ఒక కస్టమర్ గత వారం మీరు చేసిన బిల్లు నుండి రెండు వస్తువులను తిరిగి ఇస్తారు. స్పష్టమైన చర్య ఆ బిల్లును తెరిచి పరిమాణాన్ని మార్చడం. పది సెకన్లు పడుతుంది, మొత్తం సరిగ్గా వస్తుంది.
ఇది తప్పు చర్య కూడా, ఒకేసారి మూడు విషయాలను విచ్ఛిన్నం చేస్తుంది.
క్రెడిట్ నోట్ నిజంగా ఏమిటి
క్రెడిట్ నోట్ అనేది ఇప్పటికే ఇన్‌వాయిస్ చేసిన అమ్మకం విలువను తగ్గించే ప్రత్యేక డాక్యుమెంట్. ఇది ఒరిజినల్ ఇన్‌వాయిస్‌ను సూచిస్తుంది, ఏమి తగ్గించబడుతుందో ఎందుకో చెబుతుంది, స్వయంగా ప్రత్యేక రికార్డుగా నిలుస్తుంది.
ముఖ్య ఆలోచన ఏమిటంటే ఏదీ చెరిపివేయబడదు. ఒరిజినల్ అమ్మకం జరిగింది, రికార్డులో ఉంటుంది; క్రెడిట్ నోట్ సరిదిద్దటాన్ని రెండవ, తర్వాతి సంఘటనగా నమోదు చేస్తుంది.
మొదటి విచ్ఛిన్నం: audit trail
ఎడిట్ చేసిన బిల్లు ఏదైనా మారిందని ఎలాంటి ఆధారాన్ని వదలదు. ఆరు నెలల తర్వాత, ఎవరూ, మీరు కూడా, ఆ ఇన్‌వాయిస్ ఎల్లప్పుడూ మూడు వస్తువులదా లేదా మొదట ఐదు వస్తువులదా అని చెప్పలేరు.
ఇది ఏదైనా వివాదంలో ముఖ్యం, ఎడిట్ చేసినది మీరు కాకపోతే మరింత ముఖ్యం. సిబ్బంది పూర్తయిన అమ్మకాలను నిశ్శబ్దంగా తిరిగి రాయగలిగే చోట, అమ్మకాల యొక్క నమ్మదగిన రికార్డు అస్సలు లేదు.
రెండవ విచ్ఛిన్నం: ఇప్పటికే నివేదించబడింది
ఒరిజినల్ ఇన్‌వాయిస్ ఇప్పటికే ఒక రిటర్న్‌లో నివేదించబడితే, దాన్ని ఎడిట్ చేయడం ఫైల్ చేసిన దానితో ఇప్పుడు సరిపోలని డాక్యుమెంట్‌ను సృష్టిస్తుంది. ఈ అసమతుల్యత reconciliation వద్ద బయటపడుతుంది, మీ వైపు లేదా మీ కొనుగోలుదారు వైపు, అప్పటికి context పోతుంది.
క్రెడిట్ నోట్‌కు ఈ ప్రక్రియలో నిర్దిష్ట స్థానం ఉంది. ఎడిట్ చేసిన ఇన్‌వాయిస్‌కు లేదు.
మూడవ విచ్ఛిన్నం: బిల్లు తర్వాత వచ్చే ప్రతిదీ
ఒక అమ్మకం అరుదుగా కేవలం ఒక సంఖ్య మాత్రమే. ఇది స్టాక్‌ను కదిలించింది, కస్టమర్ క్రెడిట్ లెడ్జర్‌కు పోస్ట్ అయి ఉండవచ్చు, ఆ కాలానికి మీ లాభ గణాంకాలకు దోహదపడింది.
బిల్లును నేరుగా మార్చడం వల్ల ఈ పరిణామాలు స్వయంచాలకంగా మారవలసిన అవసరం లేదు. స్టాక్ ఒకటి చెబుతుంది, ఇన్‌వాయిస్ మరొకటి చెబుతుంది, ఎవరైనా లెక్కించే వరకు ఈ వ్యత్యాసం కనుగొనబడదు.
ఎప్పుడు మీకు అవసరం
సాధారణ కేసులు రిటర్న్‌లు, ఇన్‌వాయిస్ వెళ్లిన తర్వాత అంగీకరించిన తక్కువ ధర, ఎప్పుడూ డెలివరీ కాని బిల్ చేసిన వస్తువులు, జారీ చేసిన తర్వాత కనుగొన్న తప్పులు. విస్తృతంగా: ఇప్పటికే డాక్యుమెంట్ చేసిన అమ్మకంపై కస్టమర్ చెల్లించవలసినదాన్ని తగ్గించే ఏదైనా.
పెరుగుదల ప్రత్యేక డాక్యుమెంట్, దీన్ని సమాన నిష్పత్తిలో అని భావించే బదులు మీ CA ని అడగడం విలువైనది.
సాఫ్ట్‌వేర్ దీన్ని ఎందుకు సులభమైన మార్గంగా చేయాలి
ప్రజలు బిల్లులను ఎడిట్ చేస్తారు ఎందుకంటే ఎడిట్ చేయడం సులభం, క్రెడిట్ నోట్ జారీ చేయడం ఎక్కడో దాచబడింది. సరైన మార్గంలో తప్పు మార్గం కంటే ఎక్కువ ట్యాప్‌లు అవసరమైతే, రద్దీగా ఉన్న కౌంటర్‌లో తప్పు మార్గం ప్రతిసారీ గెలుస్తుంది.
ఏదైనా ఉపయోగకరమైన బిల్లింగ్ యాప్ సేవ్ చేసిన బిల్లు నుండి క్రెడిట్ నోట్‌ను స్పష్టమైన, సులభమైన చర్యగా చేయాలి, స్టాక్ మరియు లెడ్జర్ పరిణామాలను స్వయంగా నిర్వహించాలి.
క్రెడిట్ నోట్‌లో ఏమి ఉండాలి
క్రెడిట్ నోట్ స్వయంగా ఒక డాక్యుమెంట్, అంచున వ్రాసిన గమనిక కాదు. దీనికి దాని స్వంత సిరీస్ నుండి దాని స్వంత సంఖ్య, తేదీ, ఒరిజినల్ ఇన్‌వాయిస్‌కు స్పష్టమైన సూచన, ఏమి తగ్గించబడుతుంది, తదనుగుణమైన పన్ను సర్దుబాటు ఉంటుంది.
ఒరిజినల్‌కు సూచన ప్రజలు దాటవేసే భాగం, ఇదే అత్యంత ముఖ్యమైనది. ఏ ఇన్‌వాయిస్‌ను సరిదిద్దుతుందో చెప్పని క్రెడిట్ నోట్, ఎవరూ సరిపోల్చలేని డాక్యుమెంట్, మీరు కూడా.
చాలా క్రెడిట్ నోట్‌లను నివారించే అలవాటు
చాలా క్రెడిట్ నోట్‌లు రిటర్న్‌ల వల్ల కావు. అవి జారీ చేసినప్పుడే తప్పుగా ఉన్న ఇన్‌వాయిస్‌ల వల్ల వస్తాయి, వాటిలో చాలా వరకు డాక్యుమెంట్ వెళ్లడానికి రెండు సెకన్ల ముందు పట్టుకోవచ్చు, ఎవరైనా చూస్తే.
పంచుకోవడానికి ముందు పూర్తయిన డాక్యుమెంట్‌ను ప్రివ్యూ చేయడం బిల్లింగ్‌లో అందుబాటులో ఉన్న అత్యంత చౌకైన తప్పు-నివారణ చర్య. తప్పు కస్టమర్, తప్పు పరిమాణం, GSTIN లేకపోవడం, ఒక లైన్ రెండుసార్లు జోడించడం: ఇవన్నీ పూర్తయిన డాక్యుమెంట్‌పై స్పష్టంగా కనిపిస్తాయి, ఎంట్రీ స్క్రీన్‌పై కనిపించవు.
సిబ్బంది బిల్లింగ్ చేస్తున్నప్పుడు
యజమాని కాకుండా ఎవరైనా యాప్‌ను ఉపయోగిస్తే, దీని గురించి ఉద్దేశపూర్వకంగా ఆలోచించడం విలువైనది.
సిబ్బంది పూర్తయిన బిల్లులను ఎడిట్ చేయగలిగితే, మీ అమ్మకాల రికార్డు యాక్సెస్ ఉన్న అత్యంత అజాగ్రత్త వ్యక్తి అంత నమ్మదగినది, తర్వాత ఒక సరిదిద్దటం నిజాయితీగా ఉందా లేదా దాచిన తప్పా అని చెప్పడానికి మార్గం లేదు. వారు చేయలేకపోతే, ప్రతి సరిదిద్దటం దాని స్వంత జాడను వదిలివేస్తుంది, ఇది మీ లాగా వారిని కూడా రక్షిస్తుంది.
ఇది అవిశ్వాసం గురించి కాదు. సరిదిద్దటాలు కనిపించే చోట, ప్రశ్నే ముగుస్తుంది, బిల్లు అసలు ఏమి చెప్పిందో ఎవరూ నమ్మవలసిన అవసరం లేదు.
ఇందులో ఏదీ బిల్లులో తప్పు చేయడానికి భయపడవలసిన కారణం కాదు. ప్రతి వారం ప్రతి కౌంటర్‌లో తప్పులు జరుగుతాయి. దాన్ని సరిచేయడానికి ఒక సరైన మార్గం ఉంది, ఇది తప్పు మార్గం అంత సమయం తీసుకుంటుంది, ఇది ఒక సంవత్సరం తర్వాత కూడా అర్థవంతమైన రికార్డులను మీకు వదిలివేస్తుంది అనేదే విషయం.
Vanij దీన్ని ఎలా నిర్వహిస్తుంది
Vanij లో సేవ్ చేసిన బిల్లులు ఎడిట్ చేయబడవు. సరిదిద్దటాలు ఒరిజినల్‌కు వ్యతిరేకంగా జారీ చేసిన క్రెడిట్ నోట్ ద్వారా జరుగుతాయి, reversal స్టాక్ మరియు కస్టమర్ లెడ్జర్ వరకు స్వయంచాలకంగా చేరుతుంది, చేతితో సర్దుబాటు చేయడానికి వదలకుండా.
ఉధార్ ఖాతా యొక్క ఐదు తప్పులు మరియు GST ఇన్‌వాయిస్‌ను ఎలా సృష్టించాలి కూడా చూడండి.
