एखाद्या CA ला विचारा त्यांना काय हवं आहे आणि उत्तर साधारणपणे असतं "तुमचा डेटा", जे बरोबर आहे आणि जर तुम्हाला आधीच याचा अर्थ माहीत नसेल तर पूर्णपणे निरुपयोगी आहे.
इथे व्यावहारिक आवृत्ती आहे, आणि जास्त उपयोगी, हे चुकतं तेव्हा काम काय मंद करतं.
सेल्स, संपूर्णपणे
त्या कालावधीची प्रत्येक सेल, इनव्हॉइस नंबर, तारीख, ग्राहक, taxable value आणि टॅक्ससह. इथे काम करणारा शब्द आहे प्रत्येक.
एक CA जवळपास कोणत्याही फॉरमॅटसोबत काम करू शकतो. ज्यासोबत ते काम करू शकत नाहीत ते आहे असा संच ज्यात काही सेल्स गहाळ आहेत, कारण आतून हे जाणण्याचा कोणताही मार्ग नाही की हे अपूर्ण आहे. हे तोपर्यंत ठीक वाटतं जोपर्यंत दुसऱ्या कशाशी reconcile होत नाही, आणि तोपर्यंत तो कालावधी बंद झालेला असतो.
खरेदी, जी लोक विसरतात
सेल्स पाठवल्या जातात; खरेदी शेवटच्या दिवशी आठवते. पण तुमचे खरेदी रेकॉर्ड्सच input credit ठरवतात, आणि एक गहाळ खरेदी इनव्हॉइस म्हणजे असा पैसा ज्यावर तुम्ही टॅक्स भरला आणि परत क्लेम केला नाही.
हा तो सर्वात सामान्य मार्ग आहे ज्याने लहान व्यवसाय फायलिंगच्या वेळी चुपचाप पैसे गमावतात, आणि खरेदी आल्यावरच रेकॉर्ड करून, महिन्याला शोधण्याऐवजी, हे पूर्णपणे टाळता येतं.
क्रेडिट नोट्स, स्वतःची वेगळी यादी म्हणून
रिटर्न्स आणि दुरुस्त्या वेगळे डॉक्युमेंट्स आहेत आणि त्यांना वेगळे डॉक्युमेंट्स म्हणून सोपवायला हवं, ते कोणतं इनव्हॉइस दुरुस्त करतात याचा संदर्भ देत.
जर त्याऐवजी ओरिजिनल बिल एडिट करून रिटर्न हाताळला गेला, तर सोपवण्यासाठी काहीच उरत नाही, आणि सेल्सचा आकडा चुपचाप त्याच्याशी असहमत होतो जे प्रत्यक्षात वसूल केलं गेलं. हा स्वतःचा वेगळा लेख आहे, आणि ही ती सवय आहे जिची CA सर्वात जास्त तक्रार करतात.
इनव्हॉइस सीरिज ही पहिली गोष्ट आहे जी ते तपासतात
नंबर्स काहीही न सोडता क्रमाने चालायला हवेत. एक अंतर लगेच प्रश्न उभा करतं: तिथे कोणतं इनव्हॉइस होतं का, आणि ते कुठे आहे?
साधारणपणे उत्तर निर्दोष असतं, एक रद्द केलेलं बिल किंवा सुरुवातीला एक टेस्ट एंट्री. पण प्रत्येक अंतर एक चर्चेची किंमत घेतं, आणि जर तुम्ही एकच नंबर सीरिज शेअर करणाऱ्या दोन काउंटरवरून बिल करत असाल, तर तुमच्याकडे अंतरांसोबत overlaps देखील असतील, जी बरीच लांब चर्चा आहे.
B2B इनव्हॉइसवर GSTIN
व्यावसायिक ग्राहकाचा GSTIN तो जारी होतो त्या वेळी इनव्हॉइसवर असायला हवा. नंतर जोडणं, जेव्हा त्यांचा अकाउंटंट विचारतो, म्हणजे आधीच रिपोर्ट झालेला डॉक्युमेंट amend करणं.
जी सवय लावायला हवी ती म्हणजे एकदाच विचारणं, जेव्हा तुम्ही पहिल्यांदा त्या ग्राहकाला रेकॉर्ड करता, प्रत्येक सेलवर किंवा कधीच नाही असं नाही.
प्रत्यक्षात त्यांचं काम काय मंद करतं
हे क्वचितच प्रमाण असतं. एक CA खूप सारे transactions पटकन प्रोसेस करू शकतो जर संच सुसंगत असेल.
ज्या गोष्टी मंद करतात: numbering मधील अंतर, जारी झाल्यानंतर एडिट केलेले invoices, गहाळ GSTINs, एका आठवड्यात तीन batches मध्ये येणारी खरेदी, आणि असे आकडे जे तुम्ही सांगितलेल्या विक्रीशी आणि डॉक्युमेंट्समध्ये दाखवलेल्याशी जुळत नाहीत. प्रत्येक एक प्रश्न आहे, आणि प्रत्येक प्रश्न एक message thread आहे.
एकाच वेळी पाठवा, शेवटच्या दिवशी नाही
Filing ला deadlines असतात आणि तुमच्या CA कडे त्याच deadlines असलेले इतर clients असतात. जो material तुकड्यांमध्ये, उशिरा येतो, तो प्रत्येकाच्या तुकड्यांमध्ये, उशिरा येणाऱ्या material शी स्पर्धा करतो.
जी deadline तुमच्या व्यवसायाला लागू आहे ती तुमच्या नोंदणी प्रकारावर आणि टर्नओव्हरवर अवलंबून आहे, आणि त्या revise होत राहतात, त्यामुळे या गोष्टी गृहीत धरण्याऐवजी तुमच्या CA कडून confirm करणं चांगलं. जे नेहमी खरं आहे ते म्हणजे लवकर करणं लक्षात घेण्यासाठी स्वस्त असतं, आणि कधीकधी फीसमध्येही.
त्यांना हवा असलेला फॉरमॅट विचारा
काही CA ना spreadsheet हवं, काहींना एक विशिष्ट export हवं, काही PDF ने खूश असतात. एकदा विचारून मग दर महिन्याला तीच गोष्ट पाठवणं एक वारंवार होणारी वाटाघाटी काढून टाकतं.
याचा अर्थ हेही आहे की मासिक सोपवणं एक निर्णय न राहता दोन मिनिटांचं काम बनतं, आणि जी कामं निर्णय असतात तीच टळतात.
तुम्ही जे पाठवलं त्याची स्वतःची प्रत ठेवा
तुमच्या CA ला जे काही जातं, तेच स्वतःही ठेवा. यासाठी नाही की तुम्हाला त्यांच्यावर विश्वास नाही, तर यासाठी की सहा महिन्यांनंतर "ऑगस्टमध्ये आपण काय file केलं होतं" या प्रश्नाचं उत्तर कोणाच्या तरी दुसऱ्याच्या इनबॉक्सवर अवलंबून नसावं.
हे सर्वात जास्त तेव्हा महत्त्वाचं आहे जेव्हा तुम्ही कधी अकाउंटंट बदलता, जे लोकांच्या योजनेपेक्षा जास्त वेळा होतं. जो व्यवसाय स्वतःचे रेकॉर्ड्स ठेवतो तो एका आठवड्यात CA बदलतो. जो ठेवत नाही तो दुसऱ्याच्या फाईल्समधून स्वतःचाच इतिहास पुन्हा बांधण्यात एक महिना घालवतो.
त्या सवयी ज्या सगळं काम करतात
वरील जवळपास सगळं चार लहान गोष्टींपर्यंत सिमीत होतं ज्या त्याच वेळी केल्या जातात, महिन्याच्या शेवटी नाही.
सेल जेव्हा होते तेव्हा रेकॉर्ड करा, नंतर आठवणीतून नाही. खरेदी जेव्हा सामान येतं तेव्हा रेकॉर्ड करा, जेव्हा तुम्ही ती शोधत असता तेव्हा नाही. व्यावसायिक ग्राहकाची सेवा पहिल्यांदा करताच त्याचा GST नंबर विचारा. आणि जेव्हा काही दुरुस्त करायचं असेल, तेव्हा ते क्रेडिट नोटने दुरुस्त करा, जुनं बिल उघडून नाही.
यापैकी कशासाठीही त्या क्षणी अतिरिक्त वेळ लागत नाही. हे चारही महिन्याच्या शेवटी काम काढून टाकतात, आणि एकत्रितपणे ते बहुतेक प्रश्न नष्ट करतात जे CA ला परत विचारावे लागतात.
Vanij इथे कसं बसतं
Vanij HSN-wise आणि tax-summary व्ह्यूजसह एक GSTR-1 style export तयार करतं, invoice numbering प्रत्येक काउंटरनुसार क्रमबद्ध ठेवतं जेणेकरून दोन billing points टक्कर देऊ शकत नाहीत, सप्लायर्सविरुद्ध खरेदी रेकॉर्ड करतं, आणि दुरुस्त्या एडिटऐवजी क्रेडिट नोट्सद्वारे हाताळतं.
GST इनव्हॉइस कसा बनवायचा आणि GST billing software हेही पहा.
