एक हार्डवेयर की दुकान रिटेल और होलसेल के बीच बैठती है। कुछ ग्राहक एक आइटम नकद खरीदते हैं; कुछ कॉन्ट्रैक्टर पूरे प्रोजेक्ट में एक अकाउंट चलाते हैं।
यही मिश्रण बिलिंग की ज़रूरतों को अलग बनाता है।
यूनिट्स कोई बाद की सोच नहीं हैं
हार्डवेयर की दुकान में बहुत कम चीज़ सीधे नग में बिकती है। सीमेंट बोरी में, तार मीटर में, रेत वज़न या वॉल्यूम में, पाइप लंबाई में, पेंट लीटर में। कुछ आइटम एक यूनिट में खरीदे जाते हैं और दूसरी में बेचे जाते हैं।
जो बिलिंग ऐप हर चीज़ को गिनने लायक नग मानता है, वह दुकानदार को काउंटर पर ही मानसिक रूप से कन्वर्ज़न करने पर मजबूर करता है, और यहीं से गलतियाँ और विवाद शुरू होते हैं। यूनिट्स प्रोडक्ट रिकॉर्ड पर होनी चाहिए, और कन्वर्ज़न सॉफ्टवेयर में।
कॉन्ट्रैक्टर उधार, कंज्यूमर उधार से अलग जानवर है
एक कॉन्ट्रैक्टर का बैलेंस हफ्तों में बनता है, कई छोटी वसूलियों में अलग-अलग लोगों द्वारा, और एक प्रोजेक्ट के हिसाब से निपटता है, किसी एक विज़िट के हिसाब से नहीं। रकम बड़ी होती है और दोनों तरफ यह याद रखना कमज़ोर होता है कि क्या लिया गया था।
यहाँ ज़रूरत रिमाइंडर फीचर की नहीं है; यह एक स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट है जो बैलेंस बनाने वाले हर बिल को लिस्ट करे। जब सेटलमेंट की बातचीत होती है, वह डॉक्यूमेंट ही बातचीत होता है।
सेल से पहले कोटेशन आता है
किसी भी बड़े ऑर्डर के लिए, ग्राहक पहले लिखित में कीमत चाहता है। इसे हाथ से लिखे नोट के रूप में संभालने का मतलब है कि ऑर्डर कन्फर्म होने पर पूरी चीज़ दोबारा टाइप करनी पड़ती है, और दोबारा टाइप करने में ही कोई लाइन छूट जाती है।
एक कोटेशन जो ग्राहक के राज़ी होने पर बिल में बदला जा सके, दोबारा टाइप करना और रिस्क दोनों हटा देता है। इससे यह भी सुनिश्चित होता है कि कोटेड कीमत और बिल की कीमत चुपचाप अलग नहीं हो सकतीं।
सामान अक्सर पेमेंट से पहले चला जाता है
मटीरियल साइट पर डिलीवर होता है, और इनवॉइस बाद में आता है। जो डॉक्यूमेंट सामान के साथ जाता है वह डिलीवरी चालान है, जो इनवॉइस से अलग चीज़ है: यह बताता है कि क्या भेजा गया, कितना बकाया है यह नहीं।
इनवॉइस को डिलीवरी नोट की तरह, या डिलीवरी नोट को इनवॉइस की तरह इस्तेमाल करना एक आम शॉर्टकट है जो ठीक तब उलझन बनता है जब कोई विवाद हो और स्पष्टता मायने रखे।
इस ट्रेड में रिटर्न सामान्य बात है
साइट पर ज़्यादा ऑर्डर करना रूटीन है, और बिना इस्तेमाल हुआ मटीरियल वापस आता है। यह ओरिजिनल इनवॉइस के खिलाफ एक क्रेडिट नोट है, उसमें एडिट नहीं, और इतने ज़्यादा बकाया उधार वाले ट्रेड में यह फर्क सामान्य से ज़्यादा मायने रखता है: ग्राहक का बैलेंस रिटर्न को सही दिखाना चाहिए वरना अगली सेटलमेंट बातचीत गलत नंबर से शुरू होती है।
आपके खरीदार अक्सर रजिस्टर्ड बिज़नेस होते हैं
कंज्यूमर-फेसिंग दुकान के उलट, बहुत सी हार्डवेयर सेल्स दूसरे बिज़नेस को होती हैं जो इनवॉइस पर अपना GSTIN चाहते हैं ताकि वे खरीद पर क्रेडिट क्लेम कर सकें।
इससे सही टैक्स इनवॉइस सिर्फ compliance की नहीं, व्यावसायिक बात बन जाती है। जो कॉन्ट्रैक्टर आपके इनवॉइस पर क्रेडिट क्लेम नहीं कर पाता, उसके पास कहीं और खरीदने की वजह बन जाती है।
खरीद उतनी ही मायने रखती है जितनी सेल्स
हार्डवेयर सप्लायर रिश्तों और मात्रा में खरीदे गए स्टॉक पर चलता है। क्या आया, किससे और किस कीमत पर, यह रिकॉर्ड करना ही बाद में किसी मार्जिन के आँकड़े को मतलब देता है।
खरीद के रिकॉर्ड के बिना, प्रॉफिट रिपोर्ट चार्ट पहने अंदाज़ा है।
एक ही आइटम के लिए दो कीमतें यहाँ सामान्य है
हार्डवेयर की दुकान अक्सर एक ही प्रोडक्ट अलग-अलग खरीदारों को अलग रेट पर बेचती है: एक वॉक-इन ग्राहक, एक रेगुलर कॉन्ट्रैक्टर, और एक बल्क ऑर्डर एक जैसी कीमत नहीं हैं, और ट्रेड में हर कोई यह जानता है।
दिक्कत तब होती है जब यह लचीलापन सिर्फ दुकानदार के दिमाग में रहता है। पिछले महीने दिया गया रेट भूल जाता है, कॉन्ट्रैक्टर उसे अलग तरह याद रखता है, और असहमति सेटलमेंट बातचीत के बीचोंबीच आ जाती है।
हर बिल पर रेट रिकॉर्ड करना यह सुलझाता है, और यही एक और वजह है कि स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट एक चलते बैलेंस से ज़्यादा मायने रखता है: यह वह रेट दिखाता है जो असल में उस तारीख को चार्ज किया गया था।
साइट डिलीवरी कागज़ी काम को बाँट देती है
एक प्रोजेक्ट का मटीरियल अक्सर हफ्तों में कई डिलीवरी में जाता है, और साइट पर उसे लेने वाला व्यक्ति शायद ही कभी उसका भुगतान करने वाला होता है।
यह रिकॉर्ड-कीपिंग का एक खास आकार है: कई डिलीवरी डॉक्यूमेंट, आखिर में एक सेटलमेंट, और दो अलग लोग जिन्हें इसे चेक करने की ज़रूरत होती है। डिलीवरी रिकॉर्ड और बिलिंग रिकॉर्ड को जोड़े रखना ही आखिरी बातचीत को छोटा बनाता है।
यह आपकी भी रक्षा करता है। एक कॉन्ट्रैक्टर जो पूछे कि क्या दस बोरी डिलीवर हुई थीं, वह ऐसे सवाल का जवाब माँग रहा है जो आपके अपने कागज़ी काम में पहले से होना चाहिए, बिना किसी को अपनी याद पर निर्भर हुए।
इनमें से किसी को भी बड़े सिस्टम की ज़रूरत नहीं। बस ज़रूरत है कि ट्रेड के सामान्य डॉक्यूमेंट असली डॉक्यूमेंट की तरह मौजूद हों, नोट की तरह नहीं, और एक बार बनने पर आपस में जुड़े रहें।
Vanij यहाँ कैसे फिट बैठता है
Vanij प्रोडक्ट पर कन्वर्ज़न के साथ यूनिट्स ऑफ मेज़र, बिल में बदल सकने वाले कोटेशन, अपने खुद के डॉक्यूमेंट टाइप के रूप में डिलीवरी चालान, सप्लायर के खिलाफ purchase बिल, और क्रेडिट नोट जो स्टॉक और ग्राहक के लेजर तक पहुँचते हैं, सपोर्ट करता है।
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