GST टॅक्स इनव्हॉइसमध्ये काही फील्ड्स असणं आवश्यक आहे. बहुतेक गाइड्स ही चेकलिस्टप्रमाणे मोजतात, जे बरोबर आहे पण काउंटरवर फारसं उपयोगी नाही. हा गाइड त्याच क्रमात चालतो ज्या क्रमाने तुम्ही खरोखर ती भरता.
पहिल्या इनव्हॉइसआधी: ज्या गोष्टी एकदाच सेट होतात
तीन गोष्टी कोणत्याही एका सेलच्या नसून तुमच्या संपूर्ण व्यवसायाच्या असतात, आणि त्या एकदा नीट सेट केल्यास प्रत्येक इनव्हॉइसवर लागणारं काम कमी होतं.
तुमची स्वतःची माहिती: कायदेशीर नाव, पत्ता, GSTIN, आणि तुम्ही ज्या राज्यात नोंदणीकृत आहात. हेच राज्य ठरवतं की तुमच्या प्रत्येक इनव्हॉइसवर टॅक्स कसा वाटला जाईल, त्यामुळे हे गृहीत धरण्याऐवजी तपासणं गरजेचं आहे.
तुमची इनव्हॉइस सीरिज: त्या आर्थिक वर्षासाठी क्रमाने चालणारी नंबर सीरिज. क्रमाने असणं आवश्यक आहे. जर तुम्ही एकापेक्षा जास्त काउंटरवरून बिल बनवत असाल, तर प्रत्येक काउंटरची स्वतःची वेगळी सीरिज असावी, दोन काउंटर एकाच पुढच्या नंबरसाठी स्पर्धा करण्याऐवजी.
HSN कोड आणि टॅक्स रेटसह तुमची प्रोडक्ट लिस्ट, जेणेकरून ग्राहक वाट पाहत असताना लाईन आयटम्स शोधावे लागू नयेत.
स्टेप 1: ग्राहक
B2B सेलसाठी, तुम्हाला ग्राहकाचा GSTIN आणि राज्य हवं. Consumer सेलसाठी, साधारणपणे नाव पुरेसं आहे. राज्य तेव्हाही महत्त्वाचं असतं जेव्हा GSTIN नसतो, कारण place of supply हाच टॅक्स स्प्लिट ठरवतो.
स्टेप 2: लाईन आयटम्स
प्रत्येक लाईनमध्ये एक वर्णन, HSN कोड, प्रमाण, युनिट, रेट आणि लागू टॅक्स रेट असतो. जर एखाद्या लाईनवर डिस्काउंट असेल, तर तो त्याच लाईनवर असावा, एकूण रकमेतून मानसिकरित्या वजा करण्याऐवजी.
स्टेप 3: टोटल आपोआप होऊ द्या
Taxable value, मग टॅक्स स्प्लिट, मग इनव्हॉइस टोटल. हा टप्पा कधीही हाताने करू नये. हाताने काढलेला टॅक्स तिथेच आहे जिथे राउंडिंगच्या चुका शिरतात, आणि याच चुका नंतर reconciliation मध्ये पकडल्या जातात.
स्टेप 4: लोक विसरणारी फील्ड्स
Place of supply, जर ते ग्राहकाच्या पत्त्यापेक्षा वेगळं असेल. सेल reverse charge अंतर्गत आहे का. शब्दांत रक्कम. एक स्वाक्षरी किंवा हे स्टँडर्ड नोट की इनव्हॉइस संगणक-निर्मित आहे आणि त्याला स्वाक्षरीची गरज नाही.
एकेकटी ही फॉर्मॅलिटी वाटतात. एकत्र ती तो फरक बनवतात ज्यामुळे तुमच्या खरेदीदाराचा अकाउंटंट इनव्हॉइस स्वीकारतो किंवा परत पाठवतो.
स्टेप 5: इनव्हॉइस जारी करा, मग त्याला हात लावू नका
एकदा इनव्हॉइस गेलं की, ते एक रेकॉर्ड डॉक्युमेंट आहे. काही बदलायचं असल्यास, योग्य मार्ग क्रेडिट नोट आहे, ओरिजिनल एडिट करणं नाही.
हीच ती सर्वात सामान्य सवय आहे जी नंतर अडचण निर्माण करते: बिल उघडून एखादा नंबर बदलणं. यामुळे audit trail तुटतो, यामुळे स्टॉक आणि लेजरचे आकडे विसंगत होऊ शकतात, आणि जर ओरिजिनल आधीच रिपोर्ट झालं असेल, तर दुरुस्त केलेली आवृत्ती आता फाइल केलेल्याशी जुळत नाही.
चांगलं सॉफ्टवेअर या यादीतून काय काढून टाकतं
स्टेप 3 आणि बहुतेक स्टेप 4 आपोआप व्हावेत. तुमची माहिती आणि इनव्हॉइस सीरिज सेटअपमधून येते. टॅक्स स्प्लिट दोन नोंदवलेल्या राज्यांवरून ठरतो. शब्दांत रक्कम आपोआप निघते. माणसासाठी जे उरतं ते म्हणजे ग्राहक आणि लाईन आयटम्स, जे खरोखर प्रत्येक सेलमध्ये वेगळे असतात.
हीच ती चाचणी आहे जी कोणत्याही बिलिंग अॅपवर लावावी: यापैकी किती स्टेप्स अजूनही तुमच्याकडून हाताने करून घेतले जातात?
B2B आणि B2C एकसारखे डॉक्युमेंट्स नाहीत
दुसऱ्या नोंदणीकृत व्यवसायाला विकताना त्यांचा GSTIN इनव्हॉइसवर असावा, कारण यामुळेच ते खरेदीवर क्रेडिट क्लेम करू शकतात. ग्राहकाला विकताना हे लागू होत नाही.
याचा व्यावहारिक परिणाम असा की प्रत्येक ग्राहकाकडून GST नंबर विचारणं वेळ वाया घालवतं, आणि कधीच न विचारणं तुमच्या व्यावसायिक ग्राहकांचं क्रेडिट हिरावून घेतं. हा प्रश्न त्या बिंदूवर विचारला जावा जिथे तुम्ही ग्राहक नोंदवता, एकदाच, प्रत्येक सेलवर नाही.
Reverse charge, थोडक्यात
काही सप्लायवर टॅक्स भरण्याची जबाबदारी सप्लायरऐवजी घेणाऱ्यावर असते. जिथे हे लागू असेल, तिथे इनव्हॉइसवर हे स्पष्ट सांगणं आवश्यक आहे, म्हणूनच हे एक फील्ड आहे, गृहीत धरलेली गोष्ट नाही.
तुम्ही विकत असलेल्या कोणत्याही मालावर हे लागू होतं का, हा प्रश्न तुमच्या CA चा आहे. इथे फक्त एवढंच महत्त्वाचं आहे की इनव्हॉइस हे सांगू शकेल, आणि जिथे हे मार्क व्हायला हवं तिथे रिकामं सोडणं ही डॉक्युमेंटची त्रुटी आहे, फॉरमॅटिंगची पसंती नाही.
लगेच पकडलेली चूक विरुद्ध नंतर सापडलेली चूक
या दोन्ही खरंच वेगळ्या परिस्थिती आहेत आणि हे जाणून घेणं गरजेचं आहे की तुम्ही कोणत्यात आहात.
जर इनव्हॉइस तुमच्या काउंटरबाहेर गेलं नसेल आणि रिपोर्ट झालं नसेल, तर व्यावहारिक उत्तर साधारणपणे ते रद्द करून पुन्हा जारी करणं आहे, दोन्ही रेकॉर्डमध्ये ठेवून. जर ते ग्राहकापर्यंत पोहोचलं असेल, किंवा जर तो कालावधी आधीच फाइल झाला असेल, तर योग्य मार्ग ओरिजिनलविरुद्ध क्रेडिट नोट आहे.
दोन्ही परिस्थितींमध्ये चुकीचं उत्तर आहे सेव्ह केलेलं इनव्हॉइस उघडून नंबर बदलणं, जे इतकं सामान्य आहे की यावर खाली स्वतःचा वेगळा लेख आहे.
Vanij हे कसं हाताळतं
Vanij सेटअपमधून तुमची व्यवसाय माहिती, इनव्हॉइस नंबर, टॅक्स स्प्लिट, शब्दांत रक्कम आणि आवश्यक घोषणा भरतं, ज्यामुळे प्रत्येक सेलमध्ये फक्त ग्राहक आणि आयटम्स हीच एंट्री उरते. दुरुस्त्या क्रेडिट नोटद्वारे होतात, एडिटद्वारे नाही.
टॅक्स-स्प्लिटच्या नियमासाठी CGST, SGST आणि IGST ची माहिती पहा, आणि तयार डॉक्युमेंटमध्ये काय असतं यासाठी GST invoice generator पहा.
