किसी CA से पूछें कि उन्हें क्या चाहिए और जवाब आमतौर पर होता है "आपका डेटा", जो सही है और अगर आपको पहले से यह मतलब न पता हो तो बिल्कुल बेकार है।
यहाँ व्यावहारिक वर्ज़न है, और ज़्यादा काम की बात, जब यह गलत होता है तो काम को क्या धीमा करता है।
सेल्स, पूरी तरह
उस अवधि की हर सेल, इनवॉइस नंबर, तारीख, ग्राहक, taxable value और टैक्स के साथ। यहाँ काम करने वाला शब्द है हर।
एक CA लगभग किसी भी फॉर्मैट के साथ काम कर सकता है। जिसके साथ वे काम नहीं कर सकते वह है ऐसा सेट जिसमें कुछ सेल्स गायब हों, क्योंकि अंदर से यह जानने का कोई तरीका नहीं कि यह अधूरा है। यह तब तक ठीक लगता है जब तक किसी और चीज़ के खिलाफ reconcile न हो, और तब तक अवधि बंद हो चुकी होती है।
खरीद, जिसे लोग भूल जाते हैं
सेल्स भेज दी जाती हैं; खरीद आखिरी दिन याद आती है। लेकिन आपके खरीद रिकॉर्ड ही input credit तय करते हैं, और एक गायब खरीद इनवॉइस वह पैसा है जिस पर आपने टैक्स चुकाया और वापस क्लेम नहीं किया।
यह वह सबसे आम तरीका है जिससे छोटे बिज़नेस फाइलिंग के समय चुपचाप पैसा खोते हैं, और खरीद को आने पर ही रिकॉर्ड करके, महीने में ढूँढने की बजाय, इससे पूरी तरह बचा जा सकता है।
क्रेडिट नोट, अपनी अलग लिस्ट के रूप में
रिटर्न और सुधार अलग डॉक्यूमेंट हैं और उन्हें अलग डॉक्यूमेंट के रूप में सौंपा जाना चाहिए, जिन इनवॉइस को वे सुधारते हैं उनका हवाला देते हुए।
अगर इसकी बजाय ओरिजिनल बिल एडिट करके रिटर्न संभाला गया, तो सौंपने के लिए कुछ नहीं बचता, और सेल्स का आँकड़ा चुपचाप उससे असहमत हो जाता है जो असल में वसूला गया। यह अपना अलग आर्टिकल है, और यह वह आदत है जिसकी CA सबसे ज़्यादा शिकायत करते हैं।
इनवॉइस सीरीज़ वह पहली चीज़ है जो वे चेक करते हैं
नंबर बिना कुछ छोड़े क्रम में चलने चाहिए। एक गैप तुरंत सवाल खड़ा करता है: क्या वहाँ कोई इनवॉइस था, और वह कहाँ है?
आमतौर पर जवाब निर्दोष होता है, एक कैंसिल हुआ बिल या शुरुआत में एक टेस्ट एंट्री। लेकिन हर गैप एक बातचीत की कीमत लेता है, और अगर आप एक ही नंबर सीरीज़ शेयर करने वाले दो काउंटर से बिल करते हैं, तो आपके पास गैप के साथ-साथ ओवरलैप भी होंगे, जो कहीं लंबी बातचीत है।
B2B इनवॉइस पर GSTIN
एक बिज़नेस ग्राहक का GSTIN उस समय इनवॉइस पर होना चाहिए जब यह जारी हो। बाद में जोड़ना, जब उनका अकाउंटेंट पूछे, तो इसका मतलब है पहले से रिपोर्ट हो चुके डॉक्यूमेंट को अमेंड करना।
जो आदत बनानी चाहिए वह है एक बार पूछना, जब आप पहली बार उस ग्राहक को रिकॉर्ड करते हैं, न कि हर सेल पर या कभी नहीं।
असल में उनका काम क्या धीमा करता है
यह शायद ही कभी मात्रा होती है। एक CA बहुत सारे ट्रांज़ैक्शन जल्दी प्रोसेस कर सकता है अगर सेट सुसंगत हो।
जो चीज़ें धीमा करती हैं: नंबरिंग में गैप, जारी होने के बाद एडिट किए गए इनवॉइस, गायब GSTIN, एक हफ्ते में तीन बैचों में आती खरीद, और ऐसे आँकड़े जो आपके बताए बेचे हुए और डॉक्यूमेंट में दिखाए के बीच मेल नहीं खाते। हर एक एक सवाल है, और हर सवाल एक मैसेज थ्रेड है।
एक साथ भेजें, आखिरी दिन नहीं
फाइलिंग की डेडलाइन होती है और आपके CA के पास भी वही डेडलाइन वाले दूसरे क्लाइंट होते हैं। जो मटीरियल टुकड़ों में, देर से आता है, वह हर किसी के टुकड़ों में, देर से आने वाले मटीरियल से मुकाबला करता है।
जो डेडलाइन आपके बिज़नेस पर लागू होती है वह आपके रजिस्ट्रेशन प्रकार और टर्नओवर पर निर्भर करती है, और वे रिवाइज़ होती रहती हैं, तो इन्हें मान लेने की बजाय अपने CA से कन्फर्म करना बेहतर है। जो हमेशा सच है वह यह है कि जल्दी भेजना ध्यान में सस्ता है, और कभी-कभी फीस में भी।
वे जिस फॉर्मैट में चाहते हैं वह पूछें
कुछ CA स्प्रेडशीट चाहते हैं, कुछ एक खास एक्सपोर्ट चाहते हैं, कुछ PDF से खुश हैं। एक बार पूछकर फिर हर महीने वही चीज़ भेजना एक बार-बार होने वाली बातचीत हटा देता है।
इसका मतलब यह भी है कि मासिक सौंपना एक फैसला नहीं बल्कि दो मिनट का काम बन जाता है, और जो काम फैसले होते हैं वही टलते हैं।
जो आपने भेजा उसकी अपनी कॉपी रखें
अपने CA को जो भी भेजें, वही सेट खुद भी रखें। इसलिए नहीं कि आपको उन पर भरोसा नहीं, बल्कि इसलिए कि छह महीने बाद "अगस्त में हमने क्या फाइल किया था" के सवाल का जवाब किसी और की इनबॉक्स पर निर्भर नहीं होना चाहिए।
यह सबसे ज़्यादा तब मायने रखता है जब आप कभी अकाउंटेंट बदलें, जो लोगों की योजना से ज़्यादा बार होता है। जो बिज़नेस अपने रिकॉर्ड खुद रखता है वह एक हफ्ते में CA बदल लेता है। जो नहीं रखता वह किसी और की फाइलों से अपनी ही हिस्ट्री दोबारा बनाने में एक महीना लगाता है।
वे आदतें जो सारा काम करती हैं
ऊपर की लगभग हर बात चार छोटी चीज़ों तक सिमट जाती है जो उसी वक्त की जाती हैं, महीने के आखिर में नहीं।
सेल जब हो तब रिकॉर्ड करें, बाद में याद से नहीं। खरीद जब सामान आए तब रिकॉर्ड करें, जब आप उसे ढूँढ रहे हों तब नहीं। बिज़नेस ग्राहक की सर्विस पहली बार करते ही उसका GST नंबर माँगें। और जब कुछ सुधारना हो, तो उसे क्रेडिट नोट से सुधारें, पुराना बिल खोलकर नहीं।
इनमें से कोई भी उस वक्त अतिरिक्त समय नहीं लेता। ये चारों महीने के आखिर में काम हटाते हैं, और मिलकर ज़्यादातर उन सवालों को खत्म कर देते हैं जो CA को वापस पूछने पड़ते।
Vanij यहाँ कैसे फिट बैठता है
Vanij HSN-wise और टैक्स-सारांश व्यू के साथ एक GSTR-1 स्टाइल एक्सपोर्ट बनाता है, इनवॉइस नंबरिंग को हर काउंटर के हिसाब से क्रमबद्ध रखता है ताकि दो बिलिंग पॉइंट टकरा न सकें, सप्लायर के खिलाफ खरीद रिकॉर्ड करता है, और सुधार एडिट की बजाय क्रेडिट नोट से संभालता है।
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