ഒരു ഹാര്‍ഡ്‌വെയര്‍ കട ചില്ലറ, മൊത്ത വില്‍പനയ്ക്കിടയില്‍ ഇരിക്കുന്നു. ചില ഉപഭോക്താക്കള്‍ പണം കൊടുത്ത് ഒരു വസ്തു വാങ്ങുന്നു; ചില കോണ്‍ട്രാക്ടര്‍മാര്‍ മുഴുവന്‍ പദ്ധതികളിലും ഒരു അക്കൗണ്ട് നടത്തുന്നു.
ഈ മിശ്രിതമാണ് ബില്ലിംഗ് ആവശ്യകതകളെ വേറിട്ടതാക്കുന്നത്.
യൂണിറ്റുകള്‍ ഒരു അനന്തരചിന്തയല്ല
ഹാര്‍ഡ്‌വെയര്‍ കടയില്‍ വളരെ കുറച്ച് സാധനങ്ങള്‍ മാത്രമേ നേരിട്ട് കഷണങ്ങളായി വില്‍ക്കുന്നുള്ളൂ. സിമന്റ് ചാക്കുകളില്‍, കമ്പി മീറ്ററില്‍, മണല്‍ ഭാരത്തിലോ അളവിലോ, പൈപ്പ് നീളത്തില്‍, പെയിന്റ് ലിറ്ററില്‍. ചില സാധനങ്ങള്‍ ഒരു യൂണിറ്റില്‍ വാങ്ങി മറ്റൊന്നില്‍ വില്‍ക്കുന്നു.
എല്ലാം എണ്ണാവുന്ന കഷണങ്ങളായി കണക്കാക്കുന്ന ഒരു ബില്ലിംഗ് ആപ്ലിക്കേഷന്‍ കടക്കാരനെ കൗണ്ടറില്‍ തന്നെ മാനസികമായി പരിവര്‍ത്തനം ചെയ്യാന്‍ നിര്‍ബന്ധിക്കുന്നു, ഇവിടെയാണ് തെറ്റുകളും തര്‍ക്കങ്ങളും ആരംഭിക്കുന്നത്. യൂണിറ്റുകള്‍ ഉല്‍പ്പന്ന രേഖയില്‍ ആയിരിക്കണം, സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്‍ പരിവര്‍ത്തനം ചെയ്യണം.
കോണ്‍ട്രാക്ടര്‍ കടം ഉപഭോക്തൃ കടത്തില്‍ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായ ജീവിയാണ്
ഒരു കോണ്‍ട്രാക്ടറുടെ ബാലന്‍സ് ആഴ്ചകളോളം, പലരുടെയും പല ചെറിയ ശേഖരണങ്ങളില്‍ നിര്‍മ്മിക്കപ്പെടുന്നു, ഒരു പദ്ധതി അനുസരിച്ചാണ് തീര്‍പ്പാക്കുന്നത്, ഒരു സന്ദര്‍ശനം അനുസരിച്ചല്ല. തുകകള്‍ വലുതാണ്, എന്ത് എടുത്തു എന്നതിന്റെ ഓര്‍മ്മ ഇരുവശത്തും ദുര്‍ബലമാണ്.
ഇവിടെ ആവശ്യമായത് ഒരു ഓര്‍മ്മപ്പെടുത്തല്‍ ഫീച്ചറല്ല; ബാലന്‍സ് നിര്‍മ്മിച്ച ഓരോ ബില്ലും പട്ടികപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു അക്കൗണ്ട് സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റാണ്. തീര്‍പ്പാക്കല്‍ ചര്‍ച്ച ചെയ്യുമ്പോള്‍, ആ രേഖ തന്നെയാണ് ആ ചര്‍ച്ച.
ക്വട്ടേഷന്‍ വില്‍പനയ്ക്ക് മുമ്പ് വരുന്നു
ഏതൊരു വലിയ ഓര്‍ഡറിനും, ഉപഭോക്താവ് ആദ്യം രേഖാമൂലം വില ആഗ്രഹിക്കുന്നു. ഇത് കൈയെഴുത്ത് കുറിപ്പായി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് ഓര്‍ഡര്‍ സ്ഥിരീകരിക്കുമ്പോള്‍ മുഴുവന്‍ കാര്യവും വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യുക എന്നാണ്, വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ തന്നെ ഒരു വരി വിട്ടുപോകുന്നു.
ഉപഭോക്താവ് സമ്മതിച്ചാല്‍ ബില്ലിലേക്ക് പരിവര്‍ത്തനം ചെയ്യാവുന്ന ഒരു ക്വട്ടേഷന്‍ വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യലും അപകടസാധ്യതയും ഇല്ലാതാക്കുന്നു. ക്വോട്ട് ചെയ്ത വിലയും ബില്‍ ചെയ്ത വിലയും നിശ്ശബ്ദമായി വ്യത്യാസപ്പെടില്ലെന്ന് ഇത് ഉറപ്പാക്കുന്നു.
സാധനങ്ങള്‍ പലപ്പോഴും പേയ്‌മെന്റിന് മുമ്പ് പോകുന്നു
സാമഗ്രികള്‍ സൈറ്റിലേക്ക് ഡെലിവര്‍ ചെയ്യുന്നു, ഇന്‍വോയ്സ് പിന്നീട് വരുന്നു. സാധനങ്ങളോടൊപ്പം പോകുന്ന രേഖ ഒരു ഡെലിവറി ചലാന്‍ ആണ്, ഇത് ഇന്‍വോയ്സില്‍ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമാണ്: ഇത് എന്താണ് അയച്ചതെന്ന് പറയുന്നു, എത്ര കുടിശ്ശികയാണെന്ന് അല്ല.
ഇന്‍വോയ്സിനെ ഡെലിവറി കുറിപ്പായി, അല്ലെങ്കില്‍ തിരിച്ചും ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഒരു സാധാരണ കുറുക്കുവഴിയാണ്, ഇത് ഒരു തര്‍ക്കമുള്ളപ്പോളും വ്യക്തത പ്രധാനമായപ്പോളും തന്നെ ആശയക്കുഴപ്പം സൃഷ്ടിക്കുന്നു.
ഈ ബിസിനസ്സില്‍ റിട്ടേണുകള്‍ സാധാരണമാണ്
സൈറ്റിലേക്ക് കൂടുതല്‍ ഓര്‍ഡര്‍ ചെയ്യുന്നത് പതിവാണ്, ഉപയോഗിക്കാത്ത സാമഗ്രികള്‍ തിരികെ വരുന്നു. ഇത് യഥാര്‍ത്ഥ ഇന്‍വോയ്സിനെതിരെ ഒരു ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടാണ്, ഒരു എഡിറ്റല്ല, ഇത്രയധികം കടം കുടിശ്ശികയുള്ള ബിസിനസ്സില്‍ ഈ വ്യത്യാസം സാധാരണയേക്കാള്‍ പ്രധാനമാണ്: ഉപഭോക്താവിന്റെ ബാലന്‍സ് റിട്ടേണിനെ ശരിയായി പ്രതിഫലിപ്പിക്കണം, അല്ലെങ്കില്‍ അടുത്ത തീര്‍പ്പാക്കല്‍ ചര്‍ച്ച തെറ്റായ സംഖ്യയില്‍ നിന്ന് ആരംഭിക്കും.
നിങ്ങളുടെ വാങ്ങുന്നവര്‍ പലപ്പോഴും രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്ത ബിസിനസുകളാണ്
ഉപഭോക്തൃ-കേന്ദ്രീകൃത കടകളില്‍ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി, പല ഹാര്‍ഡ്‌വെയര്‍ വില്‍പനകളും മറ്റ് ബിസിനസുകള്‍ക്കാണ്, ഇവര്‍ വാങ്ങലുകളില്‍ ക്രെഡിറ്റ് ക്ലെയിം ചെയ്യാന്‍ ഇന്‍വോയ്സില്‍ അവരുടെ GSTIN ആഗ്രഹിക്കുന്നു.
ഇത് ശരിയായ നികുതി ഇന്‍വോയ്സിനെ ഒരു അനുസരണ വിഷയം മാത്രമല്ല, ഒരു ബിസിനസ് വിഷയമാക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ ഇന്‍വോയ്സില്‍ ക്രെഡിറ്റ് ക്ലെയിം ചെയ്യാന്‍ കഴിയാത്ത ഒരു കോണ്‍ട്രാക്ടര്‍ക്ക് മറ്റെവിടെയെങ്കിലും വാങ്ങാന്‍ കാരണമുണ്ട്.
വാങ്ങലുകള്‍ വില്‍പനയോളം തന്നെ പ്രധാനമാണ്
ഹാര്‍ഡ്‌വെയര്‍ വിതരണക്കാരുടെ ബന്ധങ്ങളിലും അളവില്‍ വാങ്ങിയ സ്റ്റോക്കിലും പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നു. എന്ത് വന്നു, ആരില്‍ നിന്ന്, ഏത് വിലയ്ക്ക് എന്ന് രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് പിന്നീട് ഏതൊരു ലാഭ സംഖ്യയെയും അര്‍ത്ഥവത്താക്കുന്നു.
വാങ്ങല്‍ രേഖയില്ലാതെ, ലാഭ റിപ്പോര്‍ട്ട് ചാര്‍ട്ട് ധരിച്ച ഊഹമാണ്.
ഒരേ വസ്തുവിന് രണ്ട് വിലകള്‍ ഇവിടെ സാധാരണമാണ്
ഹാര്‍ഡ്‌വെയര്‍ കടകള്‍ പലപ്പോഴും ഒരേ ഉല്‍പ്പന്നം വ്യത്യസ്ത വാങ്ങുന്നവര്‍ക്ക് വ്യത്യസ്ത നിരക്കുകളില്‍ വില്‍ക്കുന്നു: ഒരു വാക്ക്-ഇന്‍ ഉപഭോക്താവ്, ഒരു സ്ഥിരം കോണ്‍ട്രാക്ടര്‍, ഒരു ബള്‍ക്ക് ഓര്‍ഡര്‍ ഒരേ വിലയല്ല, ബിസിനസ്സിലുള്ള എല്ലാവര്‍ക്കും ഇത് അറിയാം.
ഈ വഴക്കം കടക്കാരന്റെ തലയില്‍ മാത്രം ഉള്ളപ്പോള്‍ പ്രശ്‌നം ഉണ്ടാകുന്നു. കഴിഞ്ഞ മാസം നല്‍കിയ നിരക്ക് മറന്നുപോകുന്നു, കോണ്‍ട്രാക്ടര്‍ അത് വ്യത്യസ്തമായി ഓര്‍ക്കുന്നു, തീര്‍പ്പാക്കല്‍ ചര്‍ച്ചയുടെ മധ്യേ അഭിപ്രായ വ്യത്യാസം വരുന്നു.
ഓരോ ബില്ലിലും നിരക്ക് രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് ഇത് പരിഹരിക്കുന്നു, ഇതാണ് അക്കൗണ്ട് സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റ് നിലവിലുള്ള ബാലന്‍സിനേക്കാള്‍ പ്രധാനമാകാനുള്ള മറ്റൊരു കാരണം: ആ തീയതിയില്‍ യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ ഈടാക്കിയ നിരക്ക് ഇത് കാണിക്കുന്നു.
സൈറ്റ് ഡെലിവറികള്‍ കടലാസുപണികളെ വിഭജിക്കുന്നു
ഒരു പദ്ധതിക്കുള്ള സാമഗ്രികള്‍ പലപ്പോഴും ആഴ്ചകളോളം പല ഡെലിവറികളിലായി പോകുന്നു, സൈറ്റില്‍ അത് സ്വീകരിക്കുന്ന വ്യക്തി അപൂര്‍വ്വമായേ അതിന് പണം നല്‍കുന്നയാളാകൂ.
ഇത് ഒരു പ്രത്യേക രേഖ സൂക്ഷിക്കല്‍ രൂപമാണ്: പല ഡെലിവറി രേഖകള്‍, ഒടുവില്‍ ഒരു തീര്‍പ്പാക്കല്‍, രണ്ട് വ്യത്യസ്ത ആളുകള്‍ അത് പരിശോധിക്കാന്‍ കഴിയണം. ഡെലിവറി രേഖകളും ബില്ലിംഗ് രേഖകളും ബന്ധിപ്പിച്ച് സൂക്ഷിക്കുന്നത് അവസാന ചര്‍ച്ചയെ ചെറുതാക്കുന്നു.
ഇത് നിങ്ങളെയും സംരക്ഷിക്കുന്നു. പത്ത് ചാക്കുകള്‍ ഡെലിവര്‍ ചെയ്തോ എന്ന് ചോദിക്കുന്ന ഒരു കോണ്‍ട്രാക്ടര്‍, ആരുടെയെങ്കിലും ഓര്‍മ്മയെ ആശ്രയിക്കാതെ നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം കടലാസുപണിയില്‍ ഇതിനകം ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ട ചോദ്യത്തിന് ഉത്തരം ആഗ്രഹിക്കുന്നു.
ഇവയൊന്നിനും വലിയ സംവിധാനങ്ങള്‍ ആവശ്യമില്ല. ബിസിനസ്സിന്റെ സാധാരണ രേഖകള്‍ കുറിപ്പുകളാകാതെ യഥാര്‍ത്ഥ രേഖകളായി നിലനില്‍ക്കണം, ഒരിക്കല്‍ സൃഷ്ടിച്ചാല്‍ പരസ്പരം ബന്ധിപ്പിച്ച് നിലനില്‍ക്കണം.
Vanij ഇവിടെ എങ്ങനെ സഹായിക്കുന്നു
Vanij ഉല്‍പ്പന്നങ്ങളിലേക്ക് പരിവര്‍ത്തനം ചെയ്യാവുന്ന അളവ് യൂണിറ്റുകള്‍, ബില്ലിലേക്ക് പരിവര്‍ത്തനം ചെയ്യാവുന്ന ക്വട്ടേഷനുകള്‍, സ്വന്തം രേഖാ തരമായി ഡെലിവറി ചലാന്‍, വിതരണക്കാര്‍ക്കെതിരെയുള്ള വാങ്ങല്‍ ബില്ലുകള്‍, സ്റ്റോക്കിലേക്കും ഉപഭോക്തൃ ലെഡ്ജറിലേക്കും എത്തുന്ന ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടുകള്‍ എന്നിവ പിന്തുണയ്ക്കുന്നു.
ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട് എന്തുകൊണ്ട് പ്രധാനമാണ്, retail billing software കാണുക.
