કોઈ CA ને પૂછો તેમને શું જોઈએ છે અને જવાબ સામાન્ય રીતે હોય છે "તમારો ડેટા", જે સાચું છે અને જો તમને પહેલેથી આનો અર્થ ખબર ન હોય તો સંપૂર્ણપણે નકામું છે.
અહીં વ્યવહારુ આવૃત્તિ છે, અને વધુ ઉપયોગી, આ ખોટું થાય ત્યારે કામ શું ધીમું કરે છે.
સેલ્સ, સંપૂર્ણપણે
તે સમયગાળાની દરેક સેલ, ઇન્વોઇસ નંબર, તારીખ, ગ્રાહક, taxable value અને ટેક્સ સાથે. અહીં કામ કરતો શબ્દ છે દરેક.
એક CA લગભગ કોઈપણ ફોર્મેટ સાથે કામ કરી શકે છે. જેની સાથે તેઓ કામ કરી શકતા નથી તે છે એવો સેટ જેમાં કેટલીક સેલ્સ ગુમ છે, કારણ કે અંદરથી એ જાણવાનો કોઈ રસ્તો નથી કે આ અધૂરું છે. આ ત્યાં સુધી ઠીક લાગે છે જ્યાં સુધી બીજી કોઈ વસ્તુ સાથે reconcile ન થાય, અને ત્યાં સુધીમાં તે સમયગાળો બંધ થઈ ગયો હોય છે.
ખરીદી, જેને લોકો ભૂલી જાય છે
સેલ્સ મોકલવામાં આવે છે; ખરીદી છેલ્લા દિવસે યાદ આવે છે. પણ તમારા ખરીદી રેકોર્ડ્સ જ input credit નક્કી કરે છે, અને એક ગુમ ખરીદી ઇન્વોઇસ એટલે એવા પૈસા જેના પર તમે ટેક્સ ચૂકવ્યો અને પાછો ક્લેમ ન કર્યો.
આ તે સૌથી સામાન્ય રીત છે જેનાથી નાના વ્યવસાયો ફાઇલિંગ સમયે ચૂપચાપ પૈસા ગુમાવે છે, અને ખરીદી આવે ત્યારે જ રેકોર્ડ કરીને, મહિનામાં શોધવાને બદલે, આ સંપૂર્ણપણે ટાળી શકાય છે.
ક્રેડિટ નોટ્સ, પોતાની અલગ યાદી તરીકે
રિટર્ન્સ અને સુધારાઓ અલગ ડોક્યુમેન્ટ્સ છે અને તેમને અલગ ડોક્યુમેન્ટ્સ તરીકે સોંપવા જોઈએ, તેઓ કયું ઇન્વોઇસ સુધારે છે તેનો સંદર્ભ આપતા.
જો તેના બદલે ઓરિજિનલ બિલ એડિટ કરીને રિટર્ન હેન્ડલ કરવામાં આવ્યું, તો સોંપવા માટે કંઈ બાકી રહેતું નથી, અને સેલ્સનો આંકડો ચૂપચાપ તેની સાથે અસંમત થાય છે જે ખરેખર વસૂલવામાં આવ્યું. આ પોતાનો અલગ લેખ છે, અને આ તે આદત છે જેની CA સૌથી વધુ ફરિયાદ કરે છે.
ઇન્વોઇસ સીરિઝ એ પહેલી વસ્તુ છે જે તેઓ તપાસે છે
નંબર્સ કંઈ છોડ્યા વગર ક્રમમાં ચાલવા જોઈએ. એક અંતર તરત પ્રશ્ન ઊભો કરે છે: ત્યાં કોઈ ઇન્વોઇસ હતું, અને તે ક્યાં છે?
સામાન્ય રીતે જવાબ નિર્દોષ હોય છે, એક રદ કરેલું બિલ અથવા શરૂઆતમાં એક ટેસ્ટ એન્ટ્રી. પણ દરેક અંતર એક ચર્ચાની કિંમત લે છે, અને જો તમે એક જ નંબર સીરિઝ શેર કરતા બે કાઉન્ટર પરથી બિલ કરો છો, તો તમારી પાસે અંતરો સાથે overlaps પણ હશે, જે ઘણી લાંબી ચર્ચા છે.
B2B ઇન્વોઇસ પર GSTIN
વ્યવસાયિક ગ્રાહકનો GSTIN તે જારી થાય તે સમયે ઇન્વોઇસ પર હોવો જોઈએ. પછીથી ઉમેરવું, જ્યારે તેમનો એકાઉન્ટન્ટ પૂછે, એટલે પહેલેથી રિપોર્ટ થયેલા ડોક્યુમેન્ટને amend કરવો.
જે આદત પાડવી જોઈએ તે છે એકવાર જ પૂછવું, જ્યારે તમે પહેલી વાર તે ગ્રાહકને રેકોર્ડ કરો છો, દરેક સેલ પર કે ક્યારેય નહીં તેમ નહીં.
ખરેખર તેમનું કામ શું ધીમું કરે છે
આ ભાગ્યે જ પ્રમાણ હોય છે. એક CA ઘણા બધા transactions ઝડપથી પ્રોસેસ કરી શકે છે જો સેટ સુસંગત હોય.
જે વસ્તુઓ ધીમી કરે છે: numbering માં અંતર, જારી થયા પછી એડિટ કરેલા ઇન્વોઇસ, ગુમ GSTINs, એક અઠવાડિયામાં ત્રણ batches માં આવતી ખરીદી, અને એવા આંકડા જે તમે કહેલા વેચાણ સાથે અને ડોક્યુમેન્ટ્સમાં બતાવેલા સાથે મેળ ખાતા નથી. દરેક એક પ્રશ્ન છે, અને દરેક પ્રશ્ન એક message thread છે.
એકસાથે મોકલો, છેલ્લા દિવસે નહીં
Filing ને deadlines હોય છે અને તમારા CA પાસે એ જ deadlines ધરાવતા બીજા clients હોય છે. જે material ટુકડાઓમાં, મોડું આવે છે, તે દરેકના ટુકડાઓમાં, મોડા આવતા material સાથે સ્પર્ધા કરે છે.
જે deadline તમારા વ્યવસાયને લાગુ પડે છે તે તમારા નોંધણી પ્રકાર અને ટર્નઓવર પર આધારિત છે, અને તે revise થતી રહે છે, એટલે આ ધારી લેવાને બદલે તમારા CA પાસેથી confirm કરવું સારું. જે હંમેશા સાચું છે તે એ છે કે વહેલું કરવું ધ્યાનમાં સસ્તું છે, અને ક્યારેક ફીસમાં પણ.
તેમને જોઈતું ફોર્મેટ પૂછો
કેટલાક CA ને spreadsheet જોઈએ, કેટલાકને એક ચોક્કસ export જોઈએ, કેટલાક PDF થી ખુશ છે. એકવાર પૂછીને પછી દર મહિને એ જ વસ્તુ મોકલવી એક વારંવાર થતી વાટાઘાટ દૂર કરે છે.
આનો અર્થ એ પણ છે કે માસિક સોંપણી એક નિર્ણય ન રહેતાં બે મિનિટનું કામ બને છે, અને જે કામો નિર્ણય હોય છે તે જ ટળે છે.
તમે જે મોકલ્યું તેની પોતાની નકલ રાખો
તમારા CA ને જે પણ જાય છે, તે જ તમે પોતે પણ રાખો. આ માટે નહીં કે તમને તેમના પર વિશ્વાસ નથી, પણ આ માટે કે છ મહિના પછી "ઓગસ્ટમાં આપણે શું ફાઇલ કર્યું હતું" પ્રશ્નનો જવાબ કોઈ બીજાના ઇનબોક્સ પર આધારિત ન હોવો જોઈએ.
આ સૌથી વધુ ત્યારે મહત્વનું છે જ્યારે તમે ક્યારેય એકાઉન્ટન્ટ બદલો, જે લોકોની યોજના કરતાં વધુ વાર થાય છે. જે વ્યવસાય પોતાના રેકોર્ડ્સ રાખે છે તે એક અઠવાડિયામાં CA બદલે છે. જે નથી રાખતો તે બીજાની ફાઇલોમાંથી પોતાનો જ ઇતિહાસ ફરીથી બનાવવામાં એક મહિનો ગાળે છે.
તે આદતો જે બધું કામ કરે છે
ઉપરની લગભગ દરેક વાત ચાર નાની વસ્તુઓમાં સમાય છે જે તે જ સમયે કરવામાં આવે છે, મહિનાના અંતે નહીં.
સેલ જ્યારે થાય ત્યારે રેકોર્ડ કરો, પછીથી યાદશક્તિથી નહીં. ખરીદી જ્યારે સામાન આવે ત્યારે રેકોર્ડ કરો, જ્યારે તમે તેને શોધી રહ્યા હો ત્યારે નહીં. વ્યવસાયિક ગ્રાહકની સેવા પહેલી વાર કરતાં જ તેનો GST નંબર પૂછો. અને જ્યારે કંઈક સુધારવું હોય, ત્યારે તેને ક્રેડિટ નોટથી સુધારો, જૂનું બિલ ખોલીને નહીં.
આમાંથી કોઈ પણ માટે તે ક્ષણે વધારાનો સમય લાગતો નથી. આ ચારેય મહિનાના અંતે કામ દૂર કરે છે, અને સાથે મળીને તેઓ મોટા ભાગના પ્રશ્નો ખતમ કરે છે જે CA ને પાછા પૂછવા પડે છે.
Vanij અહીં કેવી રીતે બંધબેસે છે
Vanij HSN-wise અને tax-summary views સાથે એક GSTR-1 style export બનાવે છે, invoice numbering દરેક કાઉન્ટર પ્રમાણે ક્રમબદ્ધ રાખે છે જેથી બે billing points ટકરાઈ ન શકે, સપ્લાયર્સ સામે ખરીદી રેકોર્ડ કરે છે, અને સુધારાઓ એડિટને બદલે ક્રેડિટ નોટ્સ દ્વારા હેન્ડલ કરે છે.
GST ઇન્વોઇસ કેવી રીતે બનાવવો અને GST billing software પણ જુઓ.
