கிரெடிட் நோட்ஸ்: நீங்கள் ஏன் பழைய பில்லை நேரடியாக எடிட் செய்யவே செய்வதில்லை

ஒரு வாடிக்கையாளர் கடந்த வாரம் நீங்கள் செய்த பில்லிலிருந்து இரண்டு பொருட்களை திருப்பித் தருகிறார். வெளிப்படையான நடவடிக்கை அந்த பில்லைத் திறந்து அளவை மாற்றுவதுதான். பத்து நொடிகள் ஆகும், மொத்தமும் சரியாக வரும்.

இது தவறான நடவடிக்கையும் கூட, ஒரே நேரத்தில் மூன்று விஷயங்களை உடைக்கிறது.

கிரெடிட் நோட் உண்மையில் என்ன

கிரெடிட் நோட் என்பது ஏற்கனவே இன்வாய்ஸ் செய்யப்பட்ட விற்பனையின் மதிப்பைக் குறைக்கும் ஒரு தனி ஆவணம். இது ஒரிஜினல் இன்வாய்ஸைக் குறிப்பிடுகிறது, என்ன குறைக்கப்படுகிறது மற்றும் ஏன் என்பதைக் கூறுகிறது, தானாகவே ஒரு தனி பதிவாக நிற்கிறது.

முக்கிய கருத்து என்னவென்றால் எதுவும் அழிக்கப்படுவதில்லை. ஒரிஜினல் விற்பனை நடந்தது, பதிவில் உள்ளது; கிரெடிட் நோட் திருத்தத்தை இரண்டாவது, பிற்பட்ட நிகழ்வாக பதிவு செய்கிறது.

முதல் உடைப்பு: audit trail

எடிட் செய்யப்பட்ட பில் எதுவும் மாறியது என்பதற்கான எந்த ஆதாரத்தையும் விடுவதில்லை. ஆறு மாதங்களுக்குப் பிறகு, யாராலும், நீங்களே கூட, அந்த இன்வாய்ஸ் எப்போதும் மூன்று பொருட்களுக்கானதா அல்லது முதலில் ஐந்துக்கானதா என்று சொல்ல முடியாது.

இது எந்த சர்ச்சையிலும் முக்கியமானது, எடிட் செய்தவர் நீங்கள் இல்லாதபோது இன்னும் அதிகம். ஊழியர்கள் அமைதியாக முடிக்கப்பட்ட விற்பனைகளை மீண்டும் எழுத முடியும் என்றால், விற்பனைகளின் நம்பகமான பதிவு எதுவும் இல்லை.

இரண்டாவது உடைப்பு: ஏற்கனவே அறிக்கையிடப்பட்டது

ஒரிஜினல் இன்வாய்ஸ் ஏற்கனவே ஒரு ரிட்டர்னில் அறிக்கையிடப்பட்டிருந்தால், அதை எடிட் செய்வது தாக்கல் செய்யப்பட்டதுடன் பொருந்தாத ஒரு ஆவணத்தை உருவாக்குகிறது. இந்த பொருந்தாமை reconciliation-இல் வெளிப்படும், உங்கள் பக்கத்திலோ உங்கள் வாங்குபவர் பக்கத்திலோ, அப்போதைக்கு context தொலைந்துவிடும்.

கிரெடிட் நோட்டுக்கு இந்த செயல்முறையில் ஒரு நிலையான இடம் உள்ளது. எடிட் செய்யப்பட்ட இன்வாய்ஸுக்கு இல்லை.

மூன்றாவது உடைப்பு: பில்லுக்குப் பிறகு வரும் அனைத்தும்

ஒரு விற்பனை அரிதாகவே ஒரு எண் மட்டும். இது ஸ்டாக்கை நகர்த்தியது, வாடிக்கையாளரின் கிரெடிட் லெட்ஜரில் பதிவிடப்பட்டிருக்கலாம், அந்த காலகட்டத்தின் உங்கள் லாப எண்களுக்கு பங்களித்தது.

பில்லை நேரடியாக மாற்றினால் இந்த விளைவுகள் தானாக மாறும் என்று அவசியமில்லை. ஸ்டாக் ஒன்றைச் சொல்கிறது, இன்வாய்ஸ் வேறொன்றைச் சொல்கிறது, யாராவது எண்ணும் வரை இந்த முரண்பாடு கண்டுபிடிக்கப்படாது.

எப்போது உங்களுக்குத் தேவை

பொதுவான வழக்குகள் ரிட்டர்ன்கள், இன்வாய்ஸ் சென்ற பிறகு ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட குறைந்த விலை, ஒருபோதும் வழங்கப்படாத பில் செய்யப்பட்ட பொருட்கள், மற்றும் வழங்கிய பிறகு கண்டறியப்பட்ட தவறுகள். பொதுவாக: ஏற்கனவே ஆவணப்படுத்தப்பட்ட விற்பனையில் வாடிக்கையாளர் செலுத்த வேண்டியதைக் குறைக்கும் எதுவும்.

அதிகரிப்பு ஒரு தனி ஆவணம், இது சமச்சீரானது என்று கருதுவதற்குப் பதிலாக உங்கள் CA-விடம் கேட்பது மதிப்புக்குரியது.

மென்பொருள் ஏன் இதை எளிதான வழியாக ஆக்க வேண்டும்

மக்கள் பில்களை எடிட் செய்கிறார்கள் ஏனெனில் எடிட் செய்வது எளிது, கிரெடிட் நோட் வழங்குவது எங்காவது புதைந்துள்ளது. சரியான வழிக்கு தவறான வழியை விட அதிக தட்டல்கள் தேவைப்பட்டால், பரபரப்பான கவுன்டரில் தவறான வழி ஒவ்வொரு முறையும் வெல்கிறது.

எந்த பயனுள்ள பில்லிங் ஆப்பும் சேமிக்கப்பட்ட பில்லிலிருந்து கிரெடிட் நோட்டை வெளிப்படையான, எளிய நடவடிக்கையாக ஆக்க வேண்டும், ஸ்டாக் மற்றும் லெட்ஜர் விளைவுகளை தானே கையாள வேண்டும்.

கிரெடிட் நோட்டில் என்ன இருக்க வேண்டும்

கிரெடிட் நோட் தானே ஒரு ஆவணம், விளிம்பில் எழுதிய குறிப்பு அல்ல. இது தனது சொந்த தொடரில் ஒரு எண், தேதி, ஒரிஜினல் இன்வாய்ஸுக்கான தெளிவான குறிப்பு, என்ன குறைக்கப்படுகிறது, தொடர்புடைய வரி சரிசெய்தல் ஆகியவற்றைக் கொண்டுள்ளது.

ஒரிஜினலுக்கான குறிப்பு மக்கள் தவிர்க்கும் பகுதி, இதுவே மிக முக்கியமானது. எந்த இன்வாய்ஸை சரிசெய்கிறது என்று சொல்லாத ஒரு கிரெடிட் நோட், யாராலும் பொருத்த முடியாத ஒரு ஆவணம், உங்களால் கூட.

பெரும்பாலான கிரெடிட் நோட்களைத் தடுக்கும் பழக்கம்

பெரும்பாலான கிரெடிட் நோட்கள் ரிட்டர்ன்களால் ஏற்படுவதில்லை. அவை வழங்கப்படும்போதே தவறாக இருந்த இன்வாய்ஸ்களால் ஏற்படுகின்றன, அவற்றில் பெரும்பாலானவை ஆவணம் செல்வதற்கு இரண்டு நொடிகள் முன்பு பிடிக்கப்படலாம், யாராவது பார்த்தால்.

பகிர்வதற்கு முன் முடிக்கப்பட்ட ஆவணத்தை முன்னோட்டமிடுவது பில்லிங்கில் கிடைக்கும் மிகவும் மலிவான தவறு-தடுப்பு நடவடிக்கை. தவறான வாடிக்கையாளர், தவறான அளவு, GSTIN காணவில்லை, ஒரு வரி இரண்டு முறை சேர்க்கப்பட்டது: இவை அனைத்தும் முடிக்கப்பட்ட ஆவணத்தில் தெளிவாகத் தெரியும், நுழைவு திரையில் கண்ணுக்குத் தெரியாது.

ஊழியர்கள் பில் செய்யும்போது

உரிமையாளரைத் தவிர வேறு யாராவது ஆப்பைப் பயன்படுத்தினால், இதைப் பற்றி வேண்டுமென்றே சிந்திக்க வேண்டும்.

ஊழியர்கள் முடிக்கப்பட்ட பில்களை எடிட் செய்ய முடிந்தால், உங்கள் விற்பனை பதிவு அணுகல் உள்ள மிகவும் கவனக்குறைவான நபரைப் போலவே நம்பகமானது, ஒரு திருத்தம் நேர்மையானதா மறைக்கப்பட்ட தவறா என்று பின்னர் சொல்ல வழியில்லை. அவர்களால் முடியாவிட்டால், ஒவ்வொரு திருத்தமும் அதன் சொந்த தடயத்தை விடுகிறது, இது உங்களைப் போலவே அவர்களையும் பாதுகாக்கிறது.

இது அவநம்பிக்கை பற்றியது அல்ல. திருத்தங்கள் தெரியும் இடத்தில், கேள்வியே முடிவடைகிறது, ஒரு பில் அசலில் என்ன சொன்னது என்பதை யாரும் நம்ப வேண்டியதில்லை.

இதில் எதுவும் பில்லில் தவறு செய்வதை பயப்பட வேண்டிய காரணம் அல்ல. ஒவ்வொரு வாரமும் ஒவ்வொரு கவுன்டரிலும் தவறுகள் நடக்கும். ஒன்றை சரிசெய்ய ஒரு சரியான வழி உள்ளது, அது தவறான வழியைப் போலவே நேரம் எடுக்கும், அது ஒரு வருடம் கழித்தும் அர்த்தமுள்ள பதிவுகளை உங்களுக்கு விடுகிறது என்பதுதான் நிலை.

Vanij இதை எப்படி கையாளுகிறது

Vanij-இல் சேமிக்கப்பட்ட பில்கள் எடிட் செய்யப்படுவதில்லை. திருத்தங்கள் ஒரிஜினலுக்கு எதிராக வழங்கப்பட்ட கிரெடிட் நோட் மூலம் நடக்கும், reversal ஸ்டாக் மற்றும் வாடிக்கையாளரின் லெட்ஜர் வரை தானாகவே செல்கிறது, கையால் சரிசெய்ய விடாமல்.

உதார் காதாவின் ஐந்து தவறுகள் மற்றும் GST இன்வாய்ஸை எப்படி உருவாக்குவது ஆகியவற்றையும் பார்க்கவும்.