ક્રેડિટ નોટ્સ: તમે જૂનું બિલ ક્યારેય સીધું એડિટ કેમ કરતા નથી

એક ગ્રાહક ગયા અઠવાડિયાના બિલમાંથી બે વસ્તુઓ પાછી આપે છે. સરળ રસ્તો લાગે છે તે બિલ ખોલીને જથ્થો બદલવો. દસ સેકન્ડ લાગે છે અને ટોટલ બરાબર આવે છે.

આ ખોટો રસ્તો પણ છે, અને તે એકસાથે ત્રણ વસ્તુઓ તોડે છે.

ક્રેડિટ નોટ ખરેખર શું છે

ક્રેડિટ નોટ એક અલગ ડોક્યુમેન્ટ છે જે પહેલેથી ઇન્વોઇસ થયેલ સેલની કિંમત ઘટાડે છે. તે ઓરિજિનલ ઇન્વોઇસનો સંદર્ભ આપે છે, શું ઘટાડવામાં આવે છે અને શા માટે તે જણાવે છે, અને પોતે એક અલગ રેકોર્ડ તરીકે ઊભું રહે છે.

મુખ્ય વિચાર એ છે કે કંઈ ભૂંસાતું નથી. ઓરિજિનલ સેલ થઈ હતી અને રેકોર્ડ પર રહે છે; ક્રેડિટ નોટ સુધારાને એક બીજી, પછીની ઘટના તરીકે નોંધે છે.

પહેલી તૂટ: audit trail

એડિટ કરેલું બિલ કંઈ બદલાયું તેનો કોઈ પુરાવો છોડતું નથી. છ મહિના પછી, કોઈ પણ, તમે જાતે પણ નહીં, કહી શકતા નથી કે તે ઇન્વોઇસ હંમેશા ત્રણ વસ્તુઓનું હતું કે પહેલાં પાંચનું હતું.

આ કોઈપણ વિવાદમાં મહત્વનું છે, અને વધુ ત્યારે જ્યારે એડિટ કરનાર તમે જાતે ન હતા. જ્યાં સ્ટાફ ચૂપચાપ પૂરી થયેલી સેલ ફરીથી લખી શકે, ત્યાં સેલ્સનો કોઈ વિશ્વસનીય રેકોર્ડ જ નથી.

બીજી તૂટ: જે પહેલેથી રિપોર્ટ થયું છે

જો ઓરિજિનલ ઇન્વોઇસ પહેલેથી કોઈ રિટર્નમાં રિપોર્ટ થયું હોય, તો તેને એડિટ કરવાથી એવો ડોક્યુમેન્ટ બને છે જે હવે ફાઇલ કરેલા સાથે મેળ ખાતો નથી. આ મિસમેચ reconciliation પર સામે આવે છે, તમારી બાજુએ કે તમારા ખરીદનારની બાજુએ, અને ત્યાં સુધીમાં context ખોવાઈ ગયું હોય છે.

ક્રેડિટ નોટને આ પ્રક્રિયામાં એક નિશ્ચિત જગ્યા છે. એડિટ કરેલા ઇન્વોઇસને નથી.

ત્રીજી તૂટ: બિલ પછી આવતી દરેક વસ્તુ

એક સેલ ભાગ્યે જ ફક્ત એક આંકડો હોય છે. તેણે સ્ટોક હલાવ્યો, કદાચ ગ્રાહકના ક્રેડિટ લેજરમાં પોસ્ટ થઈ, અને તે સમયગાળાના તમારા પ્રોફિટ આંકડાઓમાં ફાળો આપ્યો.

બિલ સીધું બદલો તો આ પરિણામો આપોઆપ બદલાય જ એવું જરૂરી નથી. સ્ટોક કંઈક કહે છે અને ઇન્વોઇસ કંઈક બીજું, અને આ તફાવત કોઈ ગણતરી કરે નહીં ત્યાં સુધી પકડાતો નથી.

ક્યારે તમને જરૂર પડે છે

સામાન્ય કેસો છે રિટર્ન, ઇન્વોઇસ ગયા પછી નક્કી થયેલી ઓછી કિંમત, બિલ કરેલી વસ્તુઓ જે ક્યારેય ડિલિવર ન થઈ, અને જારી કર્યા પછી મળેલી ભૂલો. સામાન્ય રીતે: એવી કોઈપણ વસ્તુ જે પહેલેથી ડોક્યુમેન્ટ થયેલી સેલ પર ગ્રાહકનું દેવું ઘટાડે.

વધારો એ એક અલગ ડોક્યુમેન્ટ છે, અને તેને symmetric માની લેવાને બદલે તમારા CA ને પૂછવું સારું.

સોફ્ટવેરે આ સરળ રસ્તો કેમ બનાવવો જોઈએ

લોકો બિલ એડિટ કરે છે કારણ કે એડિટ કરવું સરળ છે અને ક્રેડિટ નોટ જારી કરવી ક્યાંક દટાયેલી છે. જો સાચા રસ્તામાં ખોટા રસ્તા કરતાં વધુ ટેપ લાગે, તો વ્યસ્ત કાઉન્ટર પર ખોટો રસ્તો દર વખતે જીતે છે.

કોઈપણ ઉપયોગી બિલિંગ એપે સેવ કરેલા બિલમાંથી ક્રેડિટ નોટને સ્પષ્ટ, સરળ પગલું બનાવવું જોઈએ, અને સ્ટોક અને લેજરના પરિણામો જાતે સંભાળવા જોઈએ.

ક્રેડિટ નોટમાં શું હોવું જોઈએ

ક્રેડિટ નોટ પોતે એક ડોક્યુમેન્ટ છે, હાંસિયામાં લખેલી નોંધ નથી. તેની પોતાની સીરિઝનો પોતાનો નંબર, તારીખ, ઓરિજિનલ ઇન્વોઇસનો સ્પષ્ટ સંદર્ભ, શું ઘટાડવામાં આવે છે, અને તેની સાથે સંકળાયેલ ટેક્સ ગોઠવણ હોય છે.

ઓરિજિનલનો સંદર્ભ તે ભાગ છે જે લોકો છોડી દે છે અને જે સૌથી વધુ મહત્વનો છે. જે ક્રેડિટ નોટ કહેતી નથી કે તે કયું ઇન્વોઇસ સુધારે છે, તે એવો ડોક્યુમેન્ટ છે જેને કોઈ મેળવી શકતું નથી, તમે પણ નહીં.

તે આદત જે મોટા ભાગની ક્રેડિટ નોટ્સ રોકે છે

મોટા ભાગની ક્રેડિટ નોટ્સ રિટર્નને કારણે બનતી નથી. તે એવા ઇન્વોઇસને કારણે બને છે જે જારી થતી વખતે જ ખોટા હતા, અને તેમાંથી મોટા ભાગની ડોક્યુમેન્ટ જવાના બે સેકન્ડ પહેલાં પકડી શકાય છે, જો કોઈ જુએ તો.

શેર કરતાં પહેલાં તૈયાર ડોક્યુમેન્ટનું પ્રીવ્યુ લેવું બિલિંગમાં ઉપલબ્ધ સૌથી સસ્તું ભૂલ-નિવારક પગલું છે. ખોટો ગ્રાહક, ખોટો જથ્થો, GSTIN ગુમ, એક લાઇન બે વાર ઉમેરાયેલી: આ બધું તૈયાર ડોક્યુમેન્ટ પર સ્પષ્ટ દેખાય છે અને એન્ટ્રી સ્ક્રીન પર અદ્રશ્ય રહે છે.

જ્યારે સ્ટાફ બિલ બનાવે છે

જો માલિક સિવાય કોઈ બીજું એપ વાપરે છે, તો આ વિશે ઇરાદાપૂર્વક વિચારવું જરૂરી છે.

જો સ્ટાફ પૂરા થયેલા બિલ એડિટ કરી શકે, તો તમારો સેલ્સ રેકોર્ડ એટલો જ વિશ્વસનીય છે જેટલી ઍક્સેસ ધરાવતી સૌથી બેદરકાર વ્યક્તિ, અને પછીથી એ કહેવાનો કોઈ રસ્તો નથી કે કોઈ સુધારો પ્રામાણિક હતો કે છુપાવેલી ભૂલ. જો તેઓ ન કરી શકે, તો દરેક સુધારો પોતાનું નિશાન છોડે છે, જે તેમનું પણ એટલું જ રક્ષણ કરે છે જેટલું તમારું.

આ અવિશ્વાસની વાત નથી. આ છે કે જ્યાં સુધારા દેખાય છે, ત્યાં પ્રશ્ન જ ખતમ થાય છે, અને કોઈએ એ માનવું નથી પડતું કે બિલમાં મૂળમાં શું લખ્યું હતું.

આમાંથી કંઈ પણ બિલમાં ભૂલ કરવાથી ડરવાનું કારણ નથી. દર અઠવાડિયે દરેક કાઉન્ટર પર ભૂલો થાય છે. ફક્ત એટલું જ કે તેને સુધારવાનો એક સાચો રસ્તો છે, તેમાં ખોટા રસ્તા જેટલો જ સમય લાગે છે, અને તેનાથી તમારી પાસે એવા રેકોર્ડ્સ રહે છે જે એક વર્ષ પછી પણ અર્થપૂર્ણ હોય.

Vanij આ કેવી રીતે સંભાળે છે

Vanij માં સેવ કરેલા બિલ એડિટ થતા નથી. સુધારા ઓરિજિનલ સામે જારી કરેલી ક્રેડિટ નોટ દ્વારા થાય છે, અને reversal સ્ટોક અને ગ્રાહકના લેજર સુધી આપોઆપ પહોંચે છે, હાથે adjust કરવા માટે છોડ્યા વગર.

ઉધાર ખાતાની પાંચ ભૂલો પણ જુઓ, જ્યાં બિલ એડિટ કરવું તે પાંચમાંથી એક છે, અને GST ઇન્વોઇસ કેવી રીતે બનાવવો.