાત રિમાઇન્ડર ફીચરની નથી; તે છે એક statement of account જે balance બનાવતા દરેક બિલને યાદીમાં બતાવે. જ્યારે સેટલમેન્ટની ચર્ચા થાય, ત્યારે તે ડોક્યુમેન્ટ જ તે ચર્ચા હોય છે.

કોટેશન સેલ પહેલાં આવે છે

કોઈપણ મોટા ઓર્ડર માટે, ગ્રાહકને પહેલાં લેખિતમાં કિંમત જોઈએ છે. તેને હાથે લખેલી નોંધની જેમ સંભાળવાનો અર્થ છે કે ઓર્ડર કન્ફર્મ થાય ત્યારે આખી વસ્તુ ફરીથી ટાઇપ કરવી પડે છે, અને ફરીથી ટાઇપ કરતી વખતે જ કોઈ લાઇન છૂટી જાય છે.

ગ્રાહક સંમત થાય ત્યારે બિલમાં બદલી શકાય તેવું કોટેશન ફરીથી ટાઇપ કરવું અને જોખમ બંને દૂર કરે છે. આનાથી એ પણ સુનિશ્ચિત થાય છે કે કોટેડ કિંમત અને બિલની કિંમત ચૂપચાપ અલગ થઈ શકતી નથી.

સામાન ઘણી વાર ચુકવણી પહેલાં જાય છે

સામગ્રી સાઇટ પર ડિલિવર થાય છે, અને ઇન્વોઇસ પછી આવે છે. જે ડોક્યુમેન્ટ સામાન સાથે જાય છે તે delivery challan છે, જે ઇન્વોઇસથી અલગ વસ્તુ છે: તે જણાવે છે શું મોકલવામાં આવ્યું, કેટલું બાકી છે તે નહીં.

ઇન્વોઇસને ડિલિવરી નોટની જેમ, અથવા ડિલિવરી નોટને ઇન્વોઇસની જેમ વાપરવું એ એક સામાન્ય શોર્ટકટ છે જે બરાબર ત્યારે મૂંઝવણ ઊભી કરે છે જ્યારે કોઈ વિવાદ હોય અને સ્પષ્ટતા મહત્વની હોય.

આ વ્યવસાયમાં રિટર્ન સામાન્ય છે

સાઇટ પર વધુ ઓર્ડર કરવો સામાન્ય છે, અને ન વપરાયેલી સામગ્રી પાછી આવે છે. આ ઓરિજિનલ ઇન્વોઇસ સામે એક ક્રેડિટ નોટ છે, તેમાં એડિટ નહીં, અને આટલા વધુ ઉધાર બાકી ધરાવતા વ્યવસાયમાં આ ફરક સામાન્ય કરતાં વધુ મહત્વનો છે: ગ્રાહકનો balance રિટર્ન યોગ્ય રીતે બતાવવો જોઈએ નહીંતર આગલી સેટલમેન્ટ ચર્ચા ખોટા આંકડાથી શરૂ થાય છે.

તમારા ખરીદનારાઓ ઘણી વાર નોંધાયેલા વ્યવસાયો છે

ગ્રાહક-કેન્દ્રિત દુકાનથી ઊલટું, ઘણી હાર્ડવેર સેલ્સ બીજા વ્યવસાયોને થાય છે જે ઇન્વોઇસ પર તેમનો GSTIN ઇચ્છે છે જેથી તેઓ ખરીદી પર ક્રેડિટ ક્લેમ કરી શકે.

આનાથી યોગ્ય ટેક્સ ઇન્વોઇસ ફક્ત compliance ની નહીં પણ વ્યવસાયિક બાબત બને છે. જે કોન્ટ્રાક્ટર તમારા ઇન્વોઇસ પર ક્રેડિટ ક્લેમ કરી શકતો નથી, તેની પાસે ક્યાંક બીજે ખરીદવાનું કારણ બને છે.

ખરીદી સેલ્સ જેટલી જ મહત્વની છે

હાર્ડવેર સપ્લાયર સંબંધો અને જથ્થામાં ખરીદેલા સ્ટોક પર ચાલે છે. શું આવ્યું, કોની પાસેથી અને કઈ કિંમતે, આ રેકોર્ડ કરવું જ પછીથી કોઈપણ માર્જિન આંકડાને અર્થ આપે છે.

ખરીદી રેકોર્ડ્સ વગર, પ્રોફિટ રિપોર્ટ ચાર્ટ પહેરેલો અંદાજ છે.

એક જ વસ્તુ માટે બે કિંમતો અહીં સામાન્ય છે

હાર્ડવેરની દુકાન ઘણી વાર એક જ પ્રોડક્ટ અલગ-અલગ ખરીદનારાઓને અલગ રેટે વેચે છે: એક walk-in ગ્રાહક, એક નિયમિત કોન્ટ્રાક્ટર, અને એક bulk ઓર્ડર એકસરખી કિંમત નથી, અને વ્યવસાયમાં દરેકને આ ખબર છે.

મુશ્કેલી ત્યારે આવે છે જ્યારે આ લવચીકતા ફક્ત દુકાનદારના મગજમાં રહે છે. ગયા મહિને આપેલો રેટ ભુલાઈ જાય છે, કોન્ટ્રાક્ટર તેને અલગ રીતે યાદ રાખે છે, અને મતભેદ સેટલમેન્ટ ચર્ચાની વચ્ચે આવે છે.

દરેક બિલ પર રેટ રેકોર્ડ કરવો આ ઉકેલે છે, અને આ જ બીજું કારણ છે કે statement of account ચાલુ balance કરતાં વધુ મહત્વનું છે: તે તે રેટ બતાવે છે જે ખરેખર તે તારીખે વસૂલવામાં આવ્યો હતો.

સાઇટ ડિલિવરી કાગળિયાં વિભાજિત કરે છે

એક પ્રોજેક્ટની સામગ્રી ઘણી વાર અઠવાડિયાઓમાં ઘણી ડિલિવરીઓમાં જાય છે, અને સાઇટ પર તેને લેનાર વ્યક્તિ ભાગ્યે જ તેની ચુકવણી કરનાર હોય છે.

આ એક ખાસ રેકોર્ડ-કીપિંગ આકાર છે: ઘણા ડિલિવરી ડોક્યુમેન્ટ્સ, છેવટે એક સેટલમેન્ટ, અને બે અલગ વ્યક્તિઓ જેમને આ તપાસવાની જરૂર છે. ડિલિવરી રેકોર્ડ અને બિલિંગ રેકોર્ડને જોડાયેલા રાખવા એ જ છેલ્લી ચર્ચાને ટૂંકી બનાવે છે.

આ તમારું પણ રક્ષણ કરે છે. કોઈ કોન્ટ્રાક્ટર પૂછે છે કે શું દસ થેલી ડિલિવર થઈ હતી, તે એવા પ્રશ્નનો જવાબ માંગે છે જે તમારા પોતાના કાગળિયાંમાં પહેલેથી હોવો જોઈએ, કોઈની યાદશક્તિ પર આધાર રાખ્યા વગર.

આમાંથી કોઈ પણ માટે મોટી સિસ્ટમની જરૂર નથી. ફક્ત જરૂર છે કે વ્યવસાયના સામાન્ય ડોક્યુમેન્ટ્સ ખરા ડોક્યુમેન્ટ્સ તરીકે અસ્તિત્વમાં હોય, નોંધ તરીકે નહીં, અને એકવાર બન્યા પછી એકબીજા સાથે જોડાયેલા રહે.

Vanij અહીં કેવી રીતે બંધબેસે છે

Vanij પ્રોડક્ટ પર રૂપાંતર સાથે units of measure, બિલમાં બદલી શકાય તેવા કોટેશન્સ, પોતાના ડોક્યુમેન્ટ પ્રકાર તરીકે delivery challan, સપ્લાયર સામે purchase બિલ, અને ક્રેડિટ નોટ્સ જે સ્ટોક અને ગ્રાહકના લેજર સુધી પહોંચે છે, તેને સપોર્ટ કરે છે.

ક્રેડિટ નોટ કેમ મહત્વની છે અને retail billing software પણ જુઓ.