एक ग्राहक मागच्या आठवड्यातील बिलमधून दोन वस्तू परत करतो. सोपा मार्ग वाटतो ते बिल उघडून प्रमाण बदलणं. दहा सेकंद लागतात आणि टोटल बरोबर येतो.
हा चुकीचा मार्गही आहे, आणि तो एकाच वेळी तीन गोष्टी मोडतो.
क्रेडिट नोट म्हणजे प्रत्यक्षात काय
क्रेडिट नोट हा एक वेगळा डॉक्युमेंट आहे जो आधीच इनव्हॉइस झालेल्या सेलची किंमत कमी करतो. तो ओरिजिनल इनव्हॉइसचा संदर्भ देतो, काय कमी केलं जातंय आणि का ते सांगतो, आणि स्वतः एक वेगळा रेकॉर्ड म्हणून उभा राहतो.
मुख्य कल्पना अशी की काहीही पुसलं जात नाही. ओरिजिनल सेल झाली होती आणि रेकॉर्डवर राहते; क्रेडिट नोट दुरुस्ती एक दुसरी, नंतरची घटना म्हणून नोंदवते.
पहिली तुटी: audit trail
एडिट केलेलं बिल काहीही बदललं याचा कोणताही पुरावा सोडत नाही. सहा महिन्यांनंतर, कोणीही, तुम्ही स्वतःही नाही, सांगू शकत नाही की ते इनव्हॉइस नेहमी तीन वस्तूंचं होतं की आधी पाचचं होतं.
हे कोणत्याही वादात महत्त्वाचं आहे, आणि जास्त तेव्हा जेव्हा एडिट करणारे तुम्ही स्वतः नव्हता. जिथे स्टाफ चुपचाप पूर्ण झालेली सेल पुन्हा लिहू शकतो, तिथे सेल्सचा कोणताही विश्वासार्ह रेकॉर्ड नसतो.
दुसरी तुटी: जे आधीच रिपोर्ट झालं आहे
जर ओरिजिनल इनव्हॉइस आधीच एखाद्या रिटर्नमध्ये रिपोर्ट झालं असेल, तर ते एडिट केल्याने असा डॉक्युमेंट बनतो जो आता फाइल केलेल्याशी जुळत नाही. हा मिसमॅच reconciliation वर समोर येतो, तुमच्या बाजूने किंवा तुमच्या खरेदीदाराच्या बाजूने, आणि तोपर्यंत context हरवलेला असतो.
क्रेडिट नोटला या प्रक्रियेत एक निश्चित जागा आहे. एडिट केलेल्या इनव्हॉइसला नाही.
तिसरी तुटी: बिलानंतर येणारी प्रत्येक गोष्ट
एक सेल क्वचितच फक्त एक आकडा असते. तिने स्टॉक हलवला, कदाचित ग्राहकाच्या क्रेडिट लेजरमध्ये पोस्ट झाली, आणि त्या कालावधीच्या तुमच्या प्रॉफिट आकड्यांमध्ये योगदान दिलं.
बिल थेट बदला तर हे परिणाम आपोआप बदलतीलच असं नाही. स्टॉक काहीतरी सांगतो आणि इनव्हॉइस काहीतरी वेगळं, आणि ही तफावत कोणीतरी मोजल्याशिवाय सापडत नाही.
तुम्हाला केव्हा गरज असते
सामान्य केसेस म्हणजे रिटर्न, इनव्हॉइस गेल्यानंतर ठरलेली कमी किंमत, बिल केलेल्या वस्तू ज्या कधीच डिलिव्हर झाल्या नाहीत, आणि जारी केल्यानंतर सापडलेल्या चुका. ढोबळमानाने: अशी कोणतीही गोष्ट जी आधीच डॉक्युमेंट झालेल्या सेलवर ग्राहकाची देणी कमी करते.
वाढ ही एक वेगळी डॉक्युमेंट आहे, आणि ती symmetric आहे असं गृहीत धरण्याऐवजी तुमच्या CA ला विचारणं चांगलं.
सॉफ्टवेअरने हा सोपा मार्ग का बनवावा
लोक बिल एडिट करतात कारण एडिट करणं सोपं आहे आणि क्रेडिट नोट जारी करणं कुठेतरी लपलेलं आहे. जर योग्य मार्गात चुकीच्या मार्गापेक्षा जास्त टॅप्स लागत असतील, तर व्यस्त काउंटरवर चुकीचा मार्ग नेहमी जिंकतो.
कोणतंही उपयुक्त बिलिंग अॅप सेव्ह केलेल्या बिलमधून क्रेडिट नोट हा स्पष्ट, सोपा पर्याय बनवायला हवा, आणि स्टॉक व लेजरचे परिणाम स्वतः हाताळायला हवेत.
क्रेडिट नोटमध्ये काय असावं
क्रेडिट नोट स्वतः एक डॉक्युमेंट आहे, कडेला लिहिलेली टीप नाही. त्याला स्वतःच्या सीरिजचा स्वतःचा नंबर, तारीख, ओरिजिनल इनव्हॉइसचा स्पष्ट संदर्भ, काय कमी केलं जातंय, आणि त्याच्याशी संबंधित टॅक्स समायोजन असतं.
ओरिजिनलचा संदर्भ हा भाग आहे जो लोक सोडून देतात आणि जो सर्वात जास्त महत्त्वाचा आहे. जी क्रेडिट नोट सांगत नाही की ती कोणतं इनव्हॉइस दुरुस्त करते, ती अशी डॉक्युमेंट आहे जी कोणालाच जुळवता येत नाही, तुम्हालाही नाही.
ती सवय जी बहुतेक क्रेडिट नोट्स रोखते
बहुतेक क्रेडिट नोट्स रिटर्नमुळे बनत नाहीत. त्या अशा इनव्हॉइसमुळे बनतात जे जारी होतानाच चुकीचे होते, आणि त्यातल्या बहुतांश डॉक्युमेंट जाण्याआधी दोन सेकंद अगोदर पकडता येतात, कोणी पाहिलं तर.
शेअर करण्याआधी तयार डॉक्युमेंटचा प्रीव्ह्यू घेणं हे बिलिंगमध्ये उपलब्ध सर्वात स्वस्त चूक-प्रतिबंधक पाऊल आहे. चुकीचा ग्राहक, चुकीचं प्रमाण, GSTIN गहाळ, एक लाईन दोनदा जोडलेली: हे सगळं तयार डॉक्युमेंटवर स्पष्ट दिसतं आणि एंट्री स्क्रीनवर अदृश्य राहतं.
जेव्हा स्टाफ बिल बनवत असतो
जर मालकाशिवाय कोणी दुसरं अॅप वापरत असेल, तर याबद्दल जाणीवपूर्वक विचार करणं गरजेचं आहे.
जर स्टाफ पूर्ण झालेली बिलं एडिट करू शकतो, तर तुमचा सेल्स रेकॉर्ड तितकाच विश्वासार्ह आहे जितका ऍक्सेस असलेली सर्वात निष्काळजी व्यक्ती, आणि नंतर हे सांगण्याचा कोणताही मार्ग नाही की एखादी दुरुस्ती प्रामाणिक होती की लपवलेली चूक. जर ते करू शकत नसतील, तर प्रत्येक दुरुस्ती स्वतःचा माग सोडते, जी त्यांचंही तितकंच रक्षण करते जितकं तुमचं.
ही अविश्वासाची गोष्ट नाही. हे आहे की जिथे दुरुस्त्या दिसतात, तिथे प्रश्नच संपतो, आणि कोणालाही बिलात मूळात काय लिहिलं होतं यावर विश्वास ठेवावा लागत नाही.
यातलं काहीही बिलात चूक करण्याची भीती बाळगण्याचं कारण नाही. प्रत्येक आठवड्यात प्रत्येक काउंटरवर चुका होतात. फक्त इतकंच की ती दुरुस्त करण्याचा एक योग्य मार्ग आहे, त्यात चुकीच्या मार्गाइतकाच वेळ लागतो, आणि त्यामुळे तुमच्याकडे असे रेकॉर्ड्स राहतात जे एका वर्षानंतरही अर्थपूर्ण असतात.
Vanij हे कसं हाताळतं
Vanij मध्ये सेव्ह केलेली बिलं एडिट होत नाहीत. दुरुस्त्या ओरिजिनलविरुद्ध जारी केलेल्या क्रेडिट नोटद्वारे होतात, आणि reversal स्टॉक आणि ग्राहकाच्या लेजरपर्यंत आपोआप पोहोचतं, हाताने adjust करण्यासाठी सोडलं न जाता.
उधार खात्याच्या पाच चुका हेही पहा, जिथे बिल एडिट करणं त्या पाचपैकी एक आहे, आणि GST इनव्हॉइस कसा बनवायचा.
