हार्डवेअर आणि बांधकाम साहित्याच्या दुकानासाठी बिलिंग

हार्डवेअरचं दुकान किरकोळ आणि घाऊक यांच्यामध्ये बसतं. काही ग्राहक एक वस्तू रोखीने खरेदी करतात; काही कंत्राटदार संपूर्ण प्रोजेक्टमध्ये एक खातं चालवतात.

हेच मिश्रण बिलिंगच्या गरजा वेगळ्या बनवतं.

युनिट्स ही नंतरची विचार नाही

हार्डवेअरच्या दुकानात फार कमी गोष्टी सरळ नगामध्ये विकल्या जातात. सिमेंट पोत्यात, तार मीटरमध्ये, वाळू वजनाने किंवा घनफळाने, पाईप लांबीत, रंग लिटरमध्ये. काही वस्तू एका युनिटमध्ये खरेदी केल्या जातात आणि दुसऱ्यात विकल्या जातात.

जे बिलिंग अॅप प्रत्येक गोष्टीला मोजण्यायोग्य नग मानतं, ते दुकानदाराला काउंटरवरच मानसिकरित्या रूपांतर करायला भाग पाडतं, आणि इथूनच चुका आणि वाद सुरू होतात. युनिट्स प्रोडक्ट रेकॉर्डवर असाव्यात, आणि रूपांतर सॉफ्टवेअरमध्ये.

कंत्राटदार उधार हा ग्राहक उधारापेक्षा वेगळा प्राणी आहे

कंत्राटदाराचा balance आठवड्यांमध्ये बनतो, वेगवेगळ्या लोकांकडून अनेक लहान वसुल्यांमध्ये, आणि एका प्रोजेक्टनुसार निपटतो, एका भेटीनुसार नाही. रक्कम मोठी असते आणि दोन्ही बाजूंनी काय घेतलं होतं याची आठवण कमकुवत असते.

इथे गरज रिमाइंडर फीचरची नाही; ती आहे एक statement of account जे balance बनवणारं प्रत्येक बिल यादीत दाखवतं. जेव्हा निपटाऱ्याची चर्चा होते, ते डॉक्युमेंटच ती चर्चा असतं.

कोटेशन सेलआधी येतं

कोणत्याही मोठ्या ऑर्डरसाठी, ग्राहकाला आधी लेखी किंमत हवी असते. हे हाताने लिहिलेल्या नोटप्रमाणे हाताळण्याचा अर्थ म्हणजे ऑर्डर कन्फर्म झाल्यावर संपूर्ण गोष्ट पुन्हा टाइप करावी लागते, आणि पुन्हा टाइप करतानाच एखादी लाईन सुटते.

ग्राहक सहमत झाल्यावर बिलमध्ये बदलता येणारं कोटेशन पुन्हा टाइप करणं आणि जोखीम दोन्ही काढून टाकतं. यामुळे कोटेड किंमत आणि बिलची किंमत चुपचाप वेगळ्या होऊ शकत नाहीत हेही सुनिश्चित होतं.

सामान अनेकदा पेमेंटआधी जातं

साहित्य साईटवर डिलिव्हर होतं, आणि इनव्हॉइस नंतर येतं. जो डॉक्युमेंट सामानासोबत जातो तो delivery challan आहे, जो इनव्हॉइसपेक्षा वेगळी गोष्ट आहे: तो सांगतो काय पाठवलं गेलं, किती देणं आहे हे नाही.

इनव्हॉइसला डिलिव्हरी नोटप्रमाणे, किंवा डिलिव्हरी नोटला इनव्हॉइसप्रमाणे वापरणं हा एक सामान्य शॉर्टकट आहे जो नेमका तेव्हा गोंधळ निर्माण करतो जेव्हा एखादा वाद असतो आणि स्पष्टता महत्त्वाची असते.

या व्यवसायात रिटर्न सामान्य आहे

साईटवर जास्त ऑर्डर करणं नित्याचं आहे, आणि न वापरलेलं साहित्य परत येतं. हे ओरिजिनल इनव्हॉइसविरुद्ध एक क्रेडिट नोट आहे, त्यात एडिट नाही, आणि इतकं जास्त उधार बाकी असलेल्या व्यवसायात हा फरक नेहमीपेक्षा जास्त महत्त्वाचा आहे: ग्राहकाचा balance रिटर्न योग्यपणे दाखवायला हवा नाहीतर पुढची निपटाऱ्याची चर्चा चुकीच्या आकड्यापासून सुरू होते.

तुमचे खरेदीदार अनेकदा नोंदणीकृत व्यवसाय असतात

ग्राहक-केंद्रित दुकानाच्या उलट, बऱ्याच हार्डवेअर सेल्स दुसऱ्या व्यवसायांना होतात जे इनव्हॉइसवर त्यांचा GSTIN हवा असं म्हणतात जेणेकरून ते खरेदीवर क्रेडिट क्लेम करू शकतील.

यामुळे योग्य टॅक्स इनव्हॉइस केवळ compliance ची नाही तर व्यावसायिक बाब बनते. जो कंत्राटदार तुमच्या इनव्हॉइसवर क्रेडिट क्लेम करू शकत नाही, त्याच्याकडे कुठेतरी दुसरीकडे खरेदी करण्याचं कारण बनतं.

खरेदी सेल्सइतकीच महत्त्वाची आहे

हार्डवेअर सप्लायर संबंध आणि प्रमाणात खरेदी केलेल्या स्टॉकवर चालतं. काय आलं, कोणाकडून आणि कोणत्या किमतीत, हे रेकॉर्ड करणं हेच नंतर कोणत्याही मार्जिन आकड्याला अर्थ देतं.

खरेदी रेकॉर्ड्सशिवाय, प्रॉफिट रिपोर्ट चार्ट परिधान केलेला अंदाज आहे.

एकाच वस्तूसाठी दोन किमती इथे सामान्य आहे

हार्डवेअरचं दुकान अनेकदा एकच प्रोडक्ट वेगवेगळ्या खरेदीदारांना वेगळ्या रेटने विकतं: एक walk-in ग्राहक, एक नियमित कंत्राटदार, आणि एक bulk ऑर्डर एकसारखी किंमत नसते, आणि व्यवसायातील प्रत्येकाला हे माहीत असतं.

अडचण तेव्हा येते जेव्हा हा लवचिकपणा फक्त दुकानदाराच्या डोक्यात राहतो. मागच्या महिन्यात दिलेला रेट विसरला जातो, कंत्राटदार तो वेगळ्या प्रकारे लक्षात ठेवतो, आणि मतभेद निपटाऱ्याच्या चर्चेच्या मध्यभागी येतो.

प्रत्येक बिलावर रेट रेकॉर्ड करणं हे सोडवतं, आणि हेच आणखी एक कारण आहे की statement of account चालत्या balance पेक्षा जास्त महत्त्वाचं आहे: ते तो रेट दाखवतं जो प्रत्यक्षात त्या तारखेला आकारला गेला.

साईट डिलिव्हरी कागदपत्रं विभागते

एका प्रोजेक्टचं साहित्य अनेकदा आठवड्यांत अनेक डिलिव्हरींमध्ये जातं, आणि साईटवर ते घेणारी व्यक्ती क्वचितच त्याचं पेमेंट करणारी असते.

हा एक विशिष्ट रेकॉर्ड-कीपिंगचा आकार आहे: अनेक डिलिव्हरी डॉक्युमेंट्स, शेवटी एक निपटारा, आणि दोन वेगळ्या व्यक्ती ज्यांना हे तपासता यायला हवं. डिलिव्हरी रेकॉर्ड आणि बिलिंग रेकॉर्ड जोडलेले ठेवणं हेच शेवटची चर्चा छोटी बनवतं.

हे तुमचंही संरक्षण करतं. एखादा कंत्राटदार विचारतो की दहा पोती डिलिव्हर झाली का, तो अशा प्रश्नाचं उत्तर मागतो आहे जे तुमच्या स्वतःच्या कागदपत्रांमध्ये आधीच असायला हवं, कोणाच्याही आठवणीवर अवलंबून न राहता.

यातल्या कशासाठीही मोठ्या सिस्टीमची गरज नाही. फक्त गरज आहे की व्यवसायाचे नेहमीचे डॉक्युमेंट्स खऱ्या डॉक्युमेंट्ससारखे अस्तित्वात असावेत, नोट्ससारखे नाही, आणि एकदा बनल्यावर एकमेकांशी जोडलेले राहावेत.

Vanij इथे कसं बसतं

Vanij प्रोडक्टवर रूपांतरासह युनिट्स ऑफ मेजर, बिलमध्ये बदलता येणारी कोटेशन्स, स्वतःचा डॉक्युमेंट प्रकार म्हणून delivery challan, सप्लायरविरुद्ध purchase बिल, आणि क्रेडिट नोट्स ज्या स्टॉक आणि ग्राहकाच्या लेजरपर्यंत पोहोचतात, यांना सपोर्ट करतं.

क्रेडिट नोट का महत्त्वाचं आहे आणि retail billing software हेही पहा.